Zo organiseer je een politieke partij open dag

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer daarna de zaal, controleer vergunningen en leg sprekers, gespreksleiders en infostands vast. Werk met één aanmeldformulier waarin je dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften meteen uitvraagt. In de laatste week controleer je presentaties, techniek, bewegwijzering, catering en de vrijwilligersindeling. Zo voorkom je dat bezoekers wel zijn aangemeld, maar geen duidelijk programma, werkende microfoon of herkenbare ontvangstplek vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Zaal en ruimte reserveren
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Sprekers en gespreksleiders vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
9
Buurtorganisaties informeren
2 personen
10
Persuitnodiging versturen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Toegankelijkheidsbehoeften verzamelen
14
Programma naar bezoekers sturen
15
Infostands en thema's indelen
2 personen
16
Presentaties verzamelen
2 personen
17
Presentaties technisch controleren
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Bewegwijzering ontwerpen
20
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
21
Infomateriaal afdrukken
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Catering bestellen
24
Techniek bevestigen
25
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
26
Briefing naar vrijwilligers sturen
27
Laatste aanmeldingen verwerken
2 personen
28
Weersverwachting controleren
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Materialen verzamelen
3 personen

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Ruimtes en toiletten controleren
2 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Infostands inrichten
4 personen
35
Podiumzone inrichten
3 personen
36
Geluidsset aansluiten
2 personen
37
Presentaties laden
2 personen
38
Microfoons testen
2 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
41
Registratietafel inrichten
2 personen
42
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
43
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
44
Dranken koud zetten
2 personen
45
Hapjes voorbereiden
3 personen
46
Toegangsroute vrijmaken
2 personen
47
Inlooptafel bemannen
2 personen
48
Bezoekers registreren
2 personen
49
Bezoekers welkom heten
2 personen
50
Infostands bemannen
8 personen
51
Programmaonderdelen aankondigen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Vragen van bezoekers verzamelen
57
Panelgesprek begeleiden
2 personen
58
Publieksvragen modereren
59
Pauzeruimte verzorgen
2 personen
60
Avondprogramma begeleiden
2 personen
61
Sprekers begeleiden
2 personen
62
Fotomateriaal verzamelen
63
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen
64
Geluidsset uitschakelen
2 personen
65
Materialen sorteren
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Afval verzamelen
3 personen

Nazorg

68
Keuken opruimen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Ruimte schoonmaken
3 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
73
Decoratie verwijderen
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende spullen schoonmaken
2 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Overgebleven catering opslaan
2 personen
78
Registratiegegevens veilig opbergen
79
Bedankbericht versturen
80
Foto's selecteren voor publicatie
81
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Registratietafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 3
Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Partijvlaggenaantal 12
Bannerdoekenaantal 6
Tafelkleedjesaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Ballonpompaantal 2
Plakstripsaantal 4
Kabelmattenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8
Keukenhanddoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Informatie

Programmaboekjesaantal 150
Partijbrochuresaantal 300
Themafichesaantal 30
Feedbackkaartenaantal 150
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pennenaantal 80
Klembordenaantal 12
A4-papieraantal 500
A3-papieraantal 100
Balpennen voor bezoekersaantal 60
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 16
Registratielijstenaantal 10

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
Afzetlintaantal 2
Brandblusdeken

Garderobe

Garderobenummersaantal 150
Kledinghangersaantal 120
Garderobebakjesaantal 4

Transport

Transportkrattenaantal 20
Handwagensaantal 2
Spanbandenaantal 6

Gereedschap

Schakelaarsleutelaantal 2
Schaaraantal 6
Tapeaantal 10
Tie-wrapsaantal 200

Tips

Leg het programma vast vóór je de promotie start. Reserveer tijd voor ontvangst, gesprekken, pauzes en afronding; stuur het definitieve programma uiterlijk enkele dagen vooraf naar aangemelde bezoekers.
Controleer vergunningen en meldingen direct na het reserveren van de zaal. Vraag ook na welke regels gelden voor vlaggen, banners, geluid, catering en het gebruik van de openbare ruimte.
Maak van het aanmeldformulier meer dan een gastenlijst. Vraag naast naam en contactgegevens naar dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en eventuele toestemming voor contact na de open dag.
Plan een technische test vóór de deuren opengaan. Controleer iedere presentatie op de laptop, test beide draadloze microfoons, beamer en projectiescherm en leg verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelmatten veilig aan.
Geef vrijwilligers een concrete post en tijdstip. Wijs minimaal iemand aan voor de registratietafel, iemand voor techniek en iemand voor de infostands; leg naamkaartjes, bewegwijzering en programmaboekjes klaar vóór de eerste bezoeker binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een politieke partij open dag?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, zaal en sprekers. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier en de belangrijkste onderdelen definitief zijn; plan de laatste technische controle in de week voor het evenement.
Wat moet er in een aanmeldformulier voor een open dag staan?: Vraag minimaal naam, e-mailadres, eventuele dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften. Sluit de inschrijving 2 tot 3 dagen vooraf als je aantallen voor catering, naamkaartjes en programmaboekjes nodig hebt.
Wanneer controleer je de techniek voor een politieke open dag?: Doe een volledige test uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf en herhaal de controle op de dag zelf. Test presentaties, laptop, beamer, projectiescherm, geluidsset en microfoons; neem extra verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks mee.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een politieke partij open dag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor techniek en 1 voor de infostands. Bij meerdere zalen of gelijktijdige gesprekken heb je per extra ruimte minstens 1 extra aanspreekpunt nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.