Open-Air-Konzert organisieren: der richtige Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Künstlern. Erst wenn Auftritte und Zeiten bestätigt sind, lassen sich Bühnenplan, technische Anforderungen und Crewplanung zuverlässig erstellen.
• Stimme die Technik pro Auftritt schriftlich ab: benötigte Mikrofone, DI-Boxen, Instrumentenkabel, Monitore und Anschlüsse gehören in einen Bühnenplan. Reserviere PA-Anlage, Mischpult und Bühnenlautsprecher nicht erst nach Veröffentlichung des Programms.
• Plane Strom und Wege gemeinsam. Prüfe die verfügbare Stromversorgung, lege Kabel mit Kabelmatten ab und bestimme Route, Parkverkehr und Besucherzugänge spätestens zwei Wochen vor dem Konzert.
• Sende Besucherinformationen 3 bis 5 Tage vorher und behalte die Wettervorhersage täglich im Blick. Lege für Regen, Wind oder starke Hitze eine klare Entscheidungsfrist fest, damit Zelte, Beleuchtung, Sitzplätze und Programm rechtzeitig angepasst werden können.
• Bestelle Essen, Getränke und Geschirr nach den Anmeldungen und erfassten Ernährungswünschen. Rechne für das erste Konzertstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und vergiss Kühlboxen, wiederverwendbare Becher, Toiletten sowie Erste-Hilfe-Material nicht.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Open-Air-Konzert organisieren?

Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Künstler, Bühne, Tonanlage und Stromversorgung brauchen oft deutlich mehr Vorlauf als Einladungen oder Dekoration.

Was brauche ich für den Ton bei einem Open-Air-Konzert?

Plane mindestens PA-Anlage, Mischpult, Bühnenlautsprecher, Bühnemonitore, Mikrofone, Mikrofonständer und passende Kabel ein. Der genaue Bedarf sollte 4 bis 6 Wochen vorher mit allen Künstlern abgestimmt werden.

Wann soll ich die Wettervorhersage für das Konzert prüfen?

Prüfe die Vorhersage ab 7 Tagen vorher täglich und entscheide spätestens 24 bis 48 Stunden vor Beginn über Anpassungen. Bei Wind und Regen müssen Bühne, Partyzelte, Strom, Beleuchtung und Besucherwege besonders früh kontrolliert werden.

Wie viel Getränke brauche ich für ein Open-Air-Konzert?

Für die erste Stunde kannst du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Ergänze die Menge um die erwartete Konzertdauer, das Wetter und alkoholfreie Optionen; bestelle idealerweise 7 bis 10 Tage vorher.

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