Regierungskongress organisieren: der richtige Ablauf
Bei einem Regierungskongress entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum, Programm und Räume fest, bevor du Referenten, Einladungen und Technik koordinierst. Danach folgen Anmeldung, Hotelzimmer, Transport, Catering und die Sammlung der Präsentationen. Plane die letzten 48 Stunden für Teilnehmerzahlen, Namensschilder, Saalschilder und den Technikcheck ein – diese Details werden häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Räume reservieren
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Sprecherdaten sammeln
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldeformular veröffentlichen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Hotelzimmer reservieren
- 11
Transport für Redner organisieren
- 12
Catering verbindlich bestellen
2 Personen
- 13
Technik reservieren
- 14
Programm an die Referenten senden
- 15
Präsentationen sammeln
- 16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
- 18
Endgültige Teilnehmerzahlen durchgeben
- 19
Drehbuch ausdrucken
- 20
Routen- und Saalschilder drucken
- 21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
- 22
Location öffnen
2 Personen
- 23
Säle und Foyer kontrollieren
2 Personen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 26
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 27
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 28
Präsentationen auf den Laptop laden
2 Personen
- 29
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
- 30
Mikrofone und Ton testen
2 Personen
- 31
Beleuchtung und Strom prüfen
2 Personen
- 32
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
- 33
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 34
Snacks bereitstellen
3 Personen
Event
- 35
Referenten empfangen
2 Personen
- 36
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 37
Teilnehmende zum Saal begleiten
2 Personen
- 38
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 39
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 40
Redner ankündigen
- 41
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 44
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
- 45
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 46
Podiumsdiskussion unterstützen
3 Personen
- 47
Saal für das Abendessen umbauen
5 Personen
- 48
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
- 49
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
- 50
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
- 51
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 52
Getränke während des Abendessens nachfüllen
2 Personen
- 53
Teller und Besteck abholen
3 Personen
- 54
Abendprogramm ankündigen
- 55
Abschlusspräsentation unterstützen
2 Personen
- 56
Abschluss organisieren
2 Personen
- 57
Verabschiedung der Teilnehmer begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Übrig gebliebenes Catering abdecken
3 Personen
- 59
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Geräte ausschalten
2 Personen
- 62
Säle zurückstellen
5 Personen
- 63
Küche und Buffet reinigen
3 Personen
- 64
Registrierungsmaterialien sammeln
2 Personen
- 65
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 66
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 67
Leihgeräte zurückgeben
- 68
Rechnungen und Belege sammeln
- 69
Dankesnachricht versenden
- 70
Präsentationen mit Teilnehmern teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 140
- KongresstischeAnz. 18
- RegistrierungstischeAnz. 2
- BuffetischeAnz. 6
- RednerstühleAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- Audiomixer
- LautsprecherAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadekabelAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 140
- WassergläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 140
- Dinner-TellerAnz. 150
- DesserttellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 160
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- BuffetservierlöffelAnz. 12
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
Dekoration
- NamensschilderAnz. 150
- LanyardsAnz. 150
- ProgrammhefteAnz. 150
- StifteAnz. 150
- NotizblöckeAnz. 150
- TischnamensschilderAnz. 12
- WegweiserAnz. 20
- SchildhalterAnz. 20
- TischröckeAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Datum, Programm und Raumplanung mindestens 12 Wochen vorher. Prüfe dabei, ob Plenum, kleinere Sitzungen, Registrierung, Catering und Garderobe gleichzeitig Platz haben.
- Hole Referentendaten und Präsentationen spätestens 10 Tage vor dem Kongress ein. So bleiben noch mehrere Werktage, um fehlende Dateien, Sonderzeichen oder inkompatible Formate zu klären.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab: Ernährungswünsche, Hotelzimmer und der Transport für Redner sollten 7 bis 10 Tage vorher feststehen. Gib die endgültige Teilnehmerzahl anschließend verbindlich an das Catering weiter.
- Plane für die Technik einen vollständigen Test am Vortag ein. Prüfe jeden Projektor, jede Leinwand, jedes Funkmikrofon, den Audiomixer, die Lautsprecher, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel mit den tatsächlich verwendeten Laptops.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Kontrolliere zuerst Säle und Foyer, stelle Registrierungstheke sowie Tische und Stühle auf und lege Namensschilder, Routen- und Saalschilder sowie das ausgedruckte Drehbuch bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Regierungskongress planen?
- Starte idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Räume, Referenten und Hotelzimmer sind oft die ersten Engpässe; Catering, Technik und Einladungen sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin angestoßen werden.
- Wann müssen die Einladungen für einen Regierungskongress verschickt werden?
- Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Lass das Anmeldeformular mindestens 3 Wochen geöffnet und setze einen klaren Anmeldeschluss, damit Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche noch rechtzeitig vorliegen.
- Wann sollte die Technik für den Kongress geprüft werden?
- Reserviere die Technik mindestens 4 Wochen vorher und führe den vollständigen Funktionstest am Vortag durch. Prüfe dabei auch Ersatzkabel, Präsentationsklicker, Ladekabel und die Mikrofonpositionen im Saal.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
- Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau und weitere 30 Minuten als Puffer ein. Registrierungstheke, Bestuhlung, Beschilderung, Cateringbereich und Technik sollten vor dem Einlass vollständig kontrolliert sein.
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