Een opleidingenbeurs organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum en locatie en werk daarna eerst de exposantenkant uit. Pas als je weet welke opleidingen aanwezig zijn, kun je uitnodigingen, het programma en de standindeling goed maken. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen centraal, zodat registratie en catering op elkaar aansluiten. In de laatste week draait alles om controleren: presentaties, techniek, badges, bewegwijzering en informatie voor exposanten. Zo voorkom je dat bezoekers bij binnenkomst moeten zoeken of dat een standhouder zonder juiste aansluiting staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Exposanten benaderen
2 personen
3
Exposanten inschrijven
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Exposantenlijst controleren
2 personen
11
Standindeling maken
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Programma samenstellen
2 personen
14
Exposanteninformatie versturen
15
Routebeschrijving versturen
16
Badges voorbereiden
2 personen
17
Bewegwijzering printen
18
Presentaties verzamelen
19
Techniek testen
2 personen
20
Catering bestellen
21
Boodschappenlijst controleren
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Materialen verzamelen
2 personen
24
Exposanten herinneren

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Leveringen ontvangen
2 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
28
Exposantenstands opbouwen
6 personen
29
Registratiebalie opbouwen
2 personen
30
Presentatieruimte inrichten
3 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Decoratie ophangen
2 personen
33
Verlichting controleren
2 personen
34
Techniek aansluiten
2 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes klaarzetten
2 personen
38
Registratietafel vullen
2 personen
39
Exposanten ontvangen
3 personen
40
Laatste veiligheidscontrole doen
2 personen
41
Bezoekers registreren
3 personen
42
Bezoekers informeren
3 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Presentaties begeleiden
2 personen
48
Techniek ondersteunen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Exposanten afronden informeren
2 personen
51
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
52
Exposantenstands afbreken
6 personen

Nazorg

53
Servies verzamelen
2 personen
54
Meubilair terugplaatsen
4 personen
55
Apparatuur uitschakelen
2 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Locatie schoonmaken
4 personen
58
Overgebleven catering koelen
2 personen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen
60
Materialen inventariseren
2 personen
61
Huurmaterialen retourneren
2 personen
62
Exposantenmateriaal terugsturen
63
Facturen verzamelen
64
Bedankbericht versturen
65
Bezoekersaantallen registreren
66
Foto's archiveren
67
Restmaterialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 35
Stoelenaantal 180
Registratiebalie
Statafelsaantal 8
Folderrekkenaantal 12
Krukkenaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
Oplaadkabelsaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Verdeelstekkersaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 8
Beursbannersaantal 4
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 35
Plantenaantal 12
Fotowand
Pijlbordenaantal 15
Kabelbindersaantal 100
Schilderstapeaantal 8
Ducttapeaantal 4
Scharenaantal 6
Stiftenaantal 24
Pennenaantal 50

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Karaffenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 12
Koelkastenaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Benader exposanten vroeg en leg hun inschrijving vast voordat je de uitnodiging verstuurt. Vraag meteen welke naam op de badge moet staan, welke informatie in de exposantenlijst komt en of zij een presentatie aanleveren.
Maak de standindeling pas nadat de exposantenlijst is gecontroleerd. Houd rekening met tafels, stoelen, folderrekken, statafels en de looproute naar de registratiebalie; een indeling die op papier past kan in de ruimte alsnog te krap zijn.
Stuur exposanteninformatie en de routebeschrijving uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld daarin het programma, de opbouwinformatie, de beschikbare apparatuur en een contactpersoon voor vragen op de beursdag.
Test techniek niet alleen met stroom, maar met de echte presentaties. Sluit laptops, projector, projectiescherm, luidsprekers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vooraf aan en leg oplaadkabels en een presentatieklikker bij de juiste plek.
Plan de laatste controle op de dag vóór de beurs en zet per onderdeel een verantwoordelijke. Controleer dan badges, bewegwijzering, catering, dieetwensen, materialen en verlichting; op de ochtend zelf blijft zo vooral openen, klaarzetten en testen over.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een opleidingenbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Verstuur uitnodigingen zodra het aanbod voldoende vaststaat en herinner exposanten in de laatste week nog één keer.
Wanneer moet je exposanten benaderen voor een opleidingenbeurs?: Benader de eerste opleidingen 8 tot 10 weken voor de beurs en geef ongeveer 2 weken voor inschrijving. Controleer de definitieve exposantenlijst uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat standindeling en communicatie nog kunnen worden aangepast.
Hoeveel tijd kost het maken van een standindeling?: Reserveer 2 tot 4 uur voor een eerste indeling en plan daarna minimaal 1 uur voor controle. Maak de definitieve versie uiterlijk 5 dagen vooraf, inclusief tafels, stoelen, folderrekken en de bezoekersroute.
Wanneer test je de techniek voor een opleidingenbeurs?: Test de techniek uiterlijk 1 dag vooraf met de echte presentaties en aansluitingen. Controleer minstens 30 minuten vóór opening opnieuw de projector, microfoon, luidsprekers, stekkerdozen en verlengkabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.