Open monumentendag organiseren: checklist

Een Open monumentendag vraagt meer voorbereiding dan alleen een monument aanmelden. Je legt openingstijden en rondleidingen vast, werft vrijwilligers en zorgt dat bezoekers ter plaatse hun weg vinden. Plan ook de praktische details: sleutels, registratie, koffie, hapjes, afval en een alternatief bij slecht weer. Met deze checklist werk je van programma en communicatie naar de laatste controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Monument aanmelden
Programma samenstellen
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Rondleiders vastleggen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Persbericht versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Rondleidingen bevestigen
Leveranciers bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Cateringportioneren
2 personen
Vrijwilligers informeren
2 personen
Plattegrond afdrukken
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Sleutels en toegang controleren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Tentoonstellingsmateriaal plaatsen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Rondleiders instrueren
2 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Openingsbord plaatsen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Informatievragen beantwoorden
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
Rustpunten controleren
Fotopunt bemannen
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Catering afbouwen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Tentoonstellingsmateriaal opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur schoonmaken
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Voorraad tellen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Sleutels terugbrengen
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Paraplubakkenaantal 2
Klapstoelenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Handmegafoon
Tablet voor registratie
Fotocamera

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Dienbladenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 6
Vlaggenaantal 12
Fotolijstenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Tafelnummersaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 6
Koelplatenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Informatie

Programmaboekjesaantal 250
Plattegrondenaantal 250
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Informatiebordenaantal 12
Routepijlenaantal 30
Bezoekerskaartenaantal 250
Vrijwilligersbadgesaantal 30
Polsbandjesaantal 250

Kinderactiviteit

Kleurplatenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 30
Viltstiftenaantal 30
Schetsboekenaantal 20
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 20
Puntenslijpersaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 6
Nooduitgangbordjesaantal 8
Fluoriserende hesjesaantal 12

Transport

Transportkarrenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12
Spanbandenaantal 6

Gereedschap

Hameraantal 2
Schroevendraaiersaantal 2
Tiewrapsaantal 200
Ducttapeaantal 4
Schaaraantal 6
Meetlintaantal 2
Parasolvoetenaantal 4
Schoonloopmattenaantal 6

Tips

Leg het programma en de rondleidingen vroeg vast. Reserveer per rondleiding een rondleider en houd rekening met tijd voor ontvangst, vertrek en het opvangen van bezoekers die te laat komen.
Maak het vrijwilligersrooster niet alleen per tijdblok, maar ook per taak. Wijs iemand aan voor registratie, iemand voor bewegwijzering en iemand die sleutels, toegang en praktische problemen controleert.
Controleer de bezoekersstroom vooraf op locatie. Leg vast waar de tablet voor registratie, plattegronden, paraplubakken, afvalbakken en bewegwijzering komen te staan, zodat de ingang niet verstopt raakt.
Regel koffie, water en hapjes vóór de laatste week. Controleer daarna de boodschappenlijst, koel de dranken op tijd en portioneer catering zo dat vrijwilligers niet tijdens een rondleiding hoeven bij te vullen.
Doe de laatste controle zodra de weersverwachting beschikbaar is. Test verlengkabels en stekkerdozen, controleer koffiezetapparaten en waterkokers en bevestig leveranciers, vrijwilligers en rondleidingen nogmaals.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik Open monumentendag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, openingstijden, monumentaanmelding en het programma. Rondleidingen, vrijwilligers en communicatie moeten uiterlijk 3 tot 4 weken voor de dag geregeld zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Open monumentendag?: Reken per gelijktijdige bezoekersstroom op minimaal 2 vrijwilligers: één voor ontvangst of registratie en één voor begeleiding. Tel daarnaast per geplande rondleiding een rondleider en minstens 1 reservevrijwilliger bij drukte of uitval.
Wanneer moet ik rondleidingen voor Open monumentendag bevestigen?: Bevestig rondleidingen en rondleiders 2 tot 3 weken vooraf, nadat het programma en de openingstijden definitief zijn. Stuur bezoekers met een reservering uiterlijk 3 tot 5 dagen van tevoren een laatste bevestiging.
Wat moet ik op de dag zelf controleren bij Open monumentendag?: Controleer vóór opening de sleutels en toegang, registratie, plattegronden, bewegwijzering, stroomaansluitingen, koffie, gekoelde dranken en afvalbakken. Plan hiervoor minstens 60 minuten vóór de eerste bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.