Zo organiseer je een open repetitie zonder ruis

Begin met de repetitieruimte, de datum en het programma; pas daarna nodig je bezoekers uit. Een open repetitie vraagt meer voorbereiding dan een gewone repetitie, omdat je tegelijk musici, publiek, techniek en ontvangst organiseert. Houd het programma kort genoeg om toe te lichten en plan tijd voor binnenkomst, vragen en een pauzemoment. Controleer uiterlijk een week vooraf de muziekpartijen, aanmeldingen, dieetwensen, toegang en geluidsapparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Repetitieruimte reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Evenement online publiceren
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bezoekerslijst printen
8
Repetitierooster maken
2 personen
9
Muziekpartijen controleren
2 personen
10
Boodschappenlijst samenstellen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Catering voorbereiden
3 personen
13
Techniek testen
2 personen
14
Sleutels en toegang regelen
15
EHBO-materialen controleren

Event

16
Zaal openen
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Repetitieopstelling maken
4 personen
19
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
20
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
21
Verlichting inschakelen
22
Entree en route aanduiden
2 personen
23
Bezoekers ontvangen
3 personen
24
Programma toelichten
25
Open repetitie begeleiden
3 personen
26
Koffie en thee serveren
2 personen
27
Hapjes serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Servies verzamelen
2 personen
30
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
31
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Apparatuur uitschakelen
2 personen
33
Instrumenten en partijen opbergen
4 personen
34
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
35
Servies afwassen
3 personen
36
Zaal schoonmaken
3 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Overgebleven catering opbergen
2 personen
39
Geleende materialen retourneren
2 personen
40
Zaal afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 35
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 2
Kabelhaspelsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffielepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40

Verlichting

LED-lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de repetitieopstelling vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld ook de begintijd van de ontvangst en waar bezoekers binnenkomen, zodat je op de dag zelf niet tegelijk hoeft uit te leggen en te dirigeren.
Maak uiterlijk 7 dagen vooraf een bezoekerslijst en verwerk dieetwensen meteen in de boodschappenlijst. Print de lijst opnieuw op de dag zelf; wijzigingen in de laatste week komen regelmatig voor.
Test microfoons, actieve speakers, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen minstens 2 uur voor de ontvangst. Leg kabels vast met gaffer tape en houd één vrije doorgang naar de repetitieopstelling.
Open de zaal minimaal 60 minuten voor aanvang. Zet stoelen, tafels, muzieklessenaars en programmaborden eerst klaar; koffie, water en catering kunnen daarna worden geplaatst zonder de opstelling te blokkeren.
Geef bezoekers bij binnenkomst in maximaal 5 minuten uitleg over de route, het programma en wanneer vragen kunnen worden gesteld. Zet een welkomstbord en pijlborden neer voordat de eerste bezoeker arriveert; losse mondelinge aanwijzingen zorgen snel voor opstopping bij de entree.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open repetitie organiseren?: Reserveer de repetitieruimte en leg datum en programma minstens 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de open repetitie, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een open repetitie klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor het openen van de zaal en het plaatsen van stoelen, tafels, muzieklessenaars en bewegwijzering. Reserveer daarnaast 30 tot 45 minuten voor techniek en een korte geluidstest.
Wat moet je regelen voor bezoekers bij een open repetitie?: Zorg vóór aanvang voor een geprinte bezoekerslijst, een welkomstbord, pijlborden en programmaborden. Leg de ontvangst, route en programmatoelichting vast in een kort draaiboek van maximaal één pagina.
Hoe test je de techniek voor een open repetitie?: Test microfoons, microfoonstandaards, actieve speakers en het mengpaneel uiterlijk 2 uur voor de ontvangst. Controleer daarna alle kabels, stekkerdozen en verlengkabels en leg kabels met gaffer tape vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.