Tag des offenen Denkmals organisieren: der praktische Ablauf

Ein Tag des offenen Denkmals braucht mehr als ein geöffnetes Gebäude. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und das Programm fest, bevor du Führungen, Helfer und Verpflegung planst. Danach folgen Anmeldung, Veröffentlichung und Reservierungen. In den letzten Tagen zählen klare Einsatzpläne, bestätigte Lieferanten, gedruckte Lagepläne und ein Wetterplan. So weiß am Veranstaltungstag jeder, wo Gäste ankommen, wann Führungen beginnen und wer welche Aufgabe übernimmt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Denkmal anmelden
3
Programm zusammenstellen
2 Personen
4
Führungen planen
2 Personen
5
Guide-Einsätze festlegen
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Veranstaltung online veröffentlichen
10
Pressemitteilung versenden
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Reservierungen vornehmen
14
Führungen bestätigen
15
Lieferanten bestätigen
16
Wettervorhersage prüfen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
3 Personen
21
Catering portionieren
2 Personen
22
Freiwillige informieren
2 Personen
23
Lageplan drucken
24
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
25
Schlüssel und Zutritt kontrollieren
2 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
28
Räume lüften
2 Personen
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Empfangstheke einrichten
2 Personen
32
Ausstellungsmaterial aufstellen
3 Personen
33
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
34
Beschilderung anbringen
2 Personen
35
Garderobe einrichten
2 Personen
36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
37
Geschirr bereitstellen
2 Personen
38
Snacks bereitstellen
2 Personen
39
Führer anweisen
2 Personen
40
Freiwillige anmelden
2 Personen
41
Eröffnungsschild aufstellen
42
Besucher empfangen
3 Personen
43
Programm verteilen
2 Personen
44
Besucherströme lenken
3 Personen
45
Führungen begleiten
4 Personen
46
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
48
Snacks servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Informationsfragen beantworten
2 Personen
51
Toiletten kontrollieren
52
Mülleimer leeren
53
Ruhepunkte überprüfen
54
Fotopunkt betreuen
55
Letzte Führung begleiten
3 Personen
56
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
57
Catering abbauen
2 Personen
58
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Nachbereitung

59
Abfall sammeln
3 Personen
60
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
61
Ausstellungsmaterial aufräumen
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
2 Personen
63
Geräte reinigen
2 Personen
64
Räume reinigen
3 Personen
65
Beschilderung entfernen
2 Personen
66
Fundsachen sammeln
67
Bestände zählen
2 Personen
68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
69
Schlüssel zurückbringen
70
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8
RegenschirmbehälterAnz. 2
KlappstühleAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Handmegafon
Tablet für die Anmeldung
Fotokamera

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
TablettsAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
WimpelkettenAnz. 6
FahnenAnz. 12
BilderrahmenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 6
TischnummernAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
ServierzangenAnz. 6
KühlplattenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Informationen

ProgrammhefteAnz. 250
PläneAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 100
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 30
BesucherkartenAnz. 250
Freiwilligen-AusweiseAnz. 30
ArmbänderAnz. 250

Kinderaktivität

MalvorlagenAnz. 100
BuntstifteAnz. 30
FilzstifteAnz. 30
SkizzenbücherAnz. 20
BleistifteAnz. 30
RadiergummisAnz. 20
BleistiftspitzerAnz. 10

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 6
NotausgangsschilderAnz. 8
WarnwestenAnz. 12

Transport

TransportwagenAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12
SpanngurteAnz. 6

Werkzeug

HammerAnz. 2
SchraubendreherAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 4
SchereAnz. 6
MaßbandAnz. 2
SchirmständerAnz. 4
SchmutzfangmattenAnz. 6

Tipps

Melde das Denkmal frühzeitig an und veröffentliche die Veranstaltung erst, wenn Datum, Öffnungszeiten und Programm feststehen. Plane für Rückfragen und Korrekturen mindestens 2 bis 3 Wochen ein.
Plane Führungen mit festen Startzeiten und bestätige jede Führung erneut. Lege außerdem pro Führung einen Guide und eine Vertretung fest, damit ein Ausfall nicht den gesamten Ablauf verschiebt.
Erstelle den Freiwilligenplan nicht nur nach Aufgaben, sondern nach Zeitfenstern. Rechne für Aufbau, Einlass, Führungen, Verpflegung und Abbau jeweils mit mindestens einer zusätzlichen Person als Reserve.
Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. Reservierungen und Lieferanten solltest du ebenfalls in dieser Frist noch einmal bestätigen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und am Veranstaltungsmorgen. Drucke Lageplan und Beschilderung rechtzeitig, kontrolliere Schlüssel und Zutritt und stelle Getränke, Kühlboxen sowie Verlängerungskabel vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man den Tag des offenen Denkmals organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Anmeldung und Programm. Spätestens 3 Wochen vor dem Termin sollten Führungen, Helfer und Veröffentlichungen feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag des offenen Denkmals?: Plane mindestens eine Person für Anmeldung und Einlass, eine Person je gleichzeitig laufender Führung sowie zusätzliche Helfer für Verpflegung und Aufbau ein. Für jede Schicht ist eine Reserve von etwa 10 bis 20 Prozent sinnvoll.
Wann sollte man Führungen beim Tag des offenen Denkmals bestätigen?: Bestätige Führungen und Guide-Einsätze spätestens 7 Tage vorher. Prüfe am Vortag noch einmal Startzeiten, Treffpunkt und Vertretungen.
Was muss man am Veranstaltungstag beim Tag des offenen Denkmals prüfen?: Kontrolliere morgens Schlüssel und Zutritt, Beschilderung, Lageplan, Technik und Getränke. Ein letzter Wettercheck sollte spätestens 2 Stunden vor dem Einlass erfolgen, damit du Sitzplätze, Regenschutz oder den Ablauf anpassen kannst.

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