Organiser un concert d’orchestre, étape par étape

Un concert d’orchestre se prépare dans un ordre précis : validez d’abord la date et la salle, puis confirmez l’orchestre, le chef et le programme. Le planning des répétitions détermine ensuite les besoins techniques, la scène et le piano. Les dernières semaines servent surtout à gérer les inscriptions, les bénévoles, les programmes imprimés et le catering. Le jour du concert, prévoyez assez de temps pour installer la scène, tester le son et l’éclairage, puis contrôler les accès et les sorties de secours avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Valider la date et la salle
2 personnes
2
Confirmer l’orchestre et le chef d’orchestre
2 personnes
3
Établir le programme
2 personnes
4
Établir le planning des répétitions
2 personnes
5
Confirmer la réservation de la salle
6
Confirmer la réservation du piano
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Commander le catering
12
Faire imprimer les programmes
13
Créer la signalisation
2 personnes
14
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
15
Élaborer le plan de salle
2 personnes
16
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
17
Rassembler les partitions
2 personnes
18
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer le service traiteur
3 personnes
22
Préparer les livrets de programme
2 personnes
23
Ouvrir la salle
2 personnes
24
Nettoyer la salle et le foyer
3 personnes
25
Installer les éléments de scène
4 personnes
26
Installer les sièges de l'orchestre
3 personnes
27
Installer les pupitres
3 personnes
28
Installer le pupitre du chef d’orchestre
2 personnes
29
Installer le piano
3 personnes
30
Régler l’éclairage de scène
2 personnes
31
Tester les micros pour les annonces
2 personnes
32
Raccorder la sonorisation
2 personnes
33
Installer les sièges du public
4 personnes
34
Aménager le foyer
3 personnes
35
Installer le point café et thé
2 personnes
36
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
37
Installer la signalétique
2 personnes
38
Déposer les programmes à l’entrée
2 personnes

Événement

39
Accueillir l’orchestre
2 personnes
40
Faire installer les instruments
3 personnes
41
Préparer les partitions musicales
3 personnes
42
Effectuer la dernière balance
3 personnes
43
Accueillir le public
4 personnes
44
Distribuer les programmes
2 personnes
45
Contrôler les billets
2 personnes
46
Fermer les portes avant le concert
2 personnes
47
Encadrer le concert
3 personnes
48
Assurer les annonces
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir les en-cas de pause
3 personnes
51
Accompagner le public à la salle
2 personnes
52
Clôturer le concert
3 personnes
53
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
54
Remercier l’orchestre
2 personnes
55
Finaliser le catering
2 personnes

Suivi

56
Éteindre l’équipement
2 personnes
57
Rassembler les partitions
3 personnes
58
Décharger les instruments
3 personnes
59
Démonter la scène
4 personnes
60
Ranger les chaises et les pupitres
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer la salle et le foyer
3 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
67
Fermer la salle

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 120
Chaises d’orchestreqté 35
Tables bistrotqté 8
Table d'inscription
Portants de logeqté 4
Cintresqté 40
Éléments de podiumqté 12
Podium de chef d’orchestre

Équipement

Pupitres de musiqueqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Piano
Tabouret de piano
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Éclairage sur trépiedqté 4
Lampes LED de rechangeqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 45
Tasses à caféqté 120
Sous-tassesqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Cuillères de serviceqté 10
Ciseauxqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de cuisineqté 4
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 3
Housse de piano

Catering

Brochures du programmeqté 130
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 130
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Poubelles pour les consignesqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Autre

Trousse de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 6
Ruban gafferqté 6
Attaches-câblesqté 100
Bloc-notesqté 6
Piles de rechangeqté 24
Boîte à tickets
Jetons de vestiaireqté 150
Portantsqté 4
Cônes de signalisationqté 6

Conseils

Commencez par bloquer la salle, l’orchestre et le chef d’orchestre avant d’annoncer le concert. Gardez au moins 2 à 3 créneaux de répétition confirmés pour absorber les retards ou les ajustements du programme.
Fixez la configuration de la scène à partir de l’effectif réel : chaises d’orchestre, pupitres, podium du chef et piano doivent être placés avant l’arrivée des musiciens. Photographiez la scène une fois installée pour faciliter un remontage identique.
Planifiez le test technique avant l’ouverture des portes, pas pendant l’accueil du public. Vérifiez séparément les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les câbles, les rallonges et l’éclairage de scène.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires plusieurs jours avant de commander le catering. Prévoyez un responsable pour l’accueil et un autre pour le service afin que la table d’inscription ne reste pas sans surveillance.
Faites imprimer les programmes et préparez la signalisation avant le jour J. Gardez une petite réserve de livrets et de lampes LED de rechange : ces détails sont souvent oubliés jusqu’au moment où la salle ouvre.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’orchestre ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer la salle, l’orchestre et le programme, puis de planifier les répétitions, les inscriptions, l’impression des programmes et le catering.
Quand faut-il réserver le piano pour un concert d’orchestre ?: Réservez le piano dès que la salle et le programme sont confirmés, de préférence au moins 6 semaines avant le concert. Vérifiez aussi la présence du tabouret et l’accès nécessaire pour son installation.
Quand tester le son et l’éclairage avant un concert ?: Effectuez un test complet le jour du concert, au moins 2 heures avant l’ouverture au public. Prévoyez ensuite 30 minutes de marge pour déplacer un microphone, sécuriser les câbles ou corriger l’éclairage.
Combien de programmes imprimer pour un concert ?: Imprimez un programme par personne inscrite, puis ajoutez une réserve de 5 à 10 %. Cette marge couvre les visiteurs non prévus et les exemplaires abîmés pendant la distribution.

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