Zo organiseer je een open dag in je huisartsenpraktijk

Begin met een compact programma en een duidelijke bezoekersroute voordat je uitnodigingen verstuurt. Bepaal hoeveel mensen tegelijk kunnen deelnemen aan een rondleiding, presentatie of gesprek en registreer aanmeldingen met dieetwensen. Richt daarna de praktijk in op ontvangst, informatie en doorstroming. In de laatste week controleer je presentaties, informatiemateriaal, techniek en boodschappen; op de dag zelf draait alles om een herkenbare balie, zichtbare bewegwijzering en een goed voorbereide ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen registreren
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma naar bezoekers sturen
8
Ruimtes en looproute bepalen
2 personen
9
Reserveringen voor meubilair maken
10
Rondleidingsroute uitwerken
2 personen
11
Presentaties controleren
2 personen
12
Informatiemateriaal verzamelen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Naamstickers voorbereiden
16
Bewegwijzering printen
17
Aanmeldlijst afdrukken
18
Techniek opladen
19
Ruimtes opruimen
3 personen
20
Koelkasten vullen
2 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
26
Informatiestands inrichten
3 personen
27
Rondleidingsborden plaatsen
2 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Presentaties klaarzetten
2 personen
30
Geluidsniveau testen
2 personen
31
Toiletten controleren
32
Handgel bijvullen
33
Teambriefing houden
4 personen

Event

34
Bezoekers verwelkomen
3 personen
35
Aanmeldingen afvinken
2 personen
36
Naamstickers uitdelen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Hapjes serveren
2 personen
39
Rondleidingen begeleiden
3 personen
40
Presentaties verzorgen
2 personen
41
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
44
Afvalbakken legen
45
Bezoekers bedanken
2 personen

Nazorg

46
Servies verzamelen
2 personen
47
Voedsel veilig opbergen
2 personen
48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
49
Meubilair afbreken
4 personen
50
Decoratie verwijderen
2 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Ruimtes schoonmaken
3 personen
54
Toiletten schoonmaken
55
Materialen sorteren
2 personen
56
Geleende spullen retourneren
2 personen
57
Overgebleven voorraad opslaan
58
Aanmeldgegevens veilig verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Registratie

Ontvangstbalie
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 80
Bezoekersformulierenaantal 80

Informatie

Informatiedisplaysaantal 6
Informatiefoldersaantal 150
Routebordenaantal 10
Programmakaartenaantal 80
Menukaartenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Plakgumaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 5
Handgelhoudersaantal 5
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de rondleidingsroute vóór je het programma definitief maakt. Controleer per ruimte hoeveel stoelen of bezoekers passen en voorkom dat de route langs een volle ontvangstbalie of opslag loopt.
Stuur het programma na bevestiging van de aanmelding opnieuw naar bezoekers. Vermeld begin- en eindtijd, de ingang en eventuele dieetwensen, zodat je op de dag zelf niet alles mondeling hoeft uit te leggen.
Richt de ontvangstbalie in met een afgedrukte aanmeldlijst, klemborden, pennen en naamstickers. Leg deze spullen uiterlijk de avond ervoor klaar en houd een paar lege formulieren achter de hand voor onverwachte bezoekers.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en microfoon in de ruimte waar je ze gebruikt. Laad de techniek volledig op en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Zet koffie, thee, glazen, kopjes, borden en hapjes pas klaar nadat de looproute en tafels staan. Vul koelkasten vooraf en controleer op de ochtend zelf of er voor het eerste uur genoeg servies en drinken beschikbaar is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag van een huisartsenpraktijk organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en uitnodigingen. Gebruik de laatste week voor bevestigingen, dieetwensen, boodschappen, bewegwijzering en een volledige techniekcheck.
Hoeveel bezoekers kan ik tegelijk uitnodigen voor een open dag?: Plan per rondleiding of presentatie alleen het aantal bezoekers dat zittend of veilig lopend in de betreffende ruimte past. Werk bij grotere belangstelling met tijdsloten van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten in plaats van iedereen tegelijk te laten komen.
Wat moet ik klaarleggen bij de ontvangst van een open dag?: Zet minimaal 30 minuten voor opening de ontvangstbalie klaar met de aanmeldlijst, klemborden, pennen, naamstickers en bezoekersformulieren. Voeg routeborden en programmakaarten toe, zodat bezoekers direct weten waar ze moeten zijn.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een open dag?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 drankjes per bezoeker, met extra glazen of kopjes voor een tweede ronde. Koop daarnaast ruim vóór de open dag de benodigde hapjes en houd rekening met geregistreerde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.