Organiser un salon de la formation, étape par étape
Un salon de la formation se prépare d’abord comme un parcours visiteur : choisir le lieu, confirmer les exposants, ouvrir les inscriptions, puis organiser les stands et le programme. Les difficultés arrivent souvent à la fin, quand les besoins alimentaires, les accès, les badges et les présentations ne sont pas encore vérifiés. Prévoyez aussi un vrai test technique et une ouverture du lieu suffisamment tôt. Ce plan vous aide à garder le fil entre préparation, accueil et déroulement de la journée.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Contacter les exposants
2 personnes
- 3
Enregistrer les exposants
2 personnes
- 4
Rédiger les invitations
- 5
Envoyer les invitations
- 6
Publier le formulaire d'inscription
- 7
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Vérifier la liste des exposants
2 personnes
- 11
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 12
Faire les réservations
- 13
Établir le programme
2 personnes
- 14
Envoyer les informations aux exposants
- 15
Envoyer les indications d'accès
- 16
Préparer les badges
2 personnes
- 17
Imprimer la signalisation
- 18
Rassembler les présentations
- 19
Tester la technique
2 personnes
- 20
Commander le catering
- 21
Vérifier la liste des courses
- 22
Faire les courses
2 personnes
- 23
Rassembler le matériel
2 personnes
- 24
Rappeler les exposants
Événement
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Réception des livraisons
2 personnes
- 27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 28
Monter les stands des exposants
6 personnes
- 29
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
- 30
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
- 31
Installer la signalétique
2 personnes
- 32
Installer la décoration
2 personnes
- 33
Vérifier l'éclairage
2 personnes
- 34
Brancher la technique
2 personnes
- 35
Mettre en place le point café
2 personnes
- 36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 37
Préparer les en-cas
2 personnes
- 38
Mettre en place la table d'accueil
2 personnes
- 39
Accueillir les exposants
3 personnes
- 40
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
- 41
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 42
Informer les visiteurs
3 personnes
- 43
Servir le café et le thé
2 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 46
Vider les poubelles
2 personnes
- 47
Animer les présentations
2 personnes
- 48
Assister la technique
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes
- 50
Informer les exposants de la clôture
2 personnes
- 51
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
- 52
Démonter les stands des exposants
6 personnes
Suivi
- 53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 54
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 55
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 56
Rassembler les déchets
3 personnes
- 57
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 58
Refroidir le catering restant
2 personnes
- 59
Rassembler les objets trouvés
- 60
Inventorier le matériel
2 personnes
- 61
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 62
Retourner le matériel des exposants
- 63
Rassembler les factures
- 64
Envoyer un message de remerciement
- 65
Enregistrer le nombre de visiteurs
- 66
Archiver les photos
- 67
Ranger les matériaux restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 35
- Chaisesqté 180
- Comptoir d'inscription
- Tables hautesqté 8
- Présentoirs à dépliantsqté 12
- Tabouretsqté 20
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Projecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphoneqté 2
- Pied de microphone
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 15
- Câbles de rechargeqté 6
- Cliqueur de présentationqté 2
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Multiprisesqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Éclairage d’ambianceqté 4
- Lampes à pilesqté 4
Décoration
- Toiles de fondqté 8
- Bannières du salonqté 4
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 35
- Plantesqté 12
- Mur photo
- Panneaux indicateursqté 15
- Serre-câblesqté 100
- Ruban de masquageqté 8
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 6
- Marqueursqté 24
- Stylosqté 50
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à boireqté 180
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Louchesqté 8
- Carafesqté 12
Cuisine
- Thermosqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pincesqté 6
- Bacs de stockageqté 12
- Réfrigérateursqté 2
Nettoyage
- Aspirateur
- Kit de lavageqté 2
- Seauxqté 3
- Balaiqté 2
- Pelle et balayetteqté 2
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par verrouiller la date et le lieu avant de solliciter les exposants. Gardez une marge d’au moins 2 à 3 semaines entre la confirmation du site et l’envoi des invitations, afin de valider les accès et la disposition des stands.
- Demandez aux exposants leurs informations et leurs besoins dès l’inscription. Relancez les non-répondants 7 à 10 jours avant le salon : une liste incomplète complique les badges, le plan des stands et les indications d’accès.
- Publiez le formulaire d’inscription avant de finaliser le catering. Fixez une date limite pour les inscriptions et les régimes alimentaires, idéalement 5 jours ouvrés avant l’événement, pour commander les quantités adaptées.
- Testez la projection, le son, le microphone et les branchements la veille ou au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez chaque ordinateur, câble, rallonge et multiprise sur place plutôt que de vous fier à un test fait ailleurs.
- Préparez l’accueil en premier dans le parcours d’installation : comptoir, badges, signalétique et indications d’accès doivent être visibles dès l’entrée. Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant l’arrivée du public pour corriger un stand mal placé ou un équipement manquant.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la formation ?
- Prévoyez généralement 8 à 12 semaines pour contacter les exposants, gérer les inscriptions et préparer le programme. Gardez les 10 derniers jours pour les confirmations, les badges, la signalétique et les tests techniques.
- Quand envoyer les invitations pour un salon de la formation ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date du salon, dès que le lieu et les premiers exposants sont confirmés. Une relance 10 à 14 jours avant l’événement permet de récupérer les inscriptions tardives.
- Quand confirmer le nombre de repas et les besoins alimentaires ?
- Demandez les informations alimentaires au moment de l’inscription et arrêtez les chiffres 5 jours ouvrés avant le salon. Ajoutez une petite marge pour les visiteurs et exposants confirmés après la date limite.
- À quelle heure ouvrir le lieu le jour du salon ?
- Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant l’accueil du public. Ce délai permet d’installer les stands, préparer les badges, vérifier la signalétique et tester le projecteur, le son et les microphones.
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