Cómo organizar un concierto de orquesta paso a paso
Organizar un concierto de orquesta empieza mucho antes de abrir las puertas de la sala. Primero debes cerrar la fecha, el espacio, la orquesta y el director; después encajar ensayos, repertorio, escenario y necesidades técnicas. La parte que más se retrasa suele ser la coordinación entre músicos, sala y proveedores. Trabaja hacia atrás desde la hora de inicio y deja por escrito quién se encarga de cada detalle, desde las partituras hasta las bebidas del foyer.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el salón
2 personas
- 2
Confirmar la orquesta y el director
2 personas
- 3
Elaborar el programa
2 personas
- 4
Elaborar el horario de ensayos
2 personas
- 5
Confirmar la reserva de la sala
- 6
Confirmar la reserva del piano
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Asignar voluntarios
2 personas
- 11
Pedir el catering
- 12
Mandar imprimir los programas
- 13
Crear la señalización
2 personas
- 14
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
- 15
Diseñar el plan de asientos
2 personas
- 16
Definir la distribución del escenario
2 personas
- 17
Recopilar las partituras
2 personas
- 18
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Preparar el catering
3 personas
- 22
Dejar listos los programas
2 personas
- 23
Abrir la sala
2 personas
- 24
Limpiar la sala y el foyer
3 personas
- 25
Colocar las piezas del escenario
4 personas
- 26
Colocar las sillas de la orquesta
3 personas
- 27
Colocar los atriles
3 personas
- 28
Colocar el atril del director
2 personas
- 29
Colocar el piano
3 personas
- 30
Ajustar la iluminación del escenario
2 personas
- 31
Probar los micrófonos para anuncios
2 personas
- 32
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 33
Colocar las sillas para el público
4 personas
- 34
Montar el foyer
3 personas
- 35
Montar el punto de café y té
2 personas
- 36
Montar aperitivos
2 personas
- 37
Colgar señalización
2 personas
- 38
Colocar los programas en la entrada
2 personas
Evento
- 39
Recibir a la orquesta
2 personas
- 40
Hacer instalar los instrumentos
3 personas
- 41
Preparar las partituras
3 personas
- 42
Realizar la prueba de sonido final
3 personas
- 43
Recibir al público
4 personas
- 44
Repartir programas
2 personas
- 45
Comprobar los mapas
2 personas
- 46
Cerrar las puertas antes del concierto
2 personas
- 47
Acompañar el concierto
3 personas
- 48
Realizar los anuncios
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 51
Guiar al público al recinto
2 personas
- 52
Cerrar el concierto
3 personas
- 53
Despedir al público
3 personas
- 54
Agradecer a la orquesta
2 personas
- 55
Cerrar el catering
2 personas
Seguimiento
- 56
Apagar el equipo
2 personas
- 57
Recopilar las partituras
3 personas
- 58
Descargar instrumentos
3 personas
- 59
Desmontar el escenario
4 personas
- 60
Recoger sillas y atriles
4 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Recoger la basura
3 personas
- 63
Limpiar la sala y el foyer
3 personas
- 64
Retirar la decoración
2 personas
- 65
Devolver el material prestado
2 personas
- 66
Recoger el catering sobrante
2 personas
- 67
Cerrar el salón
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Asientos para el públicocant. 120
- Sillas de orquestacant. 35
- Mesas bistrocant. 8
- Mesa de registro
- Percheros para camerinoscant. 4
- Perchascant. 40
- Piezas de escenariocant. 12
- Tarima del director
Equipo
- Atriles de músicacant. 35
- Atril del director
- Piano
- Taburete de piano
- Micrófonoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 12
Iluminación
- Luces del escenariocant. 6
- Iluminación de trípodecant. 4
- Lámparas LED de repuestocant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 45
- Tazas de cafécant. 120
- Platilloscant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Cucharillas de cafécant. 120
- Cucharones de servircant. 10
- Tijerascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de cocinacant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Atriles para programascant. 4
- Pizarrascant. 3
- Lona para piano
Catering
- Programascant. 130
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Pulserascant. 130
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores para el sistema de depósitocant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Escobillas de bañocant. 4
Otros
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Walkie-talkiescant. 6
- Bolígrafoscant. 20
- Cinta adhesivacant. 6
- Cinta gaffercant. 6
- Bridascant. 100
- Bloc de notascant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
- Caja para tarjetas
- Etiquetas de guardarropacant. 150
- Percheroscant. 4
- Conos de tráficocant. 6
Consejos
- Cierra la sala, la orquesta y el piano antes de publicar la fecha. Pide confirmación por escrito y comprueba qué incluye realmente la reserva: montaje, camerinos, limpieza, iluminación y tiempo de acceso.
- Elabora el programa y el horario de ensayos con varias semanas de margen. Recopila las partituras en una única versión y entrega al director y a los músicos cualquier cambio antes del primer ensayo.
- Diseña el escenario con las medidas reales de la sala. Cuenta las sillas de orquesta, atriles, tarima del director, piano y cableado; una prueba de técnica e iluminación debe hacerse antes de que llegue el público.
- Asigna responsables para registro, camerinos, catering y sala. Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y pide el catering con tiempo suficiente para ajustar cantidades y opciones.
- Reserva la última franja del día para preparar el espacio: coloca señalización, programas, asientos y piezas del escenario, enfría las bebidas y deja lista la mesa de registro. Comprueba también las salidas de emergencia antes de abrir la sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de orquesta?
- Empieza al menos 8 semanas antes para cerrar sala, orquesta, director y programa. Deja las últimas 2 semanas para ensayos, inscripciones, impresión de programas y confirmaciones técnicas.
- ¿Cuándo hay que preparar el escenario para un concierto?
- Haz la distribución definitiva entre 2 y 4 horas antes de la apertura, según el tamaño de la orquesta. La prueba de sonido, micrófonos, luces y piano debe terminar antes de que entren los músicos para el último ensayo.
- ¿Cuántos ensayos hacen falta para un concierto de orquesta?
- Programa como mínimo 2 ensayos completos y una prueba final en la sala del concierto. Reserva entre 2 y 3 horas por ensayo, además del tiempo necesario para colocar sillas, atriles y partituras.
- ¿Cuándo se imprimen los programas del concierto?
- Manda imprimir los programas cuando el repertorio, los nombres y el orden de las piezas estén confirmados, normalmente 7-10 días antes. Prepara algunos ejemplares adicionales, alrededor de un 10 %, para cubrir pérdidas o cambios de aforo.
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