Zo organiseer je een open dag zonder last-minute chaos

Een open dag organiseren begint niet met versiering, maar met een helder programma en een logische indeling van ruimtes en terrein. Leg eerst vast wat bezoekers wanneer kunnen doen, controleer daarna vergunningen en reserveringen en werk toe naar publicatie en aanmeldingen. In de laatste week draait alles om vrijwilligers, materialen, catering en toegang. Op de dag zelf moeten ontvangst, informatie, activiteiten en bewegwijzering al klaarstaan voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en terrein indelen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Reserveringen maken
5
Programma publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Sociale berichten plaatsen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Activiteiten voorbereiden
3 personen
12
Informatieborden maken
2 personen
13
Plattegrond maken
14
Muziek samenstellen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
19
Locatie schoonmaken
3 personen
20
Materialen controleren
2 personen
21
Sleutels en toegang regelen
22
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Entree en ontvangst inrichten
2 personen
25
Informatietafel inrichten
2 personen
26
Activiteitenstations opbouwen
4 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
29
Licht en stroom controleren
2 personen
30
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
31
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
3 personen
33
Sanitaire voorzieningen controleren
34
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
35
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

36
Registratiebalie bemannen
2 personen
37
Bezoekers welkom heten
2 personen
38
Programma toelichten
39
Rondleidingen begeleiden
3 personen
40
Activiteiten begeleiden
5 personen
41
Informatie verstrekken
2 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Hapjes serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Buffet aanvullen
2 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Toiletten tussentijds schoonmaken
48
Activiteitenmaterialen aanvullen
49
Fotomoment begeleiden
50
Avondprogramma begeleiden
3 personen
51
Muziek bedienen
52
Laatste ronde serveren
2 personen
53
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

54
Geluidsapparatuur uitschakelen
55
Catering opruimen
3 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Versiering verwijderen
2 personen
59
Afval afvoeren
2 personen
60
Locatie schoonmaken
3 personen
61
Materialen terugbrengen
2 personen
62
Geleende spullen retourneren
2 personen
63
Overgebleven catering opslaan
2 personen
64
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Kleedtafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 3
Laptop
Fotocamera

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenpompenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Naambordjesaantal 100
Fotowand
Pijlbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangaantal 6
Koelserviesaantal 4
Thermosflessenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Ballenaantal 8
Springtouwenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Spelmaterialenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma eerst definitief en publiceer het daarna pas. Plan per activiteit een begin- en eindtijd en houd ruimte voor uitloop, zodat bezoekers niet voor een gesloten onderdeel staan.
Controleer uiterlijk vier weken vooraf of vergunningen, reserveringen en toegang geregeld zijn. Leg ook vast wie de sleutels heeft en wie opent als de hoofdverantwoordelijke vertraagd is.
Maak naast een plattegrond voor bezoekers een korte werkplattegrond voor vrijwilligers. Zet daarop onder meer de entree, informatietafel, catering, toiletten, afvalbakken en eventuele partytenten.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef het cateringteam uiterlijk drie dagen vooraf het definitieve aantal door. Koel dranken pas op tijd, zodat koelboxen en koelkasten niet onnodig lang bezet zijn.
Doe de materiaalcontrole op de dag ervoor, niet tijdens de opbouw. Test microfoon, Bluetoothspeakers, koffiezetapparaten, waterkokers, verlenghaspels en stekkerdozen en laad powerbanks volledig op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag organiseren?: Begin ongeveer acht weken vooraf met datum, programma, terreinindeling en vergunningen. Verstuur uitnodigingen en publiceer het programma bij voorkeur vier tot zes weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?: Reken minimaal één vrijwilliger per vaste post, zoals ontvangst, informatietafel en activiteiten, plus één coördinator. Voor vijf gelijktijdige posten heb je dus minstens zes mensen nodig; plan daarnaast een reserve voor pauzes en uitval.
Wanneer moet je de aanmeldingen en dieetwensen definitief maken?: Sluit de aanmeldingen drie tot vijf dagen vooraf als je catering of activiteiten op aantallen afstemt. Controleer dieetwensen nog één keer op de dag ervoor en geef wijzigingen direct door aan degene die de catering klaarzet.
Hoeveel tijd heb je nodig om een open dag op te bouwen?: Plan minstens twee uur voor tafels, stoelen, partytenten, ontvangst, informatieborden en techniek. Komt er veel decoratie of zijn meerdere ruimtes nodig, reserveer dan drie tot vier uur en laat de technische test vóór de opening plaatsvinden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.