Organiser une répétition ouverte sans rien laisser au dernier moment

Une répétition ouverte se prépare comme une représentation, mais avec davantage d’attention portée à l’accueil et à la circulation des visiteurs. Commence par réserver la salle, fixer la date et construire le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouille les besoins alimentaires, le planning musical et la technique. Le jour venu, prévois au moins deux heures pour installer les chaises, les pupitres, l’audio, l’éclairage et la signalétique avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle de répétition
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Publier l’événement en ligne
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Imprimer la liste des visiteurs
8
Créer le planning des répétitions
2 personnes
9
Vérifier les parties de musique
2 personnes
10
Établir la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Préparer le service traiteur
3 personnes
13
Tester la technique
2 personnes
14
Organiser les clés et l’accès
15
Vérifier le matériel de premiers secours

Événement

16
Ouvrir la salle
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer la configuration de répétition
4 personnes
19
Installer les pupitres
3 personnes
20
Raccorder le matériel audio
2 personnes
21
Allumer l’éclairage
22
Indiquer l’entrée et le chemin
2 personnes
23
Accueillir les visiteurs
3 personnes
24
Présenter le programme
25
Animer la répétition ouverte
3 personnes
26
Servir le café et le thé
2 personnes
27
Servir des amuse-bouches
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Rassembler la vaisselle
2 personnes
30
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
31
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

32
Éteindre l’équipement
2 personnes
33
Ranger les instruments et les partitions
4 personnes
34
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
35
Faire la vaisselle
3 personnes
36
Nettoyer la salle
3 personnes
37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Ranger le catering restant
2 personnes
39
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
40
Fermer la salle
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 10
Tables pliantesqté 2
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Pupitres de musiqueqté 35
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 2
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Ciseauxqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 6
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant d’envoyer les invitations : laisse idéalement 3 à 4 semaines aux visiteurs pour s’inscrire. Imprime ensuite la liste des inscrits la veille, avec les besoins alimentaires clairement indiqués.
Prépare le planning des répétitions par séquences courtes et vérifie chaque partie musicale au moins 7 jours avant. Une répétition ouverte devient vite confuse si les intervenants ne savent pas quand jouer, attendre ou répondre aux visiteurs.
Teste les microphones, la table de mixage, les rallonges et les multiprises dans la salle 2 à 3 jours avant. Marque les câbles au ruban gaffer et garde les passages dégagés pour éviter les débranchements pendant la répétition.
Installe les chaises, les tables, les porte-manteaux et les pupitres au moins 90 minutes avant l’ouverture. Place le panneau d’accueil et les panneaux indicateurs avant l’arrivée des premiers visiteurs, car c’est souvent ce qui est oublié en dernier.
Prépare le service avant l’ouverture : compte les tasses, verres, assiettes et couverts, puis installe les machines à café, bouilloires et thermos sur une table séparée de l’espace musical. Prévois une personne pour l’accueil et une autre pour surveiller le service pendant la présentation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une répétition ouverte ?: Prévois 3 à 4 semaines pour réserver la salle, annoncer l’événement et traiter les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour finaliser le programme, les parties musicales, les besoins alimentaires et les essais techniques.
Quand faut-il tester le matériel audio ?: Teste les microphones, pieds de micro, rallonges et table de mixage 2 à 3 jours avant. Refais un contrôle rapide le jour même, au moins 90 minutes avant l’accueil, avec la configuration réellement installée.
Combien de temps avant faut-il ouvrir la salle ?: Ouvre la salle environ 2 heures avant l’arrivée du public. Les 30 premières minutes servent à l’accès et à la sécurité, puis compte 60 à 90 minutes pour les tables, chaises, pupitres, câbles, éclairage et signalétique.
Comment gérer les inscriptions à une répétition ouverte ?: Demande l’inscription jusqu’à 3 jours avant l’événement afin de recueillir les besoins alimentaires et d’imprimer une liste fiable. Prépare aussi une version actualisée le matin même pour noter les arrivées et les absences.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.