Zo organiseer je een orkestconcert zonder last-minute gedoe

Een orkestconcert organiseren begint niet met de uitnodiging, maar met de combinatie van datum, zaal, orkest en piano. Leg daarna het programma en repetitieschema vast, zodat je weet hoeveel ruimte, stoelen, lessenaars en techniek nodig zijn. Werk vervolgens de publieksontvangst uit: aanmeldingen, vrijwilligers, catering en programmaboekjes. In de laatste week controleer je vooral de punten die vaak te laat worden geregeld: muziekpartijen, nooduitgangen, kabels, verlichting en de definitieve podiumindeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal vastleggen
2 personen
2
Orkest en dirigent bevestigen
2 personen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Repetitieschema opstellen
2 personen
5
Reservering zaal bevestigen
6
Reservering piano bevestigen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Catering bestellen
12
Programma's laten drukken
13
Bewegwijzering maken
2 personen
14
Techniek en licht testen
2 personen
15
Stoelenplan uitwerken
2 personen
16
Podiumindeling uitwerken
2 personen
17
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
18
Nooduitgangen controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Catering voorbereiden
3 personen
22
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
23
Zaal openen
2 personen
24
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
25
Podiumdelen plaatsen
4 personen
26
Orkeststoelen opstellen
3 personen
27
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
28
Dirigentenlessenaar plaatsen
2 personen
29
Piano plaatsen
3 personen
30
Podiumverlichting instellen
2 personen
31
Microfoons voor aankondiging testen
2 personen
32
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
33
Publieksstoelen opstellen
4 personen
34
Foyer inrichten
3 personen
35
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
36
Hapjes uitstallen
2 personen
37
Bewegwijzering ophangen
2 personen
38
Programma's bij ingang leggen
2 personen

Event

39
Orkest ontvangen
2 personen
40
Instrumenten laten plaatsen
3 personen
41
Muziekpartijen klaarleggen
3 personen
42
Laatste soundcheck uitvoeren
3 personen
43
Publiek ontvangen
4 personen
44
Programma's uitdelen
2 personen
45
Kaarten controleren
2 personen
46
Deuren sluiten voor concert
2 personen
47
Concert begeleiden
3 personen
48
Aankondigingen verzorgen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Pauzehapjes serveren
3 personen
51
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
52
Concert afronden
3 personen
53
Publiek uitgeleiden
3 personen
54
Orkest bedanken
2 personen
55
Catering afronden
2 personen

Nazorg

56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Muziekpartijen verzamelen
3 personen
58
Instrumenten uitladen
3 personen
59
Podium afbreken
4 personen
60
Stoelen en lessenaars opruimen
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven catering opruimen
2 personen
67
Zaal afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 120
Orkeststoelenaantal 35
Bistrotafelsaantal 8
Registratietafel
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 40
Podiumdelenaantal 12
Dirigentenpodium

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 35
Dirigentenlessenaar
Piano
Pianokruk
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

Podiumlampenaantal 6
Statiefverlichtingaantal 4
Reserveledlampenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 45
Koffiekopjesaantal 120
Schoteltjesaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 10
Scharenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukentangenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Krijtbordenaantal 3
Pianodoek

Catering

Programmaboekjesaantal 130
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 130
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalbakken voor statiegeldaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Overig

EHBO-dozenaantal 2
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 6
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 6
Gaffer tapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Schrijfblokkenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24
Kaartjesdoos
Garderobekaartjesaantal 150
Garderoberekkenaantal 4
Verkeerskegelsaantal 6

Tips

Leg de zaal, het orkest, de dirigent en de piano eerst definitief vast. Reserveer de piano niet pas bij de technische voorbereiding; transport, plaatsing en stemmen kunnen extra afstemming vragen.
Maak het repetitieschema zodra het programma klaar is. Plan per repetitie de benodigde podiumdelen, orkeststoelen, muzieklessenaars en het dirigentenpodium, zodat de zaalindeling uitvoerbaar blijft.
Verzamel muziekpartijen ruim vóór de eerste repetitie en controleer of elke sectie dezelfde versie gebruikt. Een ontbrekende partij op de concertdag levert meer vertraging op dan een ontbrekende stoel.
Test techniek en licht in de echte podiumopstelling. Controleer microfoons, mengpaneel, luidsprekers, audiokabels, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten voordat het publiek binnenkomt.
Maak de publieksroute concreet: zet de registratietafel klaar, wijs vrijwilligers toe en plaats bewegwijzering naar zaal, foyer en nooduitgangen. Koel dranken en leg programmaboekjes pas klaar nadat de zaal en foyer zijn schoongemaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een orkestconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, zaal, orkest en dirigent. Leg het programma en repetitieschema daarna zo snel mogelijk vast, omdat die keuzes de podiumindeling, piano en techniek bepalen.
Wanneer moet je de zaal en piano reserveren voor een orkestconcert?: Reserveer de zaal en piano direct nadat de gewenste datum beschikbaar is, idealiter minimaal 3 maanden voor het concert. Bevestig beide reserveringen opnieuw zodra programma en podiumopstelling zijn uitgewerkt.
Hoeveel tijd heb je nodig om de concertzaal op te bouwen?: Reken op minimaal 3 uur voor podiumdelen, stoelen, lessenaars, piano, verlichting en techniek, plus extra tijd voor testen. Plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor de laatste controle van kabels, nooduitgangen en publieksroute.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een orkestconcert?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen uiterlijk 1 week voor het concert op, zodat de catering niet op de dag zelf hoeft te worden aangepast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.