Organiser un congrès gouvernemental, étape par étape

Un congrès gouvernemental se prépare d’abord autour d’une date, d’un programme réaliste et de salles adaptées aux différents formats de séance. Ensuite, il faut coordonner les intervenants, les inscriptions, l’hébergement, le transport et les besoins alimentaires. La technique et le catering doivent être confirmés à partir des chiffres définitifs, pas d’une estimation ancienne. Les dernières heures servent surtout à contrôler les salles, les badges, les supports de présentation et l’orientation des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Rassembler les informations des intervenants
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver des chambres d’hôtel
11
Organiser le transport des intervenants
12
Commander définitivement le catering
2 personnes
13
Réserver la technique
14
Envoyer le programme aux intervenants
15
Rassembler les présentations
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Vérifier la liste des participants
2 personnes
18
Communiquer les chiffres définitifs
19
Imprimer le déroulé
20
Imprimer les panneaux d’itinéraire et de salle
21
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Vérifier les salles et le foyer
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
26
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
27
Préparer les brochures du programme
2 personnes
28
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
29
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
30
Tester les micros et le son
2 personnes
31
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
3 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

35
Accueillir les intervenants
2 personnes
36
Enregistrer les participants
4 personnes
37
Accompagner les participants jusqu’à la salle
2 personnes
38
Servir le café et le thé
3 personnes
39
Accompagner l'ouverture
2 personnes
40
Annoncer les intervenants
41
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Servir les en-cas de pause
3 personnes
44
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
45
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
46
Soutenir la table ronde
3 personnes
47
Transformer la salle pour le dîner
5 personnes
48
Installer le buffet du dîner
4 personnes
49
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
51
Servir les repas diététiques
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons pendant le dîner
2 personnes
53
Récupérer les assiettes et les couverts
3 personnes
54
Annoncer le programme du soir
55
Soutenir la présentation finale
2 personnes
56
Assurer la clôture
2 personnes
57
Accompagner le départ des participants
2 personnes

Suivi

58
Couvrir le reste du service traiteur
3 personnes
59
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Remettre les salles en place
5 personnes
63
Nettoyer la cuisine et le buffet
3 personnes
64
Rassembler le matériel d’inscription
2 personnes
65
Remettre le lieu en état
2 personnes
66
Rapporter le matériel
2 personnes
67
Retourner le matériel loué
68
Rassembler les factures et les reçus
69
Envoyer un message de remerciement
70
Partager les présentations avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables de congrèsqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Chaises des intervenantsqté 6
Portantsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Mixeurs audio
Haut-parleursqté 2
Cliques de présentationqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 140
Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 160
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louches de service pour buffetqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 150
Lanyardsqté 150
Brochures du programmeqté 150
Stylosqté 150
Blocs-notesqté 150
Panneaux de nom de tableqté 12
Panneaux d’orientationqté 20
Porte-affichesqté 20
Jupes de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par verrouiller la date, le programme et les salles avant d’envoyer la moindre invitation. Prévois une salle principale, des espaces pour les sessions parallèles et un foyer ou espace d’accueil clairement identifié.
Demande les informations des intervenants dès leur confirmation : fonction, intitulé exact, besoins techniques, présentation et éventuels besoins de transport ou d’hôtel. Fixe une date limite pour recevoir les supports afin d’éviter les fichiers manquants le jour J.
Traite les inscriptions par étapes et distingue rapidement les participants, les intervenants et l’équipe d’organisation. Arrête une date de clôture pour les besoins alimentaires, puis transmets le nombre définitif au catering après vérification de la liste.
Teste la chaîne technique complète avant l’ouverture : ordinateurs, projecteurs, écrans, microphones, mixeurs audio, haut-parleurs, câbles HDMI et rallonges. Prévois aussi les câbles de recharge et un ordinateur de secours pour les présentations.
La veille ou le matin même, installe séparément l’accueil, les tables, les chaises et la signalétique. Vérifie les badges avec la liste des participants, imprime le déroulé et les panneaux d’orientation, puis ouvre les salles assez tôt pour corriger un problème avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès gouvernemental ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour coordonner le lieu, le programme, les intervenants et les inscriptions. Ajoutez davantage de marge si plusieurs administrations, sessions parallèles ou nuitées d’hôtel sont concernées.
Quand faut-il envoyer les invitations à un congrès ?: Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date du congrès, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Fixez la clôture des inscriptions environ 10 à 14 jours avant l’événement pour pouvoir confirmer le catering et les badges.
Quand confirmer définitivement le nombre de repas ?: Communiquez le chiffre définitif au catering après la clôture des inscriptions et la vérification de la liste des participants, généralement 7 à 10 jours avant le congrès. Contrôlez séparément les régimes alimentaires et les repas des intervenants.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demandez les présentations au plus tard 3 à 5 jours avant le congrès et vérifiez leur ouverture sur l’ordinateur prévu. Cette marge permet de remplacer un fichier incompatible ou de résoudre un problème de vidéo et de son avant l’accueil des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.