Organiser les portes ouvertes d’un cabinet médical
Une journée portes ouvertes réussie commence par un parcours simple, pas par la décoration. Fixez d’abord la date et le programme, puis gérez les inscriptions, les besoins alimentaires et la circulation entre les espaces. Les visiteurs doivent savoir où s’enregistrer, quoi découvrir et quand passer d’une présentation à l’autre. Ce plan vous aide à enchaîner les réservations, les supports d’information, l’installation et l’accueil sans laisser les détails du dernier jour vous ralentir.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Rédiger les invitations
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Enregistrer les inscriptions
- 5
Confirmer les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Envoyer le programme aux visiteurs
- 8
Déterminer les espaces et le parcours de circulation
2 personnes
- 9
Réserver le mobilier
- 10
Élaborer le parcours de visite
2 personnes
- 11
Vérifier les présentations
2 personnes
- 12
Rassembler le matériel d’information
2 personnes
- 13
Vérifier la liste des courses
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Préparer les étiquettes nominatives
- 16
Imprimer la signalisation
- 17
Imprimer la liste des inscriptions
- 18
Charger le matériel technique
- 19
Ranger les espaces
3 personnes
- 20
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
- 21
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 22
Préparer les en-cas
3 personnes
- 23
Installer les tables
3 personnes
- 24
Installer les chaises
3 personnes
- 25
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 26
Installer les stands d’information
3 personnes
- 27
Installer les panneaux de visite
2 personnes
- 28
Suspendre la décoration
2 personnes
- 29
Préparer les présentations
2 personnes
- 30
Tester le niveau sonore
2 personnes
- 31
Vérifier les toilettes
- 32
Réapprovisionner le gel hydroalcoolique
- 33
Faire le briefing d’équipe
4 personnes
Événement
- 34
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 35
Cocher les inscriptions
2 personnes
- 36
Distribuer les étiquettes nominatives
- 37
Servir le café et le thé
2 personnes
- 38
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 39
Accompagner les visites guidées
3 personnes
- 40
Assurer les présentations
2 personnes
- 41
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
- 42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 43
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
- 44
Vider les poubelles
- 45
Remercier les visiteurs
2 personnes
Suivi
- 46
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 47
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
- 48
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 49
Démonter le mobilier
4 personnes
- 50
Retirer la décoration
2 personnes
- 51
Faire la vaisselle
2 personnes
- 52
Rassembler les déchets
2 personnes
- 53
Nettoyer les espaces
3 personnes
- 54
Nettoyer les toilettes
- 55
Trier les matériaux
2 personnes
- 56
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 57
Ranger le stock restant
- 58
Traiter les inscriptions en toute sécurité
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tabourets de barqté 6
- Porte-manteauxqté 2
- Nappesqté 8
Inscription
- Accueil
- Presse-papiersqté 4
- Stylosqté 20
- Étiquettes nominativesqté 80
- Formulaires visiteursqté 80
Informations
- Présentoirs d'informationqté 6
- Brochures d’informationqté 150
- Panneaux de directionqté 10
- Cartes du programmeqté 80
- Cartes de menuqté 8
Décoration
- Ballonsqté 50
- Ruban à ballonsqté 2
- Guirlande de fanionsqté 4
- Compositions floralesqté 4
- Colle repositionnableqté 4
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceinte portableqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 10
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 5
- Supports de gel hydroalcooliqueqté 5
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 7 jours pour enregistrer les inscriptions, confirmer les présences et recueillir les besoins alimentaires.
- Dessinez le parcours de visite avant de réserver les tables et les chaises. Vérifiez qu’un visiteur peut passer de l’accueil aux présentations sans croiser les zones de préparation ni créer de file.
- Préparez les supports d’information au moins 3 jours avant l’ouverture : brochures, cartes du programme, présentoirs et panneaux de direction. Imprimez aussi la liste des inscriptions et les étiquettes nominatives séparément.
- Testez les présentations avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et l’enceinte. Faites ce contrôle 24 heures avant, puis regroupez les rallonges et multiprises avec le matériel technique à charger.
- Le jour J, installez d’abord l’accueil, les tables et les chaises, puis remplissez les réfrigérateurs et préparez le café, le thé et les en-cas. Gardez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des visiteurs pour régler la signalétique et les derniers déplacements de mobilier.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour les portes ouvertes d’un cabinet médical ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez ensuite au moins 7 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu et confirmer les inscriptions.
- Combien de temps prévoir pour installer une journée portes ouvertes ?
- Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des visiteurs pour installer l’accueil, les tables, les chaises, la signalétique et le matériel technique. Ajoutez un test de 30 minutes pour les présentations et le son.
- Comment organiser le parcours de visite d’un cabinet médical ?
- Définissez un sens de circulation unique avec un point d’accueil, les espaces de présentation, puis une zone d’information ou de convivialité. Testez le parcours avec 5 à 10 personnes afin de repérer les croisements et les files d’attente.
- Quand préparer les documents et les badges visiteurs ?
- Préparez les brochures, les cartes du programme, les formulaires et les étiquettes nominatives au plus tard 3 jours avant l’événement. Imprimez la liste finale des inscriptions la veille, après la dernière confirmation.
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