Eine Operettenaufführung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Operettenaufführung müssen Bühne, Publikum und Bewirtung gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Saal, Termin und Spieldauer, bevor du Einladungen, Karten und Helfer planst. Danach folgen Technik, Requisiten, Sitzordnung und Catering mit klaren Zuständigkeiten. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen festen Zeitplan für Saalöffnung, Aufbau, Proben und Einlass. Die folgenden Hinweise zeigen, wo bei einer Aufführung häufig Zeit verloren geht und was du früh festlegen solltest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Saal und Datum bestätigen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Programm und Spieldauer bestätigen
6
Reservierungen festhalten
7
Technische Anforderungen abstimmen
2 Personen
8
Karten und Programmhefte drucken
2 Personen
9
Publikumsliste prüfen
10
Volunteer-Einteilung erstellen
11
Kleidung und Requisiten zusammenstellen
3 Personen
12
Requisiten kontrollieren
2 Personen
13
Catering einkaufen
2 Personen
14
Programmhefte sortieren
2 Personen
15
Catering vorbereiten
3 Personen
16
Diätprodukte separat beiseitestellen

Event

17
Saal öffnen
2 Personen
18
Halle und Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
19
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
20
Eingangstresen einrichten
2 Personen
21
Garderobe einrichten
2 Personen
22
Bühne und Requisiten vorbereiten
4 Personen
23
Technik anschließen
2 Personen
24
Licht und Ton testen
3 Personen
25
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
26
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
27
Getränke kalt stellen
2 Personen
28
Snacks bereitstellen
3 Personen
29
Künstler empfangen
2 Personen
30
Kartenkontrolle öffnen
2 Personen
31
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
32
Programmhefte verteilen
2 Personen
33
Aufführung begleiten
4 Personen
34
Pausengetränke servieren
4 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Publikum im Anschluss begleiten
3 Personen
37
Künstler bedanken und auschecken
2 Personen

Nachbereitung

38
Kleidung und Requisiten zusammenstellen
3 Personen
39
Geräte ausschalten
2 Personen
40
Geschirr abwaschen
3 Personen
41
Abfall sammeln
2 Personen
42
Saal reinigen
4 Personen
43
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
44
Materialien inventarisieren
2 Personen
45
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 80
TischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
KlappischeAnz. 3
UmkleidetischeAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 80
TortenplattenAnz. 80
TeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
NotenständerAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
UmkleideracksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
TortenheberAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BühnengardinenAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Saal, Termin und Programmdauer mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Erst danach lassen sich Einladungen, Reservierungen und die Helfereinteilung zuverlässig planen.
Lege spätestens 3 Wochen vor der Aufführung fest, welche technischen Anschlüsse, Mikrofone, Lautsprecher und Lichtquellen benötigt werden. Ein Techniktest am Veranstaltungstag sollte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass beginnen.
Führe Anmeldungen, Reservierungen und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Publikumsliste. Prüfe diese Liste 3 bis 5 Tage vorher und stelle Diätprodukte separat beiseite, damit beim Catering nichts verwechselt wird.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Rechne für Stühle, Tische, Garderobe, Eingangstresen, Bühne und Umkleiden mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Bühnenrequisiten und Kostüme sollten vor dem Saalaufbau kontrolliert werden.
Sortiere Programmhefte und Karten vor dem Einlass nach Sitz- oder Reservierungsbereichen. Halte zusätzlich Wegweiser, ein Willkommensschild und eine verantwortliche Person am Eingang bereit, damit Rückfragen nicht bei der Technik oder beim Catering landen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Operettenaufführung planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Saal, Termin und Programm. Einladungen und Reservierungen können danach sofort starten; die letzten 3 bis 5 Tage sind für die Kontrolle von Publikumsliste, Catering und Requisiten vorgesehen.
Wann sollte die Technik für eine Operettenaufführung getestet werden?: Stimme die Anforderungen spätestens 3 Wochen vorher ab. Am Aufführungstag sollte der vollständige Test von Funkmikrofonen, Lautsprechern, Notenständern, Verlängerungskabeln, Licht und Ton mindestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Operettenaufführung?: Plane für Saal, Sitzplätze, Eingang, Garderobe, Bühne, Technik und Umkleidekabinen mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Öffne den Saal nicht erst kurz vor dem Einlass, weil Requisiten- oder Kabelprobleme dann kaum noch behoben werden können.
Wann sollte man das Catering für eine Operettenaufführung vorbereiten?: Kaufe die haltbaren Catering-Zutaten 3 bis 5 Tage vorher ein und bereite empfindliche Speisen am Veranstaltungstag vor. Getränke, Tassen, Gläser und Serviergeschirr sollten spätestens 60 Minuten vor dem Einlass bereitstehen; Diätprodukte bleiben separat gekennzeichnet.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.