Cómo organizar un concierto al aire libre sin improvisar
Organizar un concierto al aire libre exige coordinar el lugar, los permisos, los músicos y la parte técnica antes de ocuparte de los detalles del público. Empieza por reservar el recinto y confirmar qué autorización necesitas; después cierra la contratación de sonido, iluminación y catering. Durante la última semana, valida inscripciones, preferencias alimentarias, entregas y previsión meteorológica. El día del concierto, deja varias horas para inspeccionar el espacio, montar el escenario, colocar las carpas y probar todo el equipo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Comprobar el permiso
- 3
Confirmar músicos
- 4
Reservar técnica
- 5
Confirmar catering
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Publicar el programa
- 10
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 11
Confirmar el plan alternativo por mal tiempo
2 personas
- 12
Enviar información a los visitantes
- 13
Confirmar entregas
- 14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 15
Hacer la compra
3 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Preparar la comida
4 personas
- 18
Recoger el equipo técnico
2 personas
- 19
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 20
Recibir entregas
3 personas
- 21
Montar el escenario
5 personas
- 22
Montar las carpas
4 personas
- 23
Montar mesas
3 personas
- 24
Colocar las sillas
4 personas
- 25
Colocar las barreras
3 personas
- 26
Instalar la iluminación
3 personas
- 27
Conectar el equipo de sonido
4 personas
- 28
Colocar los micrófonos
2 personas
- 29
Distribuir la electricidad
2 personas
- 30
Asegurar los cables
3 personas
- 31
Colgar la decoración
3 personas
- 32
Colocar los carteles del menú
2 personas
- 33
Montar la barra
3 personas
- 34
Montar el buffet
4 personas
- 35
Preparar la vajilla
2 personas
- 36
Preparar los aperitivos
3 personas
- 37
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 38
Comprobar los baños
2 personas
- 39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 40
Preparar el material de primeros auxilios
Evento
- 41
Recibir a los artistas
2 personas
- 42
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 43
Abrir la entrada para el público
3 personas
- 44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 45
Repartir pulseras
2 personas
- 46
Dar información sobre el aparcamiento
2 personas
- 47
Presentar la actuación
- 48
Servir las bebidas
4 personas
- 49
Servir aperitivos
4 personas
- 50
Reponer el bufé
3 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Vaciar puntos de residuos
2 personas
- 53
Reponer los baños
- 54
Controlar los flujos de público
2 personas
- 55
Controlar las luces
- 56
Acompañar a los artistas
- 57
Anunciar la última actuación
- 58
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Seguimiento
- 59
Cerrar el bar
3 personas
- 60
Cubrir la comida
2 personas
- 61
Recoger la vajilla
3 personas
- 62
Recoger la basura
4 personas
- 63
Limpiar el recinto
4 personas
- 64
Desmontar el escenario
5 personas
- 65
Desmontar el sistema de sonido
4 personas
- 66
Desmontar la iluminación
3 personas
- 67
Desmontar las tiendas
4 personas
- 68
Recoger el mobiliario
4 personas
- 69
Lavar la vajilla
3 personas
- 70
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
- 71
Inventariar materiales
2 personas
- 72
Devolver el equipo técnico
2 personas
- 73
Desechar los envases vacíos
2 personas
- 74
Recoger objetos perdidos
- 75
Entregar la ubicación
2 personas
- 76
Gestionar la fianza y los materiales
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenario
- Escalera del escenario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de cervezacant. 12
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 120
- Taburetes de barcant. 12
- Bandejas de barcant. 4
- Percheroscant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 12
Equipo
- Altavoces de PAcant. 4
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Monitores de escenariocant. 4
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 12
- Cables de instrumentoscant. 10
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 12
- Canaletas para cablescant. 20
- Grupo electrógeno
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de obracant. 4
- Linternascant. 8
Decoración
- Telón de fondo del escenario
- Guirnaldascant. 10
- Arcos de globoscant. 2
- Carteles del menúcant. 6
- Carteles direccionalescant. 8
- Mantelescant. 20
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 180
- Cuencoscant. 100
- Cubiertoscant. 180
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Contenedores para hielocant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Placas de induccióncant. 2
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 20
- Jarras para servircant. 8
- Termoscant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 4
- Vallas de separacióncant. 20
- Conos de tráficocant. 12
- Señales de advertencia de cablescant. 8
- Chalecos reflectantescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Recogedor y escobacant. 4
- Escobacant. 4
- Contenedores de basuracant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Paños de microfibracant. 20
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de toallascant. 6
- Dispensadores de desinfectantecant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y el permiso antes de anunciar el concierto. Confirma por escrito qué horario tienes para el montaje, dónde puede aparcar el equipo y qué límites existen para el sonido.
- Confirma músicos, técnica y catering con al menos 14 días de margen. Pide horarios de llegada y necesidades concretas, porque una mesa de mezclas, monitores o micrófonos que lleguen tarde retrasan toda la prueba de sonido.
- Publica el programa y envía la información a los visitantes entre 5 y 7 días antes. Incluye la hora de apertura, el acceso, el programa y cualquier cambio previsto por lluvia o viento.
- No dejes la comida y las bebidas para el mismo día. Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones, haz la compra con 2 o 3 días de antelación y enfría las bebidas antes de comenzar el montaje.
- Reserva como mínimo 4 horas para preparar el recinto. Monta primero escenario, carpas y alimentación eléctrica; después coloca mesas, sillas y barreras, y termina con la prueba de sonido, la iluminación y una revisión de cables y zonas de paso.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al aire libre?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para encontrar el lugar, tramitar el permiso y confirmar músicos y proveedores. Deja cerrados el programa, las inscripciones y el plan alternativo como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto al aire libre?
- Calcula al menos 4 horas para un montaje con escenario, carpas, mesas, sillas, sonido e iluminación. Añade entre 60 y 90 minutos para la prueba de sonido y la revisión final del recinto.
- ¿Qué hacer si llueve durante un concierto al aire libre?
- Define el plan alternativo antes de enviar las invitaciones y comunícalo a los visitantes al menos 24 horas antes si cambia la previsión. Las carpas ayudan, pero no sustituyen una ubicación segura para el público, los músicos y el equipo eléctrico.
- ¿Cuánta bebida comprar para un concierto al aire libre?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por cada hora adicional, ajustando la cantidad al calor y la duración. Enfría una parte antes de abrir y reserva espacio para mantener el resto refrigerado.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!