Zo organiseer je een openluchtconcert
Begin een openluchtconcert niet met het programma, maar met de locatie, vergunning en technische mogelijkheden. Leg daarna muzikanten, techniek en catering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk toe naar een duidelijke productiedag: leveringen ontvangen, terrein inspecteren, podium en tenten opbouwen en pas daarna geluid en licht testen. Een alternatief weerplan en heldere bezoekersinformatie voorkomen de meeste problemen op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Vergunning controleren
- 3
Muzikanten bevestigen
- 4
Techniek reserveren
- 5
Catering vastleggen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Programma publiceren
- 10
Weersverwachting controleren
- 11
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
- 12
Bezoekersinformatie versturen
- 13
Leveringen bevestigen
- 14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 15
Boodschappen doen
3 personen
- 16
Dranken koelen
2 personen
- 17
Eten voorbereiden
4 personen
- 18
Techniek ophalen
2 personen
- 19
Terrein inspecteren
2 personen
- 20
Leveringen ontvangen
3 personen
- 21
Podium opbouwen
5 personen
- 22
Tenten opzetten
4 personen
- 23
Tafels opstellen
3 personen
- 24
Stoelen plaatsen
4 personen
- 25
Afzettingen plaatsen
3 personen
- 26
Licht installeren
3 personen
- 27
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
- 28
Microfoons opstellen
2 personen
- 29
Stroom verdelen
2 personen
- 30
Kabels beveiligen
3 personen
- 31
Decoratie ophangen
3 personen
- 32
Menuborden plaatsen
2 personen
- 33
Bar inrichten
3 personen
- 34
Buffet inrichten
4 personen
- 35
Servies klaarzetten
2 personen
- 36
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 37
Koelboxen vullen
2 personen
- 38
Toiletten controleren
2 personen
- 39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 40
EHBO-materiaal klaarleggen
Event
- 41
Artiesten ontvangen
2 personen
- 42
Soundcheck uitvoeren
4 personen
- 43
Publieksingang openen
3 personen
- 44
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 45
Polsbandjes uitdelen
2 personen
- 46
Parkeerinformatie geven
2 personen
- 47
Optreden openen
- 48
Dranken serveren
4 personen
- 49
Hapjes serveren
4 personen
- 50
Buffet aanvullen
3 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Afvalpunten legen
2 personen
- 53
Toiletten bijvullen
- 54
Publiekstromen controleren
2 personen
- 55
Lichtstanden bedienen
- 56
Artiesten begeleiden
- 57
Laatste optreden aankondigen
- 58
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
- 59
Bar sluiten
3 personen
- 60
Eten afdekken
2 personen
- 61
Servies verzamelen
3 personen
- 62
Afval verzamelen
4 personen
- 63
Terrein schoonmaken
4 personen
- 64
Podium afbreken
5 personen
- 65
Geluidsinstallatie afbreken
4 personen
- 66
Verlichting afbreken
3 personen
- 67
Tenten afbreken
4 personen
- 68
Meubilair verzamelen
4 personen
- 69
Servies afwassen
3 personen
- 70
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
- 71
Materialen inventariseren
2 personen
- 72
Techniek retourneren
2 personen
- 73
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
- 74
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 75
Locatie opleveren
2 personen
- 76
Borg en materialen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelen
- Podiumtrap
- Partytentenaantal 4
- Biertafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 12
- Barbladenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Opbergkrattenaantal 12
Apparatuur
- PA-luidsprekersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Podiummonitorenaantal 4
- Microfoonsaantal 8
- Microfoonstatievenaantal 8
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 12
- Instrumentkabelsaantal 10
- Stroomhaspelsaantal 6
- Verdeelstekkersaantal 12
- Kabelgotenaantal 20
- Aggregaat
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Prikkabelsaantal 6
- Bouwlampenaantal 4
- Zaklampenaantal 8
Decoratie
- Podiumachterdoek
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Ballonnenbogenaantal 2
- Menubordenaantal 6
- Pijlbordenaantal 8
- Tafelkledenaantal 20
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Wijnglazenaantal 60
- Bordenaantal 180
- Kommetjesaantal 100
- Besteksetsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- IJscontainersaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Inductieplatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 4
- Serveerschalenaantal 20
- Schenk kannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Afzethekkenaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 12
- Kabelwaarschuwingsbordenaantal 8
- Veiligheidshesjesaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 4
- Bezemaantal 4
- Vuilniscontainersaantal 4
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekdispensersaantal 6
- Desinfectiepompjesaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie voordat je artiesten bevestigt en controleer direct welke vergunning nodig is. Plan hiervoor minimaal 8 weken voorbereiding, zodat je tijd houdt voor aanvullende voorwaarden.
- Maak de technische inventaris samen met de muzikanten. Controleer per optreden microfoons, DI-boxen, monitoren, XLR-kabels en stroom; reserveer daarnaast minimaal één extra microfoon en reservebatterijen.
- Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst podium, tenten en tafels, daarna stroom en kabelgoten, vervolgens PA, mengtafel en verlichting. Houd minstens 4 uur vóór aanvang vrij voor opbouw en een volledige soundcheck.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert en bevestig catering en leveringen daarna nog één keer. Koel dranken pas na ontvangst en controleer de boodschappenlijst voordat je naar de winkel gaat.
- Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf met aanvangstijd, route, parkeermogelijkheden en wat er gebeurt bij regen. Bevestig het weerplan opnieuw 24 uur voor aanvang en wijs één persoon aan die hierover beslist.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een openluchtconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan kun je de locatie en vergunning regelen, muzikanten en techniek bevestigen, uitnodigingen versturen en nog een alternatief weerplan maken.
- Welke techniek heb je nodig voor een openluchtconcert?
- Reken minimaal op PA-luidsprekers, subwoofers, een mengtafel, podiummonitoren, microfoons, microfoonstatieven, DI-boxen en passende kabels. Plan ook stroomhaspels, verdeelstekkers en kabelgoten; zonder veilige stroomverdeling loopt de opbouw snel vast.
- Wanneer controleer je het weer voor een openluchtconcert?
- Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bevestig uiterlijk 24 uur vooraf of partytenten, afzettingen en het alternatieve programma klaarstaan.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een openluchtconcert?
- Reserveer minstens 4 uur voor podium, tenten, tafels, stoelen, stroom, geluid en verlichting. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor soundcheck, terreincontrole en het oplossen van technische problemen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!