Organiser une scène ouverte sans perdre le fil

Une scène ouverte repose sur un enchaînement précis : réserver la salle, ouvrir les inscriptions, construire un programme réaliste et préparer la technique. Commence par fixer le format et le temps disponible, puis limite le nombre de prestations pour garder une marge. Les oublis arrivent surtout après la programmation : fichiers musicaux, besoins alimentaires, textes de présentation et branchements sont souvent traités trop tard. Ce plan t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des chaises, des tables et de la scène.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et la salle
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Enregistrer les spectacles
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Planifier les spectacles
2 personnes
8
Publier le programme
9
Confirmer les prestations
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Établir la liste de courses
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Collecter les données de la prestation
14
Rassembler les fichiers musicaux
15
Tester la technique
2 personnes
16
Préparer les textes de présentation
17
Briefer les bénévoles
2 personnes
18
Vérifier le matériel de premiers secours
19
Vérifier les sorties de secours
20
Préparer la salle
3 personnes
21
Installer les tables
2 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Dégager la zone de la scène
2 personnes
24
Installer l’équipement sonore
3 personnes
25
Brancher les microphones
2 personnes
26
Aménager l’espace instruments
2 personnes
27
Installer l’éclairage
2 personnes
28
Suspendre la décoration
2 personnes
29
Aménager la table d'accueil
2 personnes
30
Installer la table traiteur
2 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Préparer la liste d’inscription

Événement

35
Accueillir les artistes
2 personnes
36
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
37
Présenter le programme
38
Annoncer les spectacles
39
Préparer les artistes à l’heure
40
Gérer le niveau sonore
41
Changer les microphones
42
Accompagner les artistes
43
Servir des amuse-bouches
2 personnes
44
Servir les boissons
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Réapprovisionner le café et le thé
47
Rassembler les déchets
2 personnes
48
Vérifier l’espace public
49
Clore la dernière prestation
50
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

51
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
52
Remettre le mobilier en place
3 personnes
53
Retirer la décoration
2 personnes
54
Faire la vaisselle
2 personnes
55
Nettoyer la salle
3 personnes
56
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
57
Évacuer les déchets
2 personnes
58
Vérifier les stocks
59
Rassembler les objets trouvés
60
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
61
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Nappesqté 8
Portant à vêtements

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 5
Ruban gafferqté 2
Goulottes de câblesqté 6
Supports pour instrumentsqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 3
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 30
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Fond de scène
Guirlandesqté 6
Décoration de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 3 semaines avant la date et demande dès le formulaire la durée du numéro, les besoins techniques et les allergies alimentaires. Tu éviteras de découvrir la veille qu’un participant a besoin d’un boîtier DI ou d’un accompagnement spécifique.
Construis le programme après avoir traité les inscriptions, en gardant 10 à 15 minutes de marge par heure pour les changements de plateau, les présentations et les retards. Confirme ensuite chaque prestation avec son horaire et sa durée.
Récupère les fichiers musicaux au plus tard 5 jours avant la scène ouverte et teste-les avec le lecteur audio ou la table de mixage. Prépare aussi les textes de présentation : improviser 20 introductions le soir même ralentit rapidement la soirée.
Fais un test technique complet 2 à 3 heures avant l’ouverture des portes : microphones, pieds, boîtiers DI, rallonges, multiprises et éclairage. Fixe les câbles avec du ruban gaffer ou des goulottes et garde les sorties de secours dégagées.
Briefe les bénévoles avant l’arrivée du public et attribue clairement l’accueil, le passage des artistes, la régie et le service. Prépare les verres, tasses, assiettes et couverts avant le début, puis vérifie la trousse de premiers secours et les accès de sécurité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une scène ouverte ?: Prévois au minimum 3 semaines pour réserver la salle, ouvrir les inscriptions et construire le programme. Garde les 5 derniers jours pour confirmer les prestations, récupérer les fichiers et régler les détails techniques.
Quand ouvrir les inscriptions pour une scène ouverte ?: Ouvre-les environ 3 semaines avant l’événement, avec une date limite claire 7 à 10 jours avant. Cela te laisse le temps de traiter les candidatures, de demander les informations manquantes et de publier un programme stable.
Combien de temps prévoir pour installer la salle et la technique ?: Réserve 2 à 3 heures avant l’ouverture des portes pour installer les tables et les chaises, dégager la scène, brancher les microphones et tester le son. Ajoute 30 minutes de marge si plusieurs intervenants utilisent des instruments ou des fichiers audio.
Quand envoyer le programme d’une scène ouverte ?: Publie le programme dès que les prestations sont confirmées, idéalement 5 à 7 jours avant la date. Envoie ensuite un rappel 24 heures avant avec l’horaire de passage et les consignes techniques utiles.

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