Tag der offenen Tür in der Hausarztpraxis organisieren

Bei einem Tag der offenen Tür in der Hausarztpraxis entscheidet ein klarer Ablauf darüber, ob Besucher sich gut orientieren und das Team ansprechbar bleibt. Legen Sie zuerst Datum, Programm und Führungsroute fest, bevor Sie Einladungen verschicken oder Material bestellen. Planen Sie Anmeldung, Rundgang, kurze Präsentationen und einen festen Bereich für Kaffee und Snacks. Der fertige Plan hilft Ihnen außerdem, Technik, Beschilderung und Besucherdaten rechtzeitig zusammenzubringen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Einladungen erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen erfassen
5
Anmeldungen bestätigen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Programm an Besucher senden
8
Räume und Laufweg festlegen
2 Personen
9
Möbelreservierungen vornehmen
10
Führungsroute ausarbeiten
2 Personen
11
Präsentationen prüfen
2 Personen
12
Informationsmaterial zusammenstellen
2 Personen
13
Einkaufsliste prüfen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Namensaufkleber vorbereiten
16
Beschilderung drucken
17
Anmeldeliste ausdrucken
18
Technik aufladen
19
Räume aufräumen
3 Personen
20
Kühlschränke befüllen
2 Personen
21
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
3 Personen
23
Tische aufstellen
3 Personen
24
Stühle aufstellen
3 Personen
25
Empfangstheke einrichten
2 Personen
26
Informationsstände einrichten
3 Personen
27
Hinweisschilder für Führungen aufstellen
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
2 Personen
29
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
30
Lautstärke testen
2 Personen
31
Toiletten kontrollieren
32
Handdesinfektionsmittel nachfüllen
33
Teambriefing durchführen
4 Personen

Event

34
Besucher begrüßen
3 Personen
35
Anmeldungen abhaken
2 Personen
36
Namensaufkleber verteilen
37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
38
Snacks servieren
2 Personen
39
Führungen begleiten
3 Personen
40
Präsentationen halten
2 Personen
41
Besucherfragen beantworten
3 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
44
Mülleimer leeren
45
Besucher bedanken
2 Personen

Nachbereitung

46
Geschirr sammeln
2 Personen
47
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
48
Geräte ausschalten
2 Personen
49
Möbel abbauen
4 Personen
50
Dekoration entfernen
2 Personen
51
Geschirr abwaschen
2 Personen
52
Abfall sammeln
2 Personen
53
Räume reinigen
3 Personen
54
Toiletten reinigen
55
Materialien sortieren
2 Personen
56
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
57
Restbestand einlagern
58
Anmeldedaten sicher verarbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 8

Registrierung

Empfangstresen
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 80
BesucherformulareAnz. 80

Informationen

InformationsdisplaysAnz. 6
InformationsbroschürenAnz. 150
WegweiserAnz. 10
ProgrammkartenAnz. 80
SpeisekartenAnz. 8

Dekoration

BallonsAnz. 50
BallonbandAnz. 2
WimpelketteAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 4
KleberAnz. 4

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 70
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 5
HanddesinfektionsständerAnz. 5
PutzeimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
PutzlappenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginnen Sie mindestens 6 Wochen vorher mit Datum und Programm. Verschicken Sie die Einladungen erst, wenn Dauer, Anmeldeweg und geplante Führungen feststehen.
Legen Sie eine Einbahnroute durch die Praxis fest und markieren Sie sie an jeder Abzweigung. Rechnen Sie pro Führungsgruppe mit 20 bis 30 Minuten, damit Empfang und Wartebereich nicht verstopfen.
Bestätigen Sie Anmeldungen spätestens 7 Tage vor dem Termin und fragen Sie dabei Ernährungswünsche ab. Drucken Sie die Anmeldeliste am Veranstaltungstag zusätzlich aus, falls die digitale Erfassung ausfällt.
Prüfen Sie Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 3 Tage vorher gemeinsam im Raum. Laden Sie Akkus am Vorabend und legen Sie Verlängerungskabel dort bereit, wo sie niemanden im Laufweg gefährden.
Richten Sie Empfangstheke, Namensaufkleber, Besucherformulare und Wegweiser vor dem Einlass ein. Stellen Sie Kaffee, Tee und Snacks erst kurz vor Beginn bereit und füllen Sie die Kühlschränke am selben Vormittag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in der Hausarztpraxis planen?: Beginnen Sie etwa 6 Wochen vorher mit Datum, Programm und Räumen. Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Sie Anmeldungen und Ernährungswünsche noch erfassen können.
Wie lange sollte eine Führung durch die Hausarztpraxis dauern?: Planen Sie pro Gruppe etwa 20 bis 30 Minuten ein. Bei mehreren Stationen sollten zwischen den Gruppen mindestens 10 Minuten Puffer liegen, damit sich Empfang und Rundgang nicht überschneiden.
Wann sollte man die Technik für den Praxistag testen?: Testen Sie Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 3 Tage vorher im vorgesehenen Raum. Laden Sie die Geräte am Vorabend erneut und prüfen Sie vor dem Einlass noch einmal Ton und Präsentation.
Wie viele Sitzplätze braucht man beim Tag der offenen Tür?: Stellen Sie für ungefähr zwei Drittel der gleichzeitig erwarteten Besucher einen Stuhl bereit, ergänzt um einige Stehplätze oder Barhocker. Für einen Vortrag mit 30 Personen sind beispielsweise etwa 20 bis 24 Stühle plus freie Wege sinnvoll.

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