Organiser un concert en plein air, étape par étape

Un concert en plein air se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les autorisations, puis les artistes, la technique et l’accueil du public. Commencez plusieurs mois à l’avance afin de réserver la scène, le son et les tentes avant les dates chargées. Les dernières semaines servent aux inscriptions, au programme, à la météo et aux livraisons. Le jour J, gardez une marge pour inspecter le site, monter les équipements et tester chaque branchement avant l’arrivée des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier le permis
3
Confirmer les musiciens
4
Réserver la technique
5
Consigner le catering
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Publier le programme
10
Vérifier les prévisions météo
11
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
12
Envoyer les informations aux visiteurs
13
Confirmer les livraisons
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer la nourriture
4 personnes
18
Récupérer le matériel technique
2 personnes
19
Inspecter le site
2 personnes
20
Réception des livraisons
3 personnes
21
Monter la scène
5 personnes
22
Monter les tentes
4 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Installer les barrières
3 personnes
26
Installer l’éclairage
3 personnes
27
Raccorder la sonorisation
4 personnes
28
Installer les microphones
2 personnes
29
Répartir l'alimentation électrique
2 personnes
30
Sécuriser les câbles
3 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Installer les panneaux du menu
2 personnes
33
Aménager le bar
3 personnes
34
Installer le buffet
4 personnes
35
Préparer la vaisselle
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Remplir les glacières
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
43
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Distribuer les bracelets
2 personnes
46
Donner les informations de stationnement
2 personnes
47
Ouvrir le spectacle
48
Servir les boissons
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
53
Réapprovisionner les toilettes
54
Contrôler les flux de public
2 personnes
55
Gérer les réglages d’éclairage
56
Accompagner les artistes
57
Annoncer le dernier numéro
58
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

59
Fermer le bar
3 personnes
60
Couvrir les aliments
2 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Démonter la scène
5 personnes
65
Démonter le système de sonorisation
4 personnes
66
Démonter l’éclairage
3 personnes
67
Démonter les tentes
4 personnes
68
Rassembler le mobilier
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Retourner le matériel technique
2 personnes
73
Évacuer les emballages vides
2 personnes
74
Rassembler les objets trouvés
75
Remettre le lieu en état
2 personnes
76
Gérer la caution et le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podium
Escalier de podium
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Sous-mains de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 10
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Groupe électrogène
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Fond de scène
Guirlandes de fanionsqté 10
Arches de ballonsqté 2
Panneaux de menuqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 180
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 12
Panneaux d'avertissement pour câblesqté 8
Gilets de sécuritéqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Conteneurs à déchetsqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Pompes de désinfectionqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et vérifiez le permis avant de confirmer la date au public. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour traiter les autorisations et régler les contraintes de voisinage.
Bloquez les musiciens, la sonorisation et l’éclairage dans la même période. Demandez la fiche technique de chaque groupe au moins 4 semaines avant le concert pour prévoir microphones, boîtiers DI, retours et câbles.
Préparez un vrai plan météo de secours, pas seulement quelques tentes. Décidez au plus tard 7 jours avant si le concert est maintenu, déplacé ou adapté, puis envoyez les consignes aux visiteurs.
Organisez les livraisons selon l’ordre de montage : scène, tentes, tables, chaises, barrières, puis son et éclairage. Gardez une plage d’au moins 3 heures sur place avant l’ouverture pour contrôler le matériel et sécuriser les câbles.
Ne laissez pas les boissons et la restauration au dernier moment. Refroidissez les boissons la veille, préparez les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions et vérifiez les livraisons le matin du concert.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en plein air ?: Comptez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir le permis, confirmer les musiciens et sécuriser la technique avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert en plein air ?: Réservez-la au moins 6 à 8 semaines avant la date. Envoyez la fiche technique des artistes environ 4 semaines à l’avance afin que le prestataire prévoie les retours, microphones, câbles et alimentation nécessaires.
Que faire s’il pleut le jour d’un concert en plein air ?: Fixez une décision au plus tard 7 jours avant l’événement et prévoyez une solution de repli clairement annoncée. Les tentes protègent le public, mais elles ne remplacent pas un plan pour la scène, l’électricité et la sécurité.
Combien de temps prévoir pour installer un concert en plein air ?: Prévoyez au moins 3 heures pour l’installation, puis 1 à 2 heures supplémentaires pour les tests audio et lumière. Inspectez d’abord le terrain, puis montez la scène et les tentes avant de poser les câbles et les barrières.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.