Offenen Tanzkurs organisieren – Schritt für Schritt
Ein offener Tanzkurs steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Raum, Tanzlehrer, Tanzstile und Programm fest, danach organisierst du Anmeldung und Kommunikation. Plane außerdem Technik, Tanzfläche, Wasser und Umkleidemöglichkeiten frühzeitig ein. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Offline-Musik, Verlängerungskabel oder ein getestetes Mikrofon. Mit der passenden Reihenfolge bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu bestätigen und den Aufbau ohne Hektik zu erledigen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Tanzlehrer festlegen
- 3
Tanzstile festlegen
2 Personen
- 4
Programm erstellen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Social-Media-Werbung posten
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Lehrerbriefing vorbereiten
- 11
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 12
Freiwillige einplanen
- 13
Anmeldungen bestätigen
- 14
Weg zum Veranstaltungsort teilen
- 15
Materialliste prüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Musik offline speichern
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
Event
- 20
Location öffnen
2 Personen
- 21
Tanzfläche freiräumen
4 Personen
- 22
Tische aufstellen
3 Personen
- 23
Stühle aufstellen
3 Personen
- 24
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 25
Musik testen
2 Personen
- 26
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 27
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 28
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 29
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 30
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 31
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 32
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 33
Teilnehmende zur Tanzfläche begleiten
2 Personen
- 34
Begrüßungsrede halten
- 35
Aufwärmen betreuen
2 Personen
- 36
Erste Tanzstunde geben
2 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 39
Die zweite Tanzstunde geben
2 Personen
- 40
Freies Üben begleiten
2 Personen
- 41
Abendbuffet vorbereiten
4 Personen
- 42
Abendbuffet servieren
4 Personen
- 43
Dritte Tanzstunde geben
2 Personen
- 44
Freies Tanzen betreuen
2 Personen
- 45
Letzte Getränke servieren
2 Personen
- 46
Abschied und Feedbackkarte verteilen
2 Personen
Nachbereitung
- 47
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 48
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 49
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 50
Abfall sammeln
3 Personen
- 51
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 52
Tanzfläche reinigen
3 Personen
- 53
Location reinigen
4 Personen
- 54
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 55
Mietmaterial zurückgeben
- 56
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- UmkleideracksAnz. 4
- KleiderbügelAnz. 80
- AbsperrpfostenAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- MikrofonAnz. 2
- LautsprecherständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- AudiokabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichtspotsAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 2
Sportmaterial
- TanzmattenAnz. 20
- HandtücherAnz. 40
- WasserkistenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Registrierung
- Registrierungstisch
- NamensschildhalterAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 4
- StifteAnz. 20
- Druckpapier
Dekoration
- WegweiserAnz. 8
- Programmatische PosterAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- Rutschfeste MattenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Raum, bevor du Einladungen verschickst, und plane für Aufbau, Kurs und Abbau jeweils einen festen Zeitblock ein. Prüfe außerdem, ob die Tanzfläche groß genug ist und sich Tische sowie Stühle vollständig freiräumen lassen.
- Lege Tanzstile und Programm spätestens 3 Wochen vorher fest. So kann der Tanzlehrer das Briefing vorbereiten und du kannst den Teilnehmenden genau mitteilen, welche Kleidung und welches Niveau sie erwartet.
- Schließe Anmeldungen nicht erst am Kurstag ab. Erfasse Ernährungswünsche mindestens 5 Tage vorher und bestätige jede Anmeldung mit Beginn, Adresse, Anfahrt und einem Hinweis auf Wasser sowie Umkleidemöglichkeiten.
- Teste Tontechnik und Musik mindestens 60 Minuten vor Kursbeginn mit genau dem Laptop, Mischpult, Mikrofon und den aktiven Lautsprechern, die später verwendet werden. Speichere das Musikprogramm zusätzlich offline, falls das WLAN ausfällt.
- Plane für den Einlass mindestens 2 Helfer ein: Eine Person prüft Anmeldungen und verteilt Namensschilder, die andere kümmert sich um Wegweisung, Wasser und Fragen. Stelle wiederverwendbare Becher, Handtücher und Wasserkisten vor Beginn sichtbar bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen offenen Tanzkurs organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Tanzlehrer und Tanzstilen. Verschicke Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin und bestätige die Anmeldungen spätestens 5 Tage vorher.
- Wie viel Platz braucht man für einen offenen Tanzkurs?
- Rechne bei einem Bewegungskurs mit mindestens 3 bis 4 Quadratmetern freier Tanzfläche pro Person. Bei 20 Teilnehmenden solltest du daher etwa 60 bis 80 Quadratmeter ohne Tische und Stühle einplanen.
- Wann sollte man die Musik für den Tanzkurs vorbereiten?
- Stelle das Musikprogramm spätestens 3 Tage vorher zusammen und speichere es offline. Der Techniktest sollte mindestens 60 Minuten vor Kursbeginn stattfinden, inklusive Mikrofon, Audiokabeln und Lautsprechern.
- Wie viele Helfer braucht man für einen offenen Tanzkurs?
- Für bis zu 20 Teilnehmende reichen meist 2 Helfer zusätzlich zum Tanzlehrer: einer für Anmeldung und Namensschilder, einer für Raum, Wasser und organisatorische Fragen. Bei mehr als 30 Personen solltest du mindestens 3 Helfer einplanen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!