Cómo organizar una feria de formación paso a paso
Organizar una feria de formación requiere coordinar a los expositores, orientar a los asistentes y tener lista la parte técnica antes de abrir. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después confirma quién participa y cuántas personas esperas. Con esa información puedes preparar las inscripciones, distribuir los puestos y elaborar un programa realista. La última semana debe centrarse en confirmar datos, probar equipos y dejar preparada la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Contactar a los expositores
2 personas
- 3
Registrar expositores
2 personas
- 4
Redactar invitaciones
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Publicar el formulario de inscripción
- 7
Distribuir material promocional
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Revisar la lista de expositores
2 personas
- 11
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 12
Hacer reservas
- 13
Elaborar el programa
2 personas
- 14
Enviar información a los expositores
- 15
Enviar indicaciones
- 16
Preparar acreditaciones
2 personas
- 17
Imprimir señalización
- 18
Recopilar las presentaciones
- 19
Probar la técnica
2 personas
- 20
Pedir el catering
- 21
Comprobar la lista de la compra
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Reunir los materiales
2 personas
- 24
Recordar a los expositores
Evento
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Recibir entregas
2 personas
- 27
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 28
Montar los stands de expositores
6 personas
- 29
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 30
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 31
Colgar señalización
2 personas
- 32
Colgar la decoración
2 personas
- 33
Comprobar la iluminación
2 personas
- 34
Conectar la técnica
2 personas
- 35
Montar el punto de café
2 personas
- 36
Enfriar las bebidas
2 personas
- 37
Preparar los aperitivos
2 personas
- 38
Montar la mesa de registro
2 personas
- 39
Recibir a los expositores
3 personas
- 40
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
- 41
Registrar a los visitantes
3 personas
- 42
Informar a los visitantes
3 personas
- 43
Servir café y té
2 personas
- 44
Servir aperitivos
2 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 47
Coordinar presentaciones
2 personas
- 48
Apoyar la técnica
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Informar a los expositores sobre el cierre
2 personas
- 51
Despedir a los visitantes
3 personas
- 52
Desmontar los stands de expositores
6 personas
Seguimiento
- 53
Recoger la vajilla
2 personas
- 54
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 55
Apagar el equipo
2 personas
- 56
Recoger la basura
3 personas
- 57
Limpiar el lugar
4 personas
- 58
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
- 59
Recoger objetos perdidos
- 60
Inventariar materiales
2 personas
- 61
Devolver el material alquilado
2 personas
- 62
Devolver el material de los expositores
- 63
Recopilar facturas
- 64
Enviar mensaje de agradecimiento
- 65
Registrar el número de visitantes
- 66
Archivar fotos
- 67
Guardar el material sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 35
- Sillascant. 180
- Mostrador de registro
- Mesas altascant. 8
- Expositores para folletoscant. 12
- Taburetescant. 20
Equipo
- Portátilescant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonocant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 15
- Cables de cargacant. 6
- Clic de presentacióncant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Regletascant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 10
- Iluminación ambientalcant. 4
- Linternas a pilascant. 4
Decoración
- Telones de fondocant. 8
- Banners de la feriacant. 4
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 35
- Plantascant. 12
- Photowall
- Carteles direccionalescant. 15
- Bridascant. 100
- Cinta de pintorcant. 8
- Cinta americanacant. 4
- Tijerascant. 6
- Rotuladorescant. 24
- Bolígrafoscant. 50
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
- Jarrascant. 12
Cocina
- Termoscant. 6
- Bandejas de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzascant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Neverascant. 2
Limpieza
- Aspiradora
- Juego de fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y el número previsto de asistentes antes de invitar a los expositores. Reserva zonas para recepción, puestos, presentaciones y circulación; un plano hecho tarde suele obligar a mover mesas y sillas el mismo día.
- Pide a cada expositor sus datos, necesidades y presentación con al menos 14 días de antelación. Envía después un único documento con horarios, indicaciones, plano del puesto y hora de llegada para evitar mensajes contradictorios.
- Abre el formulario de inscripción pronto e incluye las preferencias dietéticas. Calcula el catering con la cifra de inscritos y añade un margen del 5-10 %; las restricciones alimentarias que se recogen tarde son difíciles de resolver.
- Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables, regletas y clic de presentación. Guarda las presentaciones en un portátil de respaldo y comprueba que los alargadores llegan a cada zona.
- Prepara acreditaciones, carteles y material de los puestos como mínimo el día anterior. Abre el lugar con tiempo suficiente para montar mesas, mostradores, folletos, iluminación y recepción antes de que llegue el primer expositor.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de formación?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios expositores. Deja cerrados el lugar, las invitaciones y el formulario durante las primeras 2 semanas, y reserva la última semana para confirmaciones y montaje.
- ¿Cuándo hay que contactar a los expositores?
- Contacta con ellos entre 6 y 8 semanas antes y confirma su participación por escrito. Pide presentaciones, necesidades técnicas y materiales al menos 14 días antes de la feria.
- ¿Cuándo se debe hacer el plano de los puestos?
- Haz un primer plano cuando tengas la lista de expositores y ciérralo entre 7 y 10 días antes. Así todavía puedes ajustar mesas, sillas, mostradores y zonas de paso sin improvisar el día del evento.
- ¿Cuándo hay que probar la técnica de una feria?
- Realiza una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación rápida al abrir el lugar. Verifica proyector, pantalla, sonido, micrófono, portátiles, cables y regletas, no solo la presentación.
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