Cómo organizar un concierto al aire libre paso a paso

Organizar un concierto al aire libre exige coordinar escenario, artistas, sonido, electricidad, seguridad y público en un orden muy concreto. Empieza por confirmar la fecha y la ubicación, y comprueba los permisos antes de contratar proveedores. Después cierra el programa, las necesidades técnicas y el flujo de llegada de los asistentes. El tiempo, los baños y la alimentación suelen quedar para el final, aunque pueden cambiar por completo la experiencia del día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Confirmar a los artistas
4
Confirmar las actuaciones y los horarios
5
Reservar el equipo de sonido
6
Reservar el escenario
7
Reservar la iluminación
8
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
9
Organizar la seguridad y la vigilancia
10
Reservar material de primeros auxilios
11
Comprobar los baños
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Gestionar inscripciones
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Recopilar información de los artistas
16
Publicar el programa
17
Seguir la previsión del tiempo
18
Enviar información a los visitantes
19
Cerrar la lista de compra
2 personas
20
Pedir comida y bebida
21
Pedir decoración
22
Desarrollar el plan del escenario
2 personas
23
Coordinar las necesidades técnicas
2 personas
24
Elaborar la planificación del equipo
25
Definir la ruta y el flujo de aparcamiento
2 personas
26
Hacer la compra
3 personas
27
Enfriar bebidas
2 personas
28
Preparar aperitivos
3 personas
29
Clasificar pulseras y entradas
2 personas
30
Llevar materiales al lugar
4 personas
31
Montar el escenario
5 personas
32
Instalar el sistema de sonido
4 personas
33
Montar la instalación de iluminación
3 personas
34
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
35
Colocar mesas y sillas
4 personas
36
Montar el bar y el buffet
3 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
40
Preparar aperitivos y bebidas
3 personas
41
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
42
Recibir a los artistas
2 personas
43
Preparar el camerino de los artistas
2 personas
44
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

45
Abrir la entrada
3 personas
46
Comprobar las entradas
3 personas
47
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
48
Acompañar la primera actuación
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Servir las bebidas
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Acompañar la segunda actuación
2 personas
54
Anunciar el programa del descanso
55
Acompañar la tercera actuación
2 personas
56
Encender la luz
2 personas
57
Controlar el flujo de público
2 personas
58
Coordinar la actuación principal
3 personas
59
Coordinar la última actuación
2 personas
60
Anunciar el último pedido
61
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

62
Cerrar el bar
3 personas
63
Guardar los alimentos de forma segura
2 personas
64
Apagar el equipo de sonido
3 personas
65
Apagar la iluminación
2 personas
66
Recoger la vajilla
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar el recinto
4 personas
69
Desmontar el mobiliario
4 personas
70
Desmontar el escenario
5 personas
71
Empacar el equipo
4 personas
72
Devolver los materiales
3 personas
73
Lavar la vajilla
2 personas
74
Limpiar las neveras portátiles
2 personas
75
Contar el stock restante
76
Recoger objetos perdidos
77
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
78
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Escenario
Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Bandejas de barcant. 2
Percheroscant. 2
Neveras portátilescant. 6

Equipo

Instalación de PA
Mesa de mezclas
Altavoces del escenariocant. 4
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Distribuidor de corrientecant. 2
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 40
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas para servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocina y de servircant. 8
Cuencoscant. 16
Pinzas y cucharonescant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 4

Decoración

Banderolascant. 4
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Carteles del programacant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Vallas de separacióncant. 12
Chalecos reflectantescant. 10

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Papeleracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Confirma los permisos y el suministro eléctrico antes de reservar el escenario o la instalación de sonido. Pide por escrito la potencia disponible y calcula qué equipos funcionarán a la vez.
Cierra los horarios con los artistas y prepara un plan de escenario al menos una semana antes. Recopila de cada actuación la información técnica, los canales necesarios y la hora de llegada.
Define el flujo de aparcamiento y la vigilancia antes de publicar el programa. Envía a los visitantes la ubicación, el acceso, el horario y cualquier indicación sobre aparcamiento con varios días de antelación.
Sigue la previsión meteorológica desde 7 días antes y vuelve a revisarla la víspera y la mañana del concierto. Decide con antelación cuándo activar las carpas, proteger los equipos o modificar el montaje.
Cierra la lista de compra después de recoger las preferencias dietéticas y confirmar el número de inscritos. Pide comida, bebida y vasos reutilizables con margen suficiente para que una entrega retrasada no afecte a la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al aire libre?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tener margen con los permisos, los artistas, el escenario y el sonido. Reserva cuanto antes los proveedores técnicos y revisa el programa al menos 7 días antes.
¿Qué permisos necesito para un concierto al aire libre?: Depende del lugar, el aforo, el horario y el nivel de sonido. Comprueba los permisos con la autoridad correspondiente antes de anunciar el concierto y deja al menos 4 semanas para resolver requisitos o documentación adicional.
¿Cómo calculo la electricidad para un concierto al aire libre?: Haz una lista de la potencia de la PA, la mesa de mezclas, los monitores, la iluminación y los equipos auxiliares que funcionarán simultáneamente. Comprueba la capacidad disponible con un técnico antes del montaje y lleva baterías de repuesto para los equipos que las necesiten.
¿Cuándo debo revisar el tiempo para un concierto al aire libre?: Consulta la previsión 7 días antes, 48 horas antes y de nuevo el mismo día. Define un punto de decisión, por ejemplo 24 horas antes, para ajustar carpas, protección del equipo, horarios o comunicación al público.

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