Organiser une journée portes ouvertes de monuments historiques

Commencez par bloquer le monument, les espaces accessibles et les horaires d’ouverture avant de communiquer la date. Enchaînez ensuite les visites guidées, les inscriptions, le recrutement des bénévoles et la coordination de l’accueil. Prévoyez les groupes de visite, la signalétique et le matériel d’attente avant le jour J. Les oublis les plus fréquents concernent les clés, les toilettes, les besoins alimentaires et les branchements électriques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le monument et les espaces
2 personnes
2
Coordonner les horaires d’ouverture
2 personnes
3
Réserver des visites guidées
4
Recruter des bénévoles
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier l’événement en ligne
7
Envoyer le communiqué de presse
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les groupes de visite
2 personnes
11
Imprimer le programme
12
Préparer la signalétique
2 personnes
13
Réserver le catering
14
Coordonner l’usage des toilettes
15
Récupérer les clés
16
Faire les courses
2 personnes
17
Vérifier le matériel
2 personnes
18
Briefer les guides
3 personnes
19
Distribuer le planning des bénévoles
20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Aérer les espaces
2 personnes
22
Vérifier les toilettes
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
26
Marquer les points de visite
2 personnes
27
Installer les panneaux d’information
2 personnes
28
Installer les objets historiques
2 personnes
29
Installer la décoration
2 personnes
30
Tester le matériel sonore
2 personnes
31
Tester l’éclairage
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer la vaisselle
2 personnes
36
Préparer la liste d’inscription
37
Parcourir l’itinéraire de sécurité
2 personnes

Événement

38
Ouvrir les portes
3 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
41
Distribuer le programme
2 personnes
42
Accompagner les visites guidées
4 personnes
43
Gérer l’accès et la circulation
3 personnes
44
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
45
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
46
Animer la conférence
2 personnes
47
Accompagner la démonstration
2 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
53
Compléter le matériel d’information
54
Allumer l’éclairage
55
Animer la visite guidée du soir
3 personnes
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Reconduire les visiteurs
3 personnes
58
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

59
Ranger les snacks et les boissons
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Ranger les panneaux d’information en lieu sûr
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer les espaces
3 personnes
66
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
67
Éteindre l’équipement
2 personnes
68
Démonter les tentes
4 personnes
69
Compter le matériel
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Rendre les clés
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 6
Sets de nappesqté 10
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Barrières de file d’attenteqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Systèmes de sonorisation mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Écransqté 2
Projecteursqté 2
Cônesqté 20
Panneaux de directionqté 20
Panneaux d’informationqté 12
Présentoirsqté 8
Presse-papiersqté 8

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 10
Cadres photoqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux d’affichageqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Petits bolsqté 20
Saladiersqté 4
Cuillères de serviceqté 12
Pinces de cuisineqté 6
Boîtes à biscuitsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Talkies-walkies professionnelsqté 6
Gilets de sécuritéqté 10

Administration

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 12
Braceletsqté 250
Étiquettes nominativesqté 150
Formulaires visiteursqté 250
Listes de visite guidéeqté 20
Brochures du programmeqté 300
Cartes d'itinéraireqté 300
Brochures d’informationqté 300

Catering

Courses

Conseils

Fixez les créneaux de visite avant d’envoyer les invitations : répartissez les inscrits en groupes et gardez quelques places pour les visiteurs de dernière minute.
Recrutez les bénévoles assez tôt pour couvrir au minimum l’accueil, l’orientation, les files d’attente et l’accompagnement des groupes. Envoyez à chacun son planning avant l’ouverture.
Préparez la signalétique et le programme imprimé plusieurs jours à l’avance. Indiquez clairement l’accueil, les toilettes, les départs de visite et les espaces temporairement fermés.
Vérifiez les branchements avant l’installation : les machines à café, les bouilloires, la sonorisation, les écrans et les projecteurs peuvent nécessiter plusieurs rallonges et multiprises.
La veille, confirmez les clés, le traiteur, les horaires des guides et l’accès aux toilettes. Le matin même, prévoyez le temps d’aérer les espaces, d’installer les tables et de monter les tentes d’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes d’un monument historique ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le monument et les espaces, puis confirmez les horaires, les guides et les bénévoles avant de publier l’événement.
Combien de temps prévoir pour les visites guidées ?: Prévoyez généralement 45 à 60 minutes par visite, puis 10 à 15 minutes pour faire sortir un groupe et installer le suivant. Adaptez les créneaux à la capacité réelle des salles et des escaliers.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Comptez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 pour l’orientation et 1 par groupe de visite en circulation. Ajoutez une personne de réserve pour les pauses, les retards et les imprévus.
Quand préparer le matériel et la signalétique ?: Contrôlez tout le matériel 2 à 3 jours avant, puis installez les tables, chaises, barrières et panneaux le matin même. Gardez un exemplaire du programme et quelques panneaux de rechange à l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.