Open Monumentendag organiseren: zo pak je het aan

Begin met het monument, de datum en de openingstijden; pas daarna bouw je het programma. Voor een Open Monumentendag moet je vooral rondleidingen, vrijwilligers en bezoekersstromen op elkaar afstemmen. Regel toegang, sleutels, bewegwijzering en een plattegrond ruim vooraf, want daar loopt de voorbereiding vaak vertraging op. Werk vervolgens toe naar publiciteit, reserveringen en een korte uitvoeringscheck op de laatste dagen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Monument aanmelden
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Rondleidingen plannen
2 personen
5
Rondleiders vastleggen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Evenement online publiceren
10
Persbericht versturen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Reserveringen maken
14
Rondleidingen bevestigen
15
Leveranciers bevestigen
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Cateringportioneren
2 personen
22
Vrijwilligers informeren
2 personen
23
Plattegrond afdrukken
24
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
25
Sleutels en toegang controleren
2 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
28
Ruimtes ventileren
2 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen opstellen
3 personen
31
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
32
Tentoonstellingsmateriaal plaatsen
3 personen
33
Informatieborden plaatsen
2 personen
34
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
35
Garderobe inrichten
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Servies klaarzetten
2 personen
38
Hapjes klaarzetten
2 personen
39
Rondleiders instrueren
2 personen
40
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
41
Openingsbord plaatsen
42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Programma uitdelen
2 personen
44
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
45
Rondleidingen begeleiden
4 personen
46
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Informatievragen beantwoorden
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Afvalbakken legen
53
Rustpunten controleren
54
Fotopunt bemannen
55
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
57
Catering afbouwen
2 personen
58
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

59
Afval verzamelen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
61
Tentoonstellingsmateriaal opruimen
3 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Apparatuur schoonmaken
2 personen
64
Ruimtes schoonmaken
3 personen
65
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
66
Gevonden voorwerpen verzamelen
67
Voorraad tellen
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Sleutels terugbrengen
70
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Paraplubakkenaantal 2
Klapstoelenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Handmegafoon
Tablet voor registratie
Fotocamera

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 6
Vlaggenaantal 12
Fotolijstenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Tafelnummersaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 6
Koelplatenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Informatie

Programmaboekjesaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Informatiebordenaantal 12
Routepijlenaantal 30
Bezoekerskaartenaantal 250
Vrijwilligersbadgesaantal 30
Polsbandjesaantal 250

Kinderactiviteit

Kleurplatenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 30
Viltstiftenaantal 30
Schetsboekenaantal 20
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 20
Puntenslijpersaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 6
Nooduitgangbordjesaantal 8
Fluoriserende hesjesaantal 12

Transport

Transportkarrenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12
Spanbandenaantal 6

Gereedschap

Hameraantal 2
Schroevendraaiersaantal 2
Tiewrapsaantal 200
Ducttapeaantal 4
Schaaraantal 6
Meetlintaantal 2
Parasolvoetenaantal 4
Schoonloopmattenaantal 6

Tips

Leg het programma minstens 6 weken vooraf vast. Plan rondleidingen met begin- en eindtijd, bepaal hoeveel bezoekers per groep meekunnen en leg rondleiders direct vast.
Maak het vrijwilligersrooster niet alleen voor rondleidingen, maar ook voor registratie, ontvangst, catering en afsluiting. Plan per blok ten minste één reservepersoon, zodat uitval niet meteen een gat veroorzaakt.
Publiceer openingstijden, reserveringsinformatie en eventuele dieetvragen uiterlijk 3 weken vooraf online. Bevestig rondleidingen en reserveringen nogmaals enkele dagen voor de openstelling.
Controleer 48 uur vooraf de weersverwachting en bepaal waar bezoekers wachten bij regen. Zet paraplubakken, afvalbakken en eventuele extra zitplaatsen klaar voordat de eerste rondleiding begint.
Doe boodschappen en koel dranken uiterlijk de dag ervoor. Test koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels, stekkerdozen en de tablet voor registratie op locatie; controleer tegelijk sleutels en toegang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Open Monumentendag organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, monumentaanmelding en openingstijden. Rondleidingen, vrijwilligers en publiciteit leg je bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de dag vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Open Monumentendag?: Reken per gelijktijdige bezoekersstroom op minimaal één ontvangst- of registratievrijwilliger en één begeleider. Plan daarnaast 1 reservevrijwilliger per dienstblok van 3 à 4 uur.
Wanneer moet je rondleidingen voor Open Monumentendag plannen?: Plan de rondleidingen uiterlijk 6 weken vooraf, zodra de openingstijden en rondleiders bekend zijn. Bevestig tijden, groepsgrootte en reserveringen opnieuw 3 tot 5 dagen voor het evenement.
Wat moet je de dag voor Open Monumentendag controleren?: Controleer de boodschappen, gekoelde dranken, catering, plattegronden, bewegwijzering, sleutels en toegang. Test apparatuur en leg vrijwilligersinformatie, registratie en materialen uiterlijk de avond ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.