Eine offene Bühne Schritt für Schritt organisieren

Bei einer offenen Bühne treffen viele kurze Auftritte, unterschiedliche Technikbedürfnisse und ein wechselndes Publikum aufeinander. Beginne deshalb mit Raum, Termin und Anmeldeprozess, bevor du das Programm planst. Sammle für jeden Auftritt Dauer, Besetzung, Musikdateien und besondere Anforderungen an Mikrofone oder Anschlüsse. In der letzten Woche geht es vor allem um Bestätigungen, Techniktest, Helferbriefing und einen Saalplan, der am Veranstaltungstag schnell umsetzbar ist.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen öffnen
4
Auftritte erfassen
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Auftritte einplanen
2 Personen
8
Programm veröffentlichen
9
Auftritte bestätigen
2 Personen
10
Reservierungen vornehmen
11
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Auftrittsdaten sammeln
14
Musikdateien sammeln
15
Technik testen
2 Personen
16
Präsentationstexte vorbereiten
17
Freiwillige einweisen
2 Personen
18
Erste-Hilfe-Material prüfen
19
Notausgänge kontrollieren
20
Saal vorbereiten
3 Personen
21
Tische aufstellen
2 Personen
22
Stühle aufstellen
3 Personen
23
Bühnenfläche freimachen
2 Personen
24
Tonanlage aufstellen
3 Personen
25
Mikrofone anschließen
2 Personen
26
Instrumentenecke einrichten
2 Personen
27
Licht aufhängen
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
2 Personen
29
Empfangstisch einrichten
2 Personen
30
Cateringtisch einrichten
2 Personen
31
Getränke kalt stellen
2 Personen
32
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
33
Snacks vorbereiten
3 Personen
34
Registrierungsliste bereitlegen

Event

35
Künstler empfangen
2 Personen
36
Besucher registrieren
2 Personen
37
Programm vorstellen
38
Auftritte ankündigen
39
Künstler rechtzeitig bereitstellen
40
Lautstärke regeln
41
Mikrofone wechseln
42
Künstler betreuen
43
Snacks servieren
2 Personen
44
Getränke servieren
2 Personen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Kaffee und Tee nachfüllen
47
Abfall sammeln
2 Personen
48
Publikumsbereich kontrollieren
49
Finalen Auftritt abschließen
50
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

51
Tonanlage abbauen
3 Personen
52
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
53
Dekoration entfernen
2 Personen
54
Geschirr abwaschen
2 Personen
55
Saal reinigen
3 Personen
56
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
57
Abfall entsorgen
2 Personen
58
Bestand prüfen
59
Fundsachen sammeln
60
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
61
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
Kleiderständer

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 5
Gaffer TapeAnz. 2
KabelkanäleAnz. 6
InstrumentenständerAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
LichterkettenAnz. 3
LichtstativeAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 80
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
KaffeetassenAnz. 30
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
ZangenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

Bühnenhintergrund
GirlandenAnz. 6
TischdekorationAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Öffne die Anmeldung erst, wenn Raum, maximale Auftrittsdauer und Anmeldeschluss feststehen. Lege pro Beitrag ein Formular mit Name, Dauer, Besetzung, Musikdatei und Technikbedarf an.
Plane das Programm nicht nur nach Eingangsdatum. Lass zwischen den Auftritten mindestens 2 bis 3 Minuten für Wechsel und kündige Beiträge spätestens 7 Tage vorher verbindlich an.
Sammle Musikdateien und Präsentationstexte spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung an einem Ort. Teste jede Datei einmal mit dem vorgesehenen Musikplayer, statt sie erst am Abend zu öffnen.
Plane den Techniktest mit allen Mikrofonen, DI-Boxen, Lautsprechern und Kabelwegen mindestens 2 Stunden vor Einlass. Markiere Stolperstellen mit Gaffer Tape oder Kabelkanälen und halte Ersatzkabel bereit.
Briefe freiwillige Helfer spätestens 60 Minuten vor Einlass: Eine Person betreut die Bühne, eine den Einlass und eine die Verpflegung. Prüfe außerdem Notausgänge und Erste-Hilfe-Material, bevor Tische und Stühle den Fluchtweg einengen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine offene Bühne organisieren?: Starte etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Raumreservierung und Einladung. Öffne die Anmeldung 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und schließe sie spätestens 10 Tage vorher, damit genug Zeit für die Programmplanung bleibt.
Wie viele Auftritte passen in eine offene Bühne?: Rechne pro Beitrag mit der Auftrittsdauer plus 2 bis 3 Minuten Wechselzeit. Bei einem zweistündigen Programm passen meist 12 bis 15 kurze Beiträge hinein; plane zusätzlich eine Pause von etwa 15 Minuten ein.
Wann sollte die Technik für eine offene Bühne aufgebaut werden?: Beginne den Aufbau mindestens 3 Stunden vor Einlass. Für den vollständigen Soundcheck mit Mikrofonen, Musikdateien und DI-Boxen solltest du mindestens 60 Minuten einplanen.
Was muss ich bei der Anmeldung für eine offene Bühne abfragen?: Frage Name, Beitragstitel, Dauer, Anzahl der Beteiligten, benötigte Mikrofone oder Anschlüsse und die Musikdatei ab. Setze den Anmeldeschluss auf etwa 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung, damit du Rückfragen rechtzeitig klären kannst.

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