Een overheidscongres organiseren: zo pak je het aan

Begin met het programma en de doelgroep, niet met de catering of techniek. Leg eerst datum, inhoud, zalen en sprekers vast; daarna volgt de registratie met dieetwensen, hotelkamers en vervoer. Werk vervolgens toe naar definitieve aantallen en een gedetailleerd draaiboek. De meeste problemen ontstaan in de laatste week: presentaties ontbreken, naamkaartjes zijn niet gecontroleerd of kabels en microfoons blijken niet bij de zaalindeling te passen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekersgegevens verzamelen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Hotelkamers reserveren
11
Vervoer voor sprekers regelen
12
Catering definitief bestellen
2 personen
13
Techniek reserveren
14
Programma naar sprekers sturen
15
Presentaties verzamelen
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Deelnemerslijst controleren
2 personen
18
Definitieve aantallen doorgeven
19
Draaiboek afdrukken
20
Route- en zaalbordjes printen
21
Materialen naar locatie brengen
2 personen
22
Locatie openen
2 personen
23
Zalen en foyer controleren
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Registratiebalie inrichten
2 personen
26
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
27
Programmafolders klaarleggen
2 personen
28
Presentaties op laptop zetten
2 personen
29
Projector en scherm opstellen
2 personen
30
Microfoons en geluid testen
2 personen
31
Verlichting en stroom controleren
2 personen
32
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

35
Sprekers ontvangen
2 personen
36
Deelnemers registreren
4 personen
37
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
38
Koffie en thee serveren
3 personen
39
Opening begeleiden
2 personen
40
Sprekers aankondigen
41
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Pauzehapjes serveren
3 personen
44
Servies en glazen verzamelen
2 personen
45
Vragenronde begeleiden
2 personen
46
Paneldiscussie ondersteunen
3 personen
47
Zaal voor diner ombouwen
5 personen
48
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
49
Dinerbuffet openen
2 personen
50
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Dranken bijvullen tijdens diner
2 personen
53
Borden en bestek ophalen
3 personen
54
Avondprogramma aankondigen
55
Slotpresentatie ondersteunen
2 personen
56
Afsluiting verzorgen
2 personen
57
Afscheid van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

58
Overgebleven catering afdekken
3 personen
59
Servies en glazen verzamelen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Zalen terugzetten
5 personen
63
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
64
Registratiematerialen verzamelen
2 personen
65
Locatie opleveren
2 personen
66
Materialen terugbrengen
2 personen
67
Huurapparatuur retourneren
68
Facturen en bonnen verzamelen
69
Bedankbericht versturen
70
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Congrestafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Sprekersstoelenaantal 6
Garderoberekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixers
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 140
Dinerbordenaantal 150
Dessertbordenaantal 150
Besteksetsaantal 160
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffieapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Buffetopscheplepelsaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 150
Lanyardsaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Pennenaantal 150
Notitieblokkenaantal 150
Tafelnaambordjesaantal 12
Routebordjesaantal 20
Bordhoudersaantal 20
Tafelrokkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de basis minimaal 12 weken vooraf: leg datum, programma en zalen vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Benader sprekers direct daarna en verzamel hun functie, organisatie, bio en technische wensen op één plek.
Open de aanmelding uiterlijk 8 weken voor het congres. Vraag meteen naar dieetwensen, eventuele hotelnachten en vervoersbehoefte; controleer de deelnemerslijst wekelijks en stuur geregistreerden een bevestiging.
Maak 10 werkdagen vooraf een technische controle per zaal. Test projectoren, schermen, laptops, HDMI-kabels, microfoons, audiomixers en presentatieklikkers met de indeling die je op de congresdag gebruikt.
Vraag presentaties uiterlijk 5 werkdagen vooraf op en stuur het definitieve programma naar alle sprekers. Zet bestanden op minimaal twee laptops of andere afgesproken opslaglocaties en neem oplaadkabels, stekkerdozen en een verlenghaspel mee.
Geef catering en locatie uiterlijk 3 werkdagen vooraf de definitieve aantallen door. Plan op de congresdag minstens 90 minuten voor opening voor het opstellen van tafels en stoelen, het inrichten van de registratiebalie, bordjes, naamkaartjes en de controle van zalen en foyer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een overheidscongres organiseren?: Reken op minimaal 12 weken voor een congres met meerdere sprekers en zalen. Begin in week 1 met datum, programma, locatie en sprekers; reserveer de laatste 3 werkdagen voor definitieve aantallen en locatiecontrole.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een overheidscongres?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 8 weken voor de congresdatum, zodra programma, locatie en aanmeldformulier klaar zijn. Sluit de inschrijving bij voorkeur 10 werkdagen vooraf, zodat dieetwensen en zaalindeling nog kunnen worden verwerkt.
Wanneer moet de techniek voor een congres getest worden?: Controleer de techniek 10 werkdagen vooraf en herhaal de controle op de congresdag zelf. Test per zaal de projector, het scherm, de laptop, microfoons, luidsprekers, audiomixer, HDMI-kabels en presentatieklikker.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een overheidscongres?: Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd vóór de ontvangst van deelnemers. Bij meerdere zalen, registratiebalies en technische sets is 2 uur veiliger; gebruik die tijd ook voor bordjes, naamkaartjes, catering en een korte doorloop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.