Organiser un concert en plein air, étape par étape

Un concert en plein air se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les autorisations, puis les artistes et les prestataires techniques. La scène, la sonorisation, l’éclairage et l’alimentation électrique doivent être coordonnés avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez aussi les toilettes, la sécurité, les secours et la circulation sur le site. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les horaires, suivre la météo et transmettre des informations claires aux visiteurs et aux artistes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Réserver les artistes
4
Confirmer les spectacles et les horaires
5
Réserver la sono
6
Réserver la scène
7
Réserver l’éclairage
8
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
9
Organiser la sécurité et la surveillance
10
Réserver le matériel de premiers secours
11
Vérifier les toilettes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Collecter les informations des artistes
16
Publier le programme
17
Suivre les prévisions météo
18
Envoyer les informations aux visiteurs
19
Finaliser la liste d’achat
2 personnes
20
Commander à manger et à boire
21
Commander la décoration
22
Élaborer le plan de scène
2 personnes
23
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
24
Établir le planning de l'équipe
25
Définir l’itinéraire et le flux de stationnement
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
30
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
31
Monter la scène
5 personnes
32
Installer le système de sonorisation
4 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Installer le bar et le buffet
3 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
41
Effectuer la balance technique
4 personnes
42
Accueillir les artistes
2 personnes
43
Aménager la loge des artistes
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

45
Ouvrir l’entrée
3 personnes
46
Vérifier les billets
3 personnes
47
Accueillir les visiteurs
2 personnes
48
Encadrer la première prestation
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
54
Annoncer le programme de la pause
55
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
56
Allumer les lumières
2 personnes
57
Vérifier les flux de public
2 personnes
58
Encadrer la prestation principale
3 personnes
59
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
60
Annoncer la dernière commande
61
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

62
Fermer le bar
3 personnes
63
Stocker la nourriture en toute sécurité
2 personnes
64
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
65
Éteindre l'éclairage
2 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Démonter le mobilier
4 personnes
70
Démonter la scène
5 personnes
71
Emballer le matériel
4 personnes
72
Rapporter le matériel
3 personnes
73
Faire la vaisselle
2 personnes
74
Nettoyer les glacières
2 personnes
75
Compter le stock restant
76
Rassembler les objets trouvés
77
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
78
Rendre le matériel loué
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Sous-mains de barqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Glacièresqté 6

Équipement

Installation de sonorisation
Table de mixage
Haut-parleurs de scèneqté 4
Moniteurs de scèneqté 3
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Répartiteur électriqueqté 2
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 40
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Pinces et cuillères de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Drapeaux-bannièresqté 4
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Barrières de sécuritéqté 12
Gilets réfléchissantsqté 10

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Poubellesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par vérifier les autorisations et l’alimentation électrique avant de réserver définitivement la scène et la sonorisation. Une installation extérieure peut nécessiter plusieurs circuits protégés et des rallonges adaptées.
Bloquez les horaires des artistes plusieurs semaines à l’avance, puis établissez un plan de scène avec les microphones, moniteurs, boîtiers DI et câbles nécessaires pour chaque passage.
Ne gardez pas la météo pour le dernier jour : suivez les prévisions dès la semaine précédente et prévoyez des tentes, des protections pour le matériel et un plan de repli clairement communiqué.
Organisez les flux avant l’arrivée du public : définissez l’itinéraire, le stationnement, les zones d’attente et l’emplacement des toilettes, des secours et de la sécurité.
Passez la commande de nourriture, de boissons et de vaisselle après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Pour le service, comptez au minimum un gobelet réutilisable par personne et prévoyez une réserve pour les pertes ou les changements de public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en plein air ?: Prévoyez idéalement trois à six mois. Les autorisations, les artistes, la scène, la sonorisation et la sécurité doivent être confirmés plusieurs semaines avant la date.
Quand réserver la scène et la sonorisation pour un concert en plein air ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement au moins huit à douze semaines à l’avance. Cela laisse du temps pour vérifier la puissance électrique et les besoins techniques des artistes.
Que faut-il prévoir en cas de pluie pour un concert extérieur ?: Préparez un plan météo au moins sept jours avant l’événement, puis actualisez-le chaque jour pendant les dernières 48 heures. Les tentes, protections pour les câbles et équipements électriques ainsi qu’une solution de repli doivent être décidées avant le montage.
Quand envoyer les informations aux visiteurs ?: Envoyez un premier message dès que le programme et les horaires sont publiés, puis un rappel trois à cinq jours avant le concert. Indiquez l’accès, le stationnement, les horaires, la météo prévue et les objets à apporter.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.