Open-Air-Konzert organisieren: So bleibt der Ablauf unter Kontrolle

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere die Location und kläre die Genehmigung mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Prüfe dabei ausdrücklich Stromversorgung, Zufahrt für Lieferungen, Lärmschutz und die zulässige Besucherzahl.
• Bestätige Musiker, Technik und Catering spätestens 4 Wochen vorher schriftlich. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Programm, Anmeldungen und Ernährungswünsche abgeschlossen sein, damit Änderungen nicht in die Aufbauwoche rutschen.
• Plane die Technik nicht nur nach Lautsprechern: Für PA, Subwoofer, Mischpult, Monitore, Mikrofone und DI-Boxen brauchst du passende XLR- und Instrumentenkabel, Kabeltrommeln sowie Kabelkanäle. Teste jedes Signal am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor dem Einlass.
• Lege 48 Stunden vorher fest, wer Getränke kühlt, Lieferungen entgegennimmt und das Gelände kontrolliert. Stelle Zelte, Bühne, Tische, Stühle und Absperrungen mit einem festen Aufbauplan auf; die Strom- und Fluchtwege dürfen dabei nicht zugestellt werden.
• Schicke Besucherinformationen spätestens 3 Tage vor dem Konzert und prüfe die Wettervorhersage erneut am Vorabend. Bestätige dann den Alternativplan für Regen, Wind oder Kälte, einschließlich Partyzelten, Beleuchtung und einer erreichbaren Ansprechperson.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Open-Air-Konzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Location und Genehmigung kommen zuerst; Musiker, Technik und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.

Wann sollte die Technik für ein Open-Air-Konzert aufgebaut werden?

Plane den Bühnen- und Technikaufbau so, dass mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein vollständiger Soundcheck möglich ist. Kabelwege, Stromaggregat, Steckdosenleisten und Ersatzbatterien werden dabei mitgeprüft.

Wann muss der Wetterplan für ein Open-Air-Konzert feststehen?

Bestätige den Alternativplan spätestens am Vorabend und überprüfe die Vorhersage zusätzlich 48 Stunden vorher. Entscheide dann, ob Zelte, zusätzliche Beleuchtung oder eine Anpassung des Programms nötig sind.

Wie lange vorher verschickt man die Besucherinformationen?

Sende Anreise-, Einlass-, Wetter- und Programmhinweise spätestens 3 Tage vor dem Konzert. So bleibt Zeit, Rückfragen, Anmeldungen und besondere Ernährungswünsche zu bearbeiten.

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