Eine offene Probe Schritt für Schritt organisieren
Bei einer offenen Probe müssen musikalischer Ablauf und Besuchererlebnis gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Proberaum, Termin und Programm; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und der Probenplan. Plane spätestens eine Woche vorher Technik, Zugang und Verpflegung, damit am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut und geprüft wird. Besonders häufig fehlen klare Wegweiser, geprüfte Partituren oder ein verantwortlicher Ansprechpartner für Mikrofone und Mischpult.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Proberaum reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Veranstaltung online veröffentlichen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Besucherliste drucken
- 8
Probenplan erstellen
2 Personen
- 9
Musikpartituren prüfen
2 Personen
- 10
Einkaufsliste zusammenstellen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Catering vorbereiten
3 Personen
- 13
Technik testen
2 Personen
- 14
Schlüssel und Zugang organisieren
- 15
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
Event
- 16
Saal öffnen
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 18
Probenaufbau machen
4 Personen
- 19
Notenständer aufstellen
3 Personen
- 20
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 21
Beleuchtung einschalten
- 22
Eingang und Weg markieren
2 Personen
- 23
Besucher empfangen
3 Personen
- 24
Programm vorstellen
- 25
Offene Probe begleiten
3 Personen
- 26
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 27
Snacks servieren
2 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 29
Geschirr sammeln
2 Personen
- 30
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 31
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 32
Geräte ausschalten
2 Personen
- 33
Instrumente und Partituren verstauen
4 Personen
- 34
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 35
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 36
Saal reinigen
3 Personen
- 37
Abfall sammeln
2 Personen
- 38
Übrig gebliebenes Catering verstauen
2 Personen
- 39
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 40
Saal abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 80
- TischeAnz. 10
- KlappischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- NotenpulteAnz. 35
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 2
- KabeltrommelnAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- KaffeelöffelAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 4
- ScherenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- Willkommensschild
- ProgrammschilderAnz. 4
- WegweiserAnz. 6
- NamensschilderAnz. 40
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Probenplan spätestens 14 Tage vor dem Termin fest. So können Musiker ihre Partituren prüfen und Besucher rechtzeitig eingeladen werden.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vorher. Drucke die Besucherliste am Vortag, statt sie erst beim Einlass zusammenzustellen.
- Teste Mikrofone, Mikrofonständer, aktive Lautsprecher und Mischpult mindestens 2 Stunden vor Beginn. Verlängerungskabel und Kabeltrommeln sollten dabei bereits am vorgesehenen Platz liegen und mit Gaffer Tape gesichert sein.
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein: Zuerst Tische und Stühle stellen, danach Notenpulte, Ton- und Beleuchtungstechnik einrichten. Prüfe anschließend jeden Weg vom Eingang bis zum Proberaum.
- Bereite Kaffee und Wasser vor dem Einlass vor und stelle Tassen, Gläser, Teller und Besteck an einem festen Ausgabepunkt bereit. Ein Willkommensschild sowie Weg- und Programmschilder verhindern Rückfragen, sobald die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine offene Probe organisieren?
- Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit der Reservierung des Proberaums, dem Termin und dem Programm. Einladungen und die Online-Veröffentlichung sollten etwa 3 Wochen vor der Probe verschickt beziehungsweise veröffentlicht werden.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine offene Probe?
- Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Notenpulte, Tontechnik, Beleuchtung und Beschilderung ein. Öffne den Saal idealerweise 2 Stunden vor Beginn, damit ein Techniktest und letzte Korrekturen möglich sind.
- Wann muss man die Besucherzahl und Ernährungswünsche klären?
- Bearbeite Anmeldungen laufend und schließe die Abfrage der Ernährungswünsche 3 Tage vor der Veranstaltung ab. Die Besucherliste kannst du am Vortag drucken und am Eingang bereithalten.
- Was muss man bei der Technik einer offenen Probe testen?
- Prüfe spätestens 2 Stunden vor Beginn jedes Mikrofon, den Mischpultkanal und die aktiven Lautsprecher einzeln. Kontrolliere außerdem Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und die Sicherung der Kabel, bevor Besucher den Raum betreten.
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