Organiser une danse ouverte : la méthode, étape par étape

Une danse ouverte se prépare d’abord comme un parcours participant : choisir le lieu, fixer les styles et construire un programme lisible. Réservez rapidement les professeurs, puis ouvrez les inscriptions avec les horaires, le niveau attendu et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert à confirmer les participants, répartir les bénévoles et vérifier le matériel. Le jour J, prévoyez du temps pour dégager la piste, installer la sonorisation et tester chaque musique avant l’arrivée du public.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver des professeurs de danse
3
Déterminer les styles de danse
2 personnes
4
Élaborer le programme
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier une promotion sur les réseaux sociaux
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Préparer le briefing des enseignants
11
Établir le programme musical
2 personnes
12
Planifier les bénévoles
13
Confirmer les inscriptions
14
Partager l’itinéraire vers le lieu
15
Vérifier la liste du matériel
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Stocker la musique hors ligne
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes

Événement

20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Dégager la piste de danse
4 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Raccorder le matériel audio
2 personnes
25
Tester la musique
2 personnes
26
Régler l’éclairage
2 personnes
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes
30
Préparer les en-cas
2 personnes
31
Accueillir les participants
4 personnes
32
Enregistrer la présence
2 personnes
33
Accompagner les participants jusqu'à la piste de danse
2 personnes
34
Prononcer le discours d'ouverture
35
Animer l'échauffement
2 personnes
36
Animer le premier cours de danse
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Servir les en-cas de pause
2 personnes
39
Donner le deuxième cours de danse
2 personnes
40
Encadrer la pratique libre
2 personnes
41
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
42
Servir le buffet du soir
4 personnes
43
Donner le troisième cours de danse
2 personnes
44
Encadrer le free dance
2 personnes
45
Servir les dernières boissons
2 personnes
46
Distribuer les cartes d’au revoir et de feedback
2 personnes

Suivi

47
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
48
Emballer les restes
2 personnes
49
Faire la vaisselle
3 personnes
50
Rassembler les déchets
3 personnes
51
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
52
Nettoyer la piste de danse
3 personnes
53
Nettoyer le lieu
4 personnes
54
Rapporter le matériel
2 personnes
55
Retourner les matériels de location
56
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Portants de logeqté 4
Cintresqté 80
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Microphoneqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles audioqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 2

Matériel de sport

Tapis de danseqté 20
Serviettesqté 40
Caisses d’eauqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Tasses à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Inscription

Table d'inscription
Supports de badges nominatifsqté 100
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Papier d’impression

Décoration

Panneaux directionnelsqté 8
Affiches du programmeqté 6
Nappesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Balayette et pelleqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et le programme : vérifiez que la salle permet d’installer une vraie piste de danse, des chaises et des tables sans gêner la circulation. Gardez au moins 30 minutes avant l’ouverture pour dégager l’espace et organiser le mobilier.
Réservez les professeurs avant d’annoncer les styles de danse. Envoyez-leur un briefing avec les horaires, les niveaux, le contenu de leur séance et la personne à contacter sur place au moins 7 jours avant l’événement.
Dans le formulaire d’inscription, demandez le niveau de pratique, les coordonnées, les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes. Fermez ou vérifiez les inscriptions 3 à 5 jours avant afin d’ajuster les badges, les chaises et les quantités à acheter.
Préparez la musique hors ligne et testez-la sur l’ordinateur portable avec la table de mixage, les câbles audio et le microphone. Faites ce test avant l’arrivée du public : une connexion Internet instable ne doit pas interrompre une séance.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que de compter sur une seule personne. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil et les badges, une pour la salle et une pour l’appui aux enseignants pendant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une danse ouverte ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les professeurs, de diffuser les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer le programme avant les derniers achats.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une danse ouverte ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, puis faites une relance environ 7 jours avant. Confirmez ensuite les inscriptions 3 à 5 jours avant pour disposer d’un effectif fiable.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Bloquez au moins 90 minutes avant l’ouverture, dont 30 minutes pour la piste et le mobilier, puis 30 minutes pour la sonorisation et la musique. Gardez les 30 dernières minutes pour les badges, l’accueil des professeurs et les imprévus.
Que faut-il tester avant une danse ouverte ?: Testez chaque piste musicale, le microphone, la table de mixage, les enceintes, les rallonges et les multiprises au moins 45 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi que la musique est disponible hors ligne et que les câbles ne traversent pas les zones de passage.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.