Boerderijkamp organiseren: checklist en planning

Een boerderijkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen tenten en activiteiten klaarzetten. Je regelt tegelijk slaapplaatsen, dieren, maaltijden, begeleiding en de veiligheid van de groep. Begin met de datum, de boerderij en het programma en werk daarna toe naar aanmeldingen, toestemmingsformulieren en boodschappen. Controleer in de laatste week het weer, de dieetwensen en de noodcontacten. Op de dag zelf helpen een afgedrukte deelnemerslijst en een duidelijke groepsindeling om de ontvangst en het programma rustig te laten verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Boerderij en slaapplaatsen reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten controleren
2 personen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Activiteiten en groepsindeling maken
3 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Eten gekoeld opslaan
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
EHBO- en veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Terrein en dierenverblijven controleren
2 personen
Tenten en slaapplaatsen opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Kook- en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Activiteitenmateriaal klaarzetten
3 personen
Dierenvoerporties voorbereiden
2 personen
Lunch voor begeleiders klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage naar slaapplaatsen brengen
4 personen
Welkomstuitleg geven
2 personen
Boerderijveiligheid uitleggen
2 personen
Dieren verzorgen
6 personen
Boerderijspel begeleiden
5 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Hapjes en dranken serveren
4 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Tafels dekken
4 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Kampvuurprogramma begeleiden
4 personen
Avondsnacks uitdelen
2 personen
Avondcontrole bij slaapplaatsen
4 personen
Terrein veilig afsluiten
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies en keukenspullen schoonmaken
4 personen
Tenten en slaapplaatsen afbreken
5 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Picknickbankenaantal 4
Partytentenaantal 2
Tafelkleedklemmenaantal 24

Slaapmateriaal

Kampeertentenaantal 10
Slaapmattenaantal 30
Slaapzakkenaantal 30
Kussensaantal 30

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksensetsaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Messenaantal 6
Gasbrandersaantal 2
Gasflessenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8
Hoofdlampenaantal 10

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Touwenaantal 6
Kegelsaantal 20
Frisbeesaantal 6

Dierenverzorging

Voerbakkenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Kinderkruiwagensaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Reflectiehesjesaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Naamstickersaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de boerderij en slaapplaatsen zodra de datum vaststaat. Controleer ook hoeveel kampeertenten, slaapmatten, slaapzakken en kussens beschikbaar zijn, zodat je tekorten niet pas bij aankomst ontdekt.
Verzamel dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren vóór je de boodschappen afrondt. Houd de deelnemerslijst uiterlijk op de laatste voorbereidingsdag bij en druk minstens 1 extra exemplaar af.
Plan het eten rond koelcapaciteit en kooktijd. Zet gekoelde producten in koelboxen en richt één duidelijk kook- en uitgiftepunt in met gasbranders, gasflessen, snijplanken en opscheplepels.
Maak de groepsindeling vóór het kamp en koppel activiteiten aan begeleiders. Leg sportmateriaal zoals voetballen en touwen, maar ook dierenvoerporties, per activiteit klaar zodat de start niet uitloopt.
Controleer het terrein en de dierenverblijven vóór de deelnemers arriveren. Zet zaklampen en hoofdlampen klaar voor de avond, test verlengsnoeren en stekkerdozen en controleer EHBO- en veiligheidsmateriaal nog dezelfde dag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boerderijkamp organiseren?: Leg de datum, boerderij en slaapplaatsen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna en verzamel aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en toestemmingsformulieren uiterlijk 2 weken voor vertrek.
Hoeveel tenten en slaapmateriaal heb ik nodig voor een boerderijkamp?: Reken per deelnemer op 1 slaapplaats met een slaapmat, slaapzak en kussen. Tel daarnaast minimaal 1 extra slaapplaats per 10 deelnemers mee voor reserve of een onverwachte wijziging in de groepsindeling.
Wanneer controleer ik het weer voor een boerderijkamp?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf en nogmaals 24 uur voor de start. Gebruik die laatste controle om partytenten, extra verlichting, kledingadvies en eventuele wijzigingen in buitenactiviteiten te bepalen.
Wat moet ik op de dag van een boerderijkamp als eerste doen?: Controleer vóór ontvangst het terrein, de dierenverblijven, slaapplaatsen, EHBO-materialen en het kookpunt. Leg daarna de deelnemerslijst klaar, registreer aanwezigheid en breng bagage direct naar de toegewezen slaapplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.