Een operettevoorstelling organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met de decoratie, maar met de zaal, datum en speelduur. Zodra die vaststaan, kun je uitnodigingen, reserveringen, techniek, spelers en catering op elkaar afstemmen. Werk daarna terug vanaf de voorstelling: wat moet klaarstaan bij binnenkomst van het publiek, en wat hebben spelers vóór de eerste scène nodig? Plan de technische test en de inrichting van de kleedkamers afzonderlijk. Zo voorkom je dat kaarten, rekwisieten of dieetproducten pas worden geregeld wanneer de zaal al open is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal en datum bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma en speelduur bevestigen
6
Reserveringen vastleggen
7
Technische wensen afstemmen
2 personen
8
Kaarten en programmaboekjes drukken
2 personen
9
Publiekslijst controleren
10
Vrijwilligersindeling maken
11
Kleding en rekwisieten verzamelen
3 personen
12
Rekwisieten controleren
2 personen
13
Catering inkopen
2 personen
14
Programmaboekjes sorteren
2 personen
15
Catering voorbereiden
3 personen
16
Dieetproducten apart zetten

Event

17
Zaal openen
2 personen
18
Zaal en publieksruimte controleren
2 personen
19
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
20
Entreebalie inrichten
2 personen
21
Garderobe inrichten
2 personen
22
Podium en rekwisieten klaarzetten
4 personen
23
Techniek aansluiten
2 personen
24
Licht en geluid testen
3 personen
25
Kleedkamers inrichten
2 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Hapjes klaarzetten
3 personen
29
Artiesten ontvangen
2 personen
30
Kaartcontrole openen
2 personen
31
Publiek naar de zaal begeleiden
3 personen
32
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
33
Voorstelling begeleiden
4 personen
34
Pauzedrankjes serveren
4 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Publiek na afloop begeleiden
3 personen
37
Artiesten bedanken en uitchecken
2 personen

Nazorg

38
Kleding en rekwisieten verzamelen
3 personen
39
Apparatuur uitschakelen
2 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Zaal schoonmaken
4 personen
43
Meubilair terugplaatsen
4 personen
44
Materialen inventariseren
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekstandaardsaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kleedkamerrekkenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Taartscheppenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumgordijnenaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig eerst de speelduur, pauze en technische wensen met de voorstelling. Die informatie bepaalt hoeveel tijd je hebt voor publieksontvangst, catering en het testen van licht en geluid.
Verwerk aanmeldingen niet alleen als totaal aantal bezoekers. Noteer ook dieetwensen en zet dieetproducten tijdens de cateringvoorbereiding apart, zodat ze niet tussen de gewone hapjes verdwijnen.
Plan de publieksroute vóór de repetitiedag: entreebalie, garderobe en pijlborden moeten klaarstaan voordat de eerste bezoekers binnenkomen. Leg kaarten, programmaboekjes en de gecontroleerde publiekslijst bij elkaar.
Test draadloze microfoons, luidsprekers, muziekstandaards, LED-spots en alle verlengkabels voordat spelers zich omkleden. Een losse stekkerdoos of lege microfoonbatterij ontdek je liever niet tijdens de voorstelling.
Richt de kleedkamers in met tafels, rekken en voldoende ruimte voor kleding en rekwisieten. Controleer de rekwisieten daarna nog een keer aan de hand van het programma, zodat een voorwerp niet pas vlak voor een scène ontbreekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een operettevoorstelling organiseren?: Leg zaal, datum en programma bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra de speelduur en reserveringsinformatie definitief zijn; plan de laatste publiekslijstcontrole in de week voor de voorstelling.
Wanneer moet je de techniek van een operette testen?: Plan de volledige test uiterlijk 1 tot 2 uur vóór de zaal voor het publiek opengaat. Sluit microfoons, luidsprekers, licht, muziekstandaards en kabels aan en test ze met de opstelling die tijdens de voorstelling wordt gebruikt.
Hoeveel tijd heb je nodig om de zaal klaar te zetten?: Reken voor een complete opbouw minstens 2 tot 3 uur. Daarin vallen stoelen en tafels, entreebalie, garderobe, podium, rekwisieten, techniek, kleedkamers en een aparte controle van de publieksruimte.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een operettevoorstelling?: Vraag dieetwensen op bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vóór de voorstelling. Koop de catering daarna gericht in en zet speciale producten apart voordat koffie, water en gebak worden klaargezet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.