Zo organiseer je een Open Monumentendag

Begin met het monument, de beschikbare ruimtes en de openingsuren. Leg daarna rondleidingen, vrijwilligers en publiekscommunicatie vast; die onderdelen bepalen hoeveel bezoekers je tegelijk kunt ontvangen. Werk vervolgens de aanmeldingen, groepsindeling, catering en bewegwijzering uit. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, duidelijke looproutes en een korte briefing voor rondleiders en vrijwilligers. Controleer vóór opening ook sleutels, toiletten, techniek en materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Monument en ruimtes vastleggen
2 personen
2
Openingsuren afstemmen
2 personen
3
Rondleidingen reserveren
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Evenement online publiceren
7
Persbericht versturen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Rondleidingsgroepen indelen
2 personen
11
Programma afdrukken
12
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
13
Catering reserveren
14
Toiletgebruik afstemmen
15
Sleutels ophalen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen controleren
2 personen
18
Rondleiders instrueren
3 personen
19
Vrijwilligersrooster uitdelen
20
Locatie openen
2 personen
21
Ruimtes ventileren
2 personen
22
Toiletten controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
26
Rondleidingspunten markeren
2 personen
27
Infopanelen plaatsen
2 personen
28
Historische objecten plaatsen
2 personen
29
Decoratie ophangen
2 personen
30
Geluidsapparatuur testen
2 personen
31
Verlichting testen
2 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Servies klaarzetten
2 personen
36
Registratielijst klaarleggen
37
Veiligheidsroute nalopen
2 personen

Event

38
Deuren openen
3 personen
39
Bezoekers ontvangen
3 personen
40
Bezoekers registreren
2 personen
41
Programma uitdelen
2 personen
42
Rondleidingen begeleiden
4 personen
43
Toegang en doorstroming begeleiden
3 personen
44
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
45
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
46
Lezing begeleiden
2 personen
47
Demonstratie begeleiden
2 personen
48
Koffie en thee serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
53
Infomateriaal aanvullen
54
Verlichting inschakelen
55
Avondrondleiding begeleiden
3 personen
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
57
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
58
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

59
Hapjes en dranken afruimen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Decoratie verwijderen
2 personen
63
Infopanelen veilig opbergen
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Ruimtes schoonmaken
3 personen
66
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Tenten afbreken
4 personen
69
Materialen tellen
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Sleutels retourneren
72
Ongevonden voorwerpen registreren
73
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Tafelkleedensetsaantal 10
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Wachtrijhekkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele geluidssetsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Beeldschermenaantal 2
Projectorenaantal 2
Pionnenaantal 20
Routebordenaantal 20
Infopanelenaantal 12
Presentatiestandaardsaantal 8
Klembordenaantal 8

Verlichting

Led-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 10
Fotolijstenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Prikbordenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Schaaltjesaantal 20
Mengkommenaantal 4
Serveerlepelsaantal 12
Keukentangenaantal 6
Koekjestrommelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zakelijke portofoonsaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 10

Administratie

Kassaboxenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 12
Polsbandjesaantal 250
Naamstickersaantal 150
Bezoekersformulierenaantal 250
Rondleidingslijstenaantal 20
Programmaboekjesaantal 300
Routekaartenaantal 300
Informatiefoldersaantal 300

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste groepen en houd tussen twee startmomenten tijd vrij voor verplaatsing door het monument. Zo voorkom je dat bezoekers elkaar bij smalle doorgangen ophouden.
Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk enkele dagen vooraf en vermeld per dienst de starttijd, plek en taak. Wijs ook iemand aan die vragen opvangt wanneer een rondleider uitloopt.
Verstuur uitnodigingen en het persbericht pas nadat openingsuren, aanmeldwijze en het programma definitief zijn. Een wijziging achteraf zorgt snel voor verkeerde tijden op websites en in drukwerk.
Richt de ontvangstbalie in vóór de eerste bezoekers komen, met programma’s, groepsindeling en duidelijke bewegwijzering. Gebruik afzetpalen of wachtrijhekken als meerdere rondleidingen tegelijk vertrekken.
Test mobiele geluidssets, draadloze microfoons, projectoren en verlengkabels vóór opening. Controleer daarnaast koffie, thee, water en servies op de plek waar ze daadwerkelijk worden gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Open Monumentendag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het vastleggen van het monument, de ruimtes en de openingsuren. Reserveer rondleidingen, werf vrijwilligers en plan communicatie daarna zo snel mogelijk.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Open Monumentendag?: Reken minimaal op één vrijwilliger voor de ontvangst, één persoon voor publieksstromen en per rondleiding één rondleider. Plan bovendien minstens één reserve per dienst, zodat uitval niet direct het programma stillegt.
Wanneer moet je bezoekers laten aanmelden voor rondleidingen?: Open de aanmeldingen zodra tijden, groepsgrootte en het programma definitief zijn, meestal 4 tot 6 weken voor de Open Monumentendag. Sluit de verwerking enkele dagen vooraf af, zodat je groepen en dieetwensen nog kunt controleren.
Wat moet je de ochtend van een Open Monumentendag controleren?: Plan minimaal 90 minuten voor opening voor het ophalen van sleutels, ventileren van ruimtes, controleren van toiletten en opstellen van tafels en stoelen. Test in diezelfde periode de geluidsset, microfoons en eventuele projectoren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.