Zo organiseer je een open podium

Begin met de zaal en de inschrijving, niet met de hapjes of decoratie. Bepaal hoeveel optredens je programma aankan en verzamel meteen de gegevens die techniek en presentatie nodig hebben. Plan daarna het programma, bevestig elke deelnemer en test geluid, muziekbestanden en microfoons voordat het publiek binnenkomt. Op de dag zelf draait alles om een vrije speelvloer, duidelijke rollen en een korte briefing voor vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Optredens registreren
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Optredens inplannen
2 personen
8
Programma publiceren
9
Optredens bevestigen
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Optreedgegevens verzamelen
14
Muziekbestanden verzamelen
15
Techniek testen
2 personen
16
Presentatieteksten voorbereiden
17
Vrijwilligers instrueren
2 personen
18
EHBO-middelen controleren
19
Nooduitgangen controleren
20
Zaal klaarzetten
3 personen
21
Tafels opstellen
2 personen
22
Stoelen opstellen
3 personen
23
Podiumvlak vrijmaken
2 personen
24
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
25
Microfoons aansluiten
2 personen
26
Instrumentenhoek inrichten
2 personen
27
Licht ophangen
2 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
30
Cateringtafel inrichten
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Registratielijst klaarleggen

Event

35
Artiesten ontvangen
2 personen
36
Bezoekers registreren
2 personen
37
Programma toelichten
38
Optredens aankondigen
39
Artiesten op tijd klaarzetten
40
Geluidsniveau bedienen
41
Microfoons wisselen
42
Artiesten begeleiden
43
Hapjes serveren
2 personen
44
Dranken serveren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Koffie en thee bijvullen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Publieksruimte controleren
49
Laatste optreden afronden
50
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

51
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
52
Meubilair terugplaatsen
3 personen
53
Decoratie verwijderen
2 personen
54
Servies afwassen
2 personen
55
Zaal schoonmaken
3 personen
56
Sanitair schoonmaken
2 personen
57
Afval afvoeren
2 personen
58
Voorraad controleren
59
Gevonden voorwerpen verzamelen
60
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
61
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Kledingrek

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 5
Gaffer tapeaantal 2
Kabelgotenaantal 6
Instrumentenstandaardsaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtsnoerenaantal 3
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 30
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Podiumachterdoek
Slingersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat de zaal, beschikbare tijd en maximale speelduur per optreden vaststaan. Zo voorkom je dat je meer acts bevestigt dan in het programma passen.
Vraag per optreden uiterlijk één week vooraf om naam, actduur, instrumenten, benodigdheden en muziekbestanden. Controleer bestanden op de apparatuur waarop je ze tijdens de avond afspeelt.
Plan minimaal 60 minuten voor de deuren open gaan voor de soundcheck. Test iedere microfoon, DI-box, speaker, kabel en muziekbron afzonderlijk; een algemene test laat losse storingen vaak ongemerkt.
Maak het podiumvlak volledig vrij en leg kabels met gaffer tape of kabelgoten vast voordat stoelen en tafels worden geplaatst. Houd een duidelijke looproute naar de microfoons en nooduitgangen over.
Geef vrijwilligers vóór aanvang een briefing van 15 minuten met de volgorde van optredens, het aanspreekpunt voor techniek, de opvang van deelnemers en de procedure bij uitloop. Leg ook EHBO-middelen en nooduitgangen zichtbaar vast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een open podium gemiddeld?: Reken voor een programma met 10 optredens van 5 minuten op ongeveer 90 minuten, inclusief wissels en korte presentatieteksten. Plan daarnaast minimaal 60 minuten opbouw en soundcheck.
Hoeveel optredens passen er op één avond?: Bij een avondprogramma van 2 uur passen meestal 12 tot 16 optredens van 5 minuten, als je per wissel ongeveer 2 tot 3 minuten rekent. Houd ruimte vrij voor een pauze en onverwachte uitloop.
Wanneer moet ik deelnemers aan een open podium bevestigen?: Bevestig deelnemers uiterlijk 7 dagen voor het optreden en publiceer daarna het programma. Vraag ontbrekende muziekbestanden, dieetwensen en technische informatie meteen na de bevestiging op.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een open podium?: Plan minimaal 60 minuten voor aansluiten en testen van mengpaneel, actieve speakers, microfoons, muziekspeler en verlichting. Reserveer bij meerdere instrumenten liever 90 minuten, zodat je ook wissels kunt oefenen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.