Zo organiseer je een open dansles

Een open dansles staat of valt met een duidelijke volgorde: regel eerst de ruimte en docenten, werk daarna het programma en de inschrijving uit. Plan verschillende dansstijlen met genoeg wisseltijd, zodat deelnemers niet hoeven te wachten of zoeken naar de volgende les. Controleer vooraf hoeveel mensen de dansvloer aankan en wie helpt bij ontvangst, techniek en drank. Op de dag zelf zijn een vrije vloer, getest geluid en offline beschikbare muziek belangrijker dan extra versiering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Dansdocenten vastleggen
3
Dansstijlen bepalen
2 personen
4
Programma opstellen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Sociale promotie plaatsen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Docentenbriefing voorbereiden
11
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
12
Vrijwilligers inplannen
13
Aanmeldingen bevestigen
14
Route naar locatie delen
15
Materiaallijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Muziek offline opslaan
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Materialen naar locatie brengen
2 personen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Dansvloer vrijmaken
4 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen klaarzetten
3 personen
24
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
25
Muziek testen
2 personen
26
Verlichting instellen
2 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
30
Hapjes klaarzetten
2 personen
31
Deelnemers ontvangen
4 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Deelnemers naar dansvloer begeleiden
2 personen
34
Openingswoord geven
35
Warming-up begeleiden
2 personen
36
Eerste dansles geven
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Pauzehapjes serveren
2 personen
39
Tweede dansles geven
2 personen
40
Vrij oefenen begeleiden
2 personen
41
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
42
Avondbuffet serveren
4 personen
43
Derde dansles geven
2 personen
44
Vrij dansen begeleiden
2 personen
45
Laatste dranken serveren
2 personen
46
Afscheid en feedbackkaart uitdelen
2 personen

Nazorg

47
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
48
Overgebleven eten verpakken
2 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Afval verzamelen
3 personen
51
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
52
Dansvloer schoonmaken
3 personen
53
Locatie schoonmaken
4 personen
54
Materialen terugbrengen
2 personen
55
Huurmaterialen retourneren
56
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 80
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Microfoonaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Audiokabelsaantal 4

Verlichting

LED-lichtspotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 2

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 20
Handdoekenaantal 40
Waterkrattenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Schenkkommenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Registratie

Registratietafel
Naambadgehoudersaantal 100
Klemboardsaantal 4
Pennenaantal 20
Printpapier

Decoratie

Richtingsbordenaantal 8
Programmapostersaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Antislipmattenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg de maximale capaciteit vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd naast de dansvloer ruimte vrij voor tafels, stoelen, kleedkamerrekken en een duidelijke looproute.
Leg de dansdocenten en dansstijlen uiterlijk 4 weken vooraf vast. Zet per les de starttijd, duur, benodigd materiaal en overgang naar de volgende stijl in één programma.
Open het aanmeldformulier minimaal 3 weken vooraf en vraag meteen naar dieetwensen en eventuele beperkingen. Bevestig de aanmelding uiterlijk 3 dagen voor de open dansles met route, starttijd en praktische kledinginformatie.
Plan op de dag zelf minstens 90 minuten opbouwtijd. Maak de dansvloer vrij, sluit mengpaneel, actieve speakers en microfoon aan en test muziek, kabels en volume voordat deelnemers binnenkomen.
Wijs minimaal één vrijwilliger aan voor ontvangst en één voor techniek. Bewaar de muziek ook offline op de laptop en zet waterkratten, herbruikbare bekers en handdoeken klaar voordat de eerste les begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dansles organiseren?: Begin 6 weken vooraf met de locatie en dansdocenten. Open de inschrijving ongeveer 3 weken voor de les en sluit of controleer de deelnemerslijst 2 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een open dansles op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten opbouwtijd. Reserveer daarvan ongeveer 30 minuten voor meubels en vloer, 30 minuten voor geluidsapparatuur en 30 minuten voor een volledige test en ontvangstvoorbereiding.
Hoeveel dansstijlen plan je in een open dansles?: Plan meestal 3 tot 5 dansstijlen op één programma, afhankelijk van de totale duur. Houd per wissel 10 tot 15 minuten vrij voor uitleg, water drinken en het aanpassen van muziek of materiaal.
Wat moet je regelen voor het geluid bij een open dansles?: Test uiterlijk 60 minuten voor aanvang de actieve speakers, het mengpaneel, de microfoon, audiokabels en het volume. Neem muziek offline mee op de laptop en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar als reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.