Tag des offenen Denkmals organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Tag des offenen Denkmals müssen Öffnungszeiten, Führungen, Helfer und Besucherströme zusammenpassen. Beginne mit einer Übersicht aller geöffneten Monumente und Räume, bevor du Programm und Einladungen veröffentlichst. Danach folgen Anmeldungen, Führungsgruppen, Beschilderung und die Abstimmung mit Catering und Toilettennutzung. Am Veranstaltungstag entscheidet ein genauer Zeitplan, ob Empfang, Rundgänge und Aufbau ohne Verzögerungen funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Monument und Räume erfassen
2 Personen
2
Öffnungszeiten abstimmen
2 Personen
3
Führungen reservieren
4
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Veranstaltung online veröffentlichen
7
Pressemitteilung versenden
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Führungsgruppen einteilen
2 Personen
11
Programm drucken
12
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
13
Catering reservieren
14
Toilettennutzung abstimmen
15
Schlüssel abholen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Materialien prüfen
2 Personen
18
Führer anweisen
3 Personen
19
Freiwilligenplan verteilen
20
Location öffnen
2 Personen
21
Räume lüften
2 Personen
22
Toiletten kontrollieren
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Partyzelte aufbauen
4 Personen
25
Empfangstheke einrichten
2 Personen
26
Besichtigungspunkte markieren
2 Personen
27
Infotafeln aufstellen
2 Personen
28
Historische Objekte aufstellen
2 Personen
29
Dekoration aufhängen
2 Personen
30
Tonanlage testen
2 Personen
31
Beleuchtung testen
2 Personen
32
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
33
Snacks vorbereiten
3 Personen
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Geschirr bereitstellen
2 Personen
36
Registrierungsliste bereitlegen
37
Sicherheitsroute abgehen
2 Personen

Event

38
Türen öffnen
3 Personen
39
Besucher empfangen
3 Personen
40
Besucher registrieren
2 Personen
41
Programm verteilen
2 Personen
42
Führungen begleiten
4 Personen
43
Zugang und Besucherfluss begleiten
3 Personen
44
Besucherfragen beantworten
2 Personen
45
Kinderaktivitäten betreuen
2 Personen
46
Vortrag begleiten
2 Personen
47
Vorführung begleiten
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
53
Informationsmaterial ergänzen
54
Beleuchtung einschalten
55
Abendrundgang begleiten
3 Personen
56
Letzte Besucher informieren
2 Personen
57
Besucher verabschieden
3 Personen
58
Türen schließen
2 Personen

Nachbereitung

59
Snacks und Getränke abräumen
3 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
62
Dekoration entfernen
2 Personen
63
Info-Tafeln sicher verstauen
2 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Räume reinigen
3 Personen
66
Toiletten endreinigen
2 Personen
67
Geräte ausschalten
2 Personen
68
Zelte abbauen
4 Personen
69
Materialien zählen
2 Personen
70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Schlüssel zurückgeben
72
Fundgegenstände registrieren
73
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 6
TischdeckensetsAnz. 10
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobile TonanlagenAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
LaptopsAnz. 2
BildschirmeAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
KegelAnz. 20
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 12
PräsentationsständerAnz. 8
KlemmbretterAnz. 8

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
TischdekorationAnz. 10
BilderrahmenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8
PinnwändeAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
SchälchenAnz. 20
RührschüsselnAnz. 4
ServierlöffelAnz. 12
KüchenzangenAnz. 6
KeksdosenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Business-FunkgeräteAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 10

Verwaltung

KassenboxenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
StifteAnz. 30
NotizblöckeAnz. 12
ArmbänderAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 150
BesucherformulareAnz. 250
FührungslistenAnz. 20
ProgrammhefteAnz. 300
RoutenpläneAnz. 300
InformationsbroschürenAnz. 300

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst für jedes Monument die Öffnungszeit, den Zugang und die maximale Gruppengröße fest. Plane Führungen in festen Zeitfenstern und halte zwischen zwei Gruppen mindestens 10 Minuten Puffer frei.
Rekrutiere Helfer nicht nur für die Führungen. Du brauchst zusätzlich Personen für Empfang, Einlass, Wegweisung, Toilettenkontrolle und den Abschluss; verteile den Einsatzplan spätestens 7 Tage vorher.
Veröffentliche das Programm erst, wenn Öffnungszeiten und Führungen bestätigt sind. Verschicke die Pressemitteilung und Einladungen mindestens 2 Wochen vor dem Termin, damit Anmeldungen noch bearbeitet werden können.
Erfasse bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche und teile Führungsgruppen spätestens 3 Tage vorher ein. Drucke danach Programm und Beschilderung mit denselben Uhrzeiten und Raumbezeichnungen.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Räume lüften, Toiletten kontrollieren, Tische und Stühle aufstellen, Empfang einrichten und Technik testen. Hole Schlüssel und Zugangsinformationen mindestens 1 Tag vorher ab; prüfe Mikrofone, Projektoren und Verlängerungskabel am Veranstaltungsmorgen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man den Tag des offenen Denkmals organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Erfassung der Monumente und der Abstimmung der Öffnungszeiten. Helfer, Führungen und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für den Tag des offenen Denkmals?: Plane pro gleichzeitig geöffneter Station mindestens 2 Personen ein: eine für Empfang oder Einlass und eine für Besucherfragen beziehungsweise die Führung. Für größere Gruppen kommen zusätzlich 1 bis 2 Helfer für Wegweisung und Toilettenkontrolle hinzu.
Wie plant man Führungen bei einem Tag des offenen Denkmals?: Lege feste Startzeiten und eine maximale Gruppengröße pro Führung fest. Zwischen zwei Rundgängen solltest du mindestens 10 Minuten für den Auslass, Fragen und den Wechsel der Gruppe einplanen.
Was muss am Veranstaltungstag vor der Öffnung kontrolliert werden?: Starte die Kontrolle mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe Räume, Toiletten, Beschilderung, Sitzplätze, Empfang, Schlüssel sowie Mikrofone, Projektoren und Verlängerungskabel, bevor die ersten Besucher eintreffen.

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