Zo organiseer je een openluchtconcert
Begin met de datum, locatie en vergunningen; pas daarna leg je artiesten, podium en techniek vast. Werk vervolgens terug vanaf het optreden: bepaal programma, geluidscheck, publieksontvangst, eten en drinken en de afbouw. Bij een openluchtconcert gaat het vaak mis met stroom, kabels, parkeerstromen en ontbrekende artiesteninformatie. Houd de weersverwachting vanaf enkele dagen vooraf bij en leg vast wie bij regen, wind of een technische storing beslist wat er gebeurt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Artiesten vastleggen
- 4
Optredens en tijden bevestigen
- 5
Geluidsinstallatie reserveren
- 6
Podium reserveren
- 7
Verlichting reserveren
- 8
Stroomvoorziening controleren
2 personen
- 9
Beveiliging en toezicht regelen
- 10
EHBO-middelen reserveren
- 11
Toiletten controleren
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Artiënteninformatie verzamelen
- 16
Programma publiceren
- 17
Weersverwachting volgen
- 18
Bezoekersinformatie versturen
- 19
Inkooplijst definitief maken
2 personen
- 20
Eten en drinken bestellen
- 21
Decoratie bestellen
- 22
Podiumplan uitwerken
2 personen
- 23
Technische wensen afstemmen
2 personen
- 24
Crewplanning maken
- 25
Route en parkeerstroom bepalen
2 personen
- 26
Boodschappen doen
3 personen
- 27
Dranken koelen
2 personen
- 28
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 29
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
- 30
Materialen naar locatie brengen
4 personen
- 31
Podium opbouwen
5 personen
- 32
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
- 33
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
- 34
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
- 35
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 36
Bar en buffet inrichten
3 personen
- 37
Versiering ophangen
3 personen
- 38
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 40
Hapjes en dranken klaarzetten
3 personen
- 41
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
- 42
Artiesten ontvangen
2 personen
- 43
Artiënten kleedruimte inrichten
2 personen
- 44
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Event
- 45
Entree openen
3 personen
- 46
Tickets controleren
3 personen
- 47
Bezoekers welkom heten
2 personen
- 48
Eerste optreden begeleiden
2 personen
- 49
Hapjes serveren
3 personen
- 50
Dranken serveren
3 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Afvalbakken legen
2 personen
- 53
Tweede optreden begeleiden
2 personen
- 54
Pauzeprogramma aankondigen
- 55
Derde optreden begeleiden
2 personen
- 56
Licht inschakelen
2 personen
- 57
Publieksstromen controleren
2 personen
- 58
Hoofdoptreden begeleiden
3 personen
- 59
Laatste optreden begeleiden
2 personen
- 60
Laatste bestelling aankondigen
- 61
Publiek uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 62
Bar sluiten
3 personen
- 63
Eten veilig opbergen
2 personen
- 64
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
- 65
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
- 66
Servies verzamelen
3 personen
- 67
Afval verzamelen
3 personen
- 68
Terrein schoonmaken
4 personen
- 69
Meubilair afbreken
4 personen
- 70
Podium afbreken
5 personen
- 71
Apparatuur inpakken
4 personen
- 72
Materialen terugbrengen
3 personen
- 73
Servies afwassen
2 personen
- 74
Koelboxen schoonmaken
2 personen
- 75
Overgebleven voorraad tellen
- 76
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 77
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 78
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podium
- Partytentenaantal 3
- Biertafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 8
- Barbladenaantal 2
- Kledingrekkenaantal 2
- Koelboxenaantal 6
Apparatuur
- PA-installatie
- Mengtafel
- Podiumspeakersaantal 4
- Podiummonitorenaantal 3
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Instrumentkabelsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Stroomverdeleraantal 2
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Prikkabelsaantal 6
- Bouwlampenaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Wijnglazenaantal 40
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerplateausaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en serveermessenaantal 8
- Schaaltjesaantal 16
- Tangen en opscheplepelsaantal 12
- Warmhoudbakkenaantal 4
Decoratie
- Baniervlaggenaantal 4
- Podiumdoekenaantal 4
- Tafelkledenaantal 12
- Programmabordenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Afzethekkenaantal 12
- Reflecterende hesjesaantal 10
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Afvalbakkenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de techniek niet alleen op basis van het podium: stem per artiest microfoons, DI-boxen, instrumentkabels en monitorgeluid af. Reserveer ook tijd voor opbouw, soundcheck en een korte lijncontrole vóór de eerste set.
- Maak één stroomplan voordat je verlengkabels, stekkerdozen en een stroomverdeler bestelt. Noteer per onderdeel waar het vermogen vandaan komt en werk kabels bij looproutes af met kabelmatten.
- Leg het programma vast met exacte tijden voor inloop, soundcheck, optredens, pauzes en afbouw. Stuur artiesten minstens 7 dagen vooraf hun aanvangstijd, route, parkeerinformatie en technische afspraken.
- Regel bezoekersstromen vóór de uitnodigingen uitgaan: bepaal waar mensen parkeren, binnenkomen, toiletten vinden en bij de bar aansluiten. Stuur de praktische bezoekersinformatie uiterlijk 2 dagen voor het concert opnieuw.
- Maak 48 uur vooraf een weerbesluit met een vaste verantwoordelijke. Controleer partytenten, podium, verlichting, kabelbescherming en stoelen op wind en regen en leg vast wanneer je programma of opstelling aanpast.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een openluchtconcert organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Reserveer podium, geluidsinstallatie, verlichting en stroom zodra de datum vaststaat; die onderdelen bepalen de rest van je planning.
- Welke techniek heb je nodig voor een openluchtconcert?
- Reken in elk geval op een PA-installatie, mengtafel, podiumspeakers, podiummonitoren, microfoons, statieven, DI-boxen en instrumentkabels. Plan daarnaast stroomverdeling, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten; buiten is een veilige kabelroute geen detail maar een randvoorwaarde.
- Wanneer moet je de weersverwachting voor een openluchtconcert controleren?
- Volg het weer vanaf 5 dagen vooraf en neem 48 uur voor aanvang een eerste besluit over tenten, opstelling en programma. Controleer opnieuw op de ochtend zelf en wijs één persoon aan die bij wind of regen de uitvoering mag aanpassen.
- Hoe laat moet de bezoekersinformatie voor een openluchtconcert verstuurd worden?
- Stuur route-, parkeer-, entree- en programma-informatie uiterlijk 2 dagen vóór het concert. Vermeld ook wat bezoekers bij slecht weer kunnen verwachten en hoe laat de deuren, bar en eerste optreden openen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!