Organiser une journée portes ouvertes de monuments

Une journée portes ouvertes se prépare d’abord autour des horaires, du parcours de visite et des personnes qui accueilleront le public. Commencez par inscrire le monument, puis construisez un programme réaliste avant de lancer les invitations et la communication en ligne. Les visites guidées, les inscriptions et le planning des bénévoles doivent être confirmés plusieurs jours à l’avance. Le jour venu, l’accès, la signalétique, les boissons et les clés sont les points qui provoquent le plus souvent des retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Inscrire le monument
3
Établir le programme
2 personnes
4
Planifier les visites guidées
2 personnes
5
Fixer les guides
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier l’événement en ligne
10
Envoyer le communiqué de presse
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Faire les réservations
14
Confirmer les visites guidées
15
Confirmer les fournisseurs
16
Vérifier les prévisions météo
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Portionner le catering
2 personnes
22
Informer les bénévoles
2 personnes
23
Imprimer le plan
24
Préparer la signalétique
2 personnes
25
Vérifier les clés et l’accès
2 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
28
Aérer les espaces
2 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
32
Installer le matériel d'exposition
3 personnes
33
Placer les panneaux d’information
2 personnes
34
Installer la signalisation
2 personnes
35
Aménager le vestiaire
2 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Préparer la vaisselle
2 personnes
38
Préparer les en-cas
2 personnes
39
Briefer les guides
2 personnes
40
Inscrire les bénévoles
2 personnes
41
Installer le panneau d’accueil
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
45
Accompagner les visites guidées
4 personnes
46
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Répondre aux questions d’information
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Vider les poubelles
53
Vérifier les points de repos
54
Tenir le stand photo
55
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
57
Démonter le catering
2 personnes
58
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
61
Ranger le matériel d'exposition
3 personnes
62
Faire la vaisselle
2 personnes
63
Nettoyer le matériel
2 personnes
64
Nettoyer les espaces
3 personnes
65
Retirer la signalétique
2 personnes
66
Rassembler les objets trouvés
67
Compter le stock
2 personnes
68
Retourner les matériels de location
2 personnes
69
Rapporter les clés
70
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8
Porte-parapluiesqté 2
Chaises pliantesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone à main
Tablette pour l’enregistrement
Appareil photo

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Plateauxqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 6
Drapeauxqté 12
Cadres photoqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Numéros de tableqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de serviceqté 6
Plaques de refroidissementqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Informations

Brochures du programmeqté 250
Plansqté 250
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Panneaux d'informationqté 12
Flèches de directionqté 30
Cartes visiteursqté 250
Badges des bénévolesqté 30
Braceletsqté 250

Activité pour enfants

Coloriagesqté 100
Crayons de couleurqté 30
Feutresqté 30
Carnets de croquisqté 20
Crayonsqté 30
Gommesqté 20
Taille-crayonsqté 10

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 6
Panneaux de sortie de secoursqté 8
Gilets fluorescentsqté 12

Transport

Chariots de transportqté 2
Caisses de rangementqté 12
Sangles d'arrimageqté 6

Outils

Marteauqté 2
Tournevisqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Mètre rubanqté 2
Pieds de parasolqté 4
Tapis anti-saletéqté 6

Conseils

Fixez les horaires avant de publier l’événement, puis prévoyez des créneaux de visite guidée avec une durée précise et un nombre de participants par groupe. Sans cette limite, les inscriptions deviennent difficiles à gérer dès les premiers jours.
Constituez le planning des bénévoles au moins une semaine avant l’ouverture. Prévoyez des relais pour l’accueil, les visites et les pauses : une même personne ne peut pas tenir la tablette d’inscription et guider un groupe pendant deux heures.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au fur et à mesure, au lieu d’attendre la veille. Utilisez ces chiffres pour réserver le catering, portionner les en-cas et prévoir les quantités de verres, tasses et assiettes.
Vérifiez l’accès du monument 48 heures avant l’événement : clés, portes, branchements et parcours d’entrée. Installez ensuite la signalétique à chaque changement de direction, surtout si le public doit passer par plusieurs espaces.
Consultez les prévisions météo deux jours avant, puis faites une dernière vérification le matin même. Les porte-parapluies, les poubelles, les glacières et les solutions de repli doivent être positionnés avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’inscrire le monument, construire le programme, recruter les bénévoles, communiquer et confirmer les fournisseurs.
Quand faut-il confirmer les visites guidées ?: Confirmez les guides et les créneaux au moins 10 jours avant l’événement. Relancez les participants inscrits 48 heures avant pour limiter les absences et ajuster les groupes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez au minimum une personne à l’accueil, une personne pour l’accès ou la signalétique et un guide par groupe en visite. Ajoutez 2 à 3 bénévoles de remplacement pour couvrir les pauses et les imprévus.
Quand faut-il préparer les boissons et le catering ?: Faites les courses et préparez les en-cas la veille, puis refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture. Gardez le portionnement et l’installation des plateaux pour le jour même, environ 1 à 2 heures avant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.