Checklist huisartsenpraktijk open dag organiseren

Een open dag in een huisartsenpraktijk vraagt om meer dan een uitnodiging en koffie. Bezoekers moeten bij binnenkomst weten waar ze zich aanmelden, hoe de rondleiding loopt en waar ze informatie vinden. Plan het programma eerst, werk daarna de bezoekersstroom en ruimtes uit en controleer in de laatste week alle materialen en techniek. Met deze checklist houd je registratie, presentaties, catering en bewegwijzering op elkaar afgestemd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Programma naar bezoekers sturen
Ruimtes en looproute bepalen
2 personen
Reserveringen voor meubilair maken
Rondleidingsroute uitwerken
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Informatiemateriaal verzamelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Naamstickers voorbereiden
Bewegwijzering printen
Aanmeldlijst afdrukken
Techniek opladen
Ruimtes opruimen
3 personen
Koelkasten vullen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Informatiestands inrichten
3 personen
Rondleidingsborden plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Toiletten controleren
Handgel bijvullen
Teambriefing houden
4 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Naamstickers uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Presentaties verzorgen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
Bezoekers bedanken
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
Aanmeldgegevens veilig verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Registratie

Ontvangstbalie
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 80
Bezoekersformulierenaantal 80

Informatie

Informatiedisplaysaantal 6
Informatiefoldersaantal 150
Routebordenaantal 10
Programmakaartenaantal 80
Menukaartenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Plakgumaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 5
Handgelhoudersaantal 5
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 3 weken vooraf vast en stuur bezoekers daarna de tijden, route en praktische informatie. Zo weet je hoeveel mensen je bij de ontvangstbalie en rondleidingen kunt verwachten.
Maak minimaal 1 week vooraf de rondleidingsroute en loop die zelf met een collega. Controleer deuren, wachtruimtes, bewegwijzering en plekken waar bezoekers elkaar kunnen ophouden.
Richt de ontvangstbalie in met een afgedrukte aanmeldlijst, klemborden, pennen en naamstickers. Leg daarnaast bezoekersformulieren klaar voor mensen die zich niet vooraf hebben aangemeld.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en microfoon minstens 2 dagen vooraf op de plek waar je ze gebruikt. Laad apparatuur volledig op en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
Plan koffie, thee en hapjes pas nadat het aantal aanmeldingen is gecontroleerd. Vul koelkasten en zet kopjes, glazen en borden op de dag zelf klaar, zodat de ontvangstbalie niet tegelijk als uitgiftepunt hoeft te dienen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag van een huisartsenpraktijk organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en uitnodigingen. Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de open dag, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een huisartsenpraktijk klaar te zetten voor een open dag?: Reken op 2 tot 3 uur voor opruimen, tafels en stoelen plaatsen, de ontvangstbalie inrichten, routeborden ophangen en koffie en thee voorbereiden. Test presentaties en techniek uiterlijk 2 dagen eerder; op de dag zelf blijft dan alleen de eindcontrole over.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een open dag?: Tel voor het eerste uur gemiddeld 2 drankjes per bezoeker en voor elk extra uur 1 drankje per bezoeker. Controleer het aantal aanmeldingen 2 dagen vooraf en houd ongeveer 10 procent extra kopjes, glazen en servies achter de hand.
Wat moet ik klaarleggen bij de ontvangst van bezoekers?: Zet minimaal 30 minuten voor aanvang de ontvangstbalie klaar met de aanmeldlijst, klemborden, pennen, naamstickers, bezoekersformulieren en programmakaarten. Leg routeborden zichtbaar vanaf de ingang en wijs één persoon aan die de eerste bezoekers opvangt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.