Cómo organizar una jornada de puertas abiertas sin perder el control
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el recorrido está claro desde la llegada hasta la última actividad. Empieza fijando la fecha y el programa, confirma permisos y reservas, y después organiza inscripciones, espacios y voluntarios. La recepción, el plano y los carteles deben estar listos antes de montar mesas, sillas y carpas. Reserva tiempo específico para revisar materiales, bebidas, catering, llaves y conexiones eléctricas: son detalles que suelen fallar cuando se dejan para el último día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Distribuir los espacios y el recinto
2 personas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Hacer reservas
- 5
Publicar el programa
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar mensajes en redes sociales
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Asignar voluntarios
2 personas
- 11
Preparar las actividades
3 personas
- 12
Hacer carteles informativos
2 personas
- 13
Hacer el plano
- 14
Seleccionar la música
- 15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Preparar catering no perecedero
2 personas
- 19
Limpiar el lugar
3 personas
- 20
Comprobar los materiales
2 personas
- 21
Gestionar llaves y acceso
- 22
Montar mesas y sillas
4 personas
- 23
Montar las carpas
4 personas
- 24
Montar la entrada y la recepción
2 personas
- 25
Montar la mesa de información
2 personas
- 26
Montar estaciones de actividades
4 personas
- 27
Colgar la decoración
3 personas
- 28
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 29
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
- 30
Montar el bufé de catering
3 personas
- 31
Preparar café y té
2 personas
- 32
Preparar aperitivos
3 personas
- 33
Comprobar las instalaciones sanitarias
- 34
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
- 35
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 36
Atender la mesa de registro
2 personas
- 37
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 38
Presentar el programa
- 39
Guiar visitas
3 personas
- 40
Coordinar actividades
5 personas
- 41
Proporcionar información
2 personas
- 42
Servir café y té
2 personas
- 43
Servir aperitivos
2 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Reponer el bufé
2 personas
- 46
Recoger la basura
2 personas
- 47
Limpiar los baños durante el evento
- 48
Reponer material de actividades
- 49
Coordinar el momento de fotos
- 50
Coordinar el programa de la noche
3 personas
- 51
Controlar la música
- 52
Servir la última ronda
2 personas
- 53
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 54
Apagar el equipo de sonido
- 55
Recoger el catering
3 personas
- 56
Lavar la vajilla
3 personas
- 57
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 58
Retirar la decoración
2 personas
- 59
Retirar los residuos
2 personas
- 60
Limpiar el lugar
3 personas
- 61
Devolver los materiales
2 personas
- 62
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 63
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 64
Gestionar la fianza y las llaves
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
- Mesas de maquillajecant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarracant. 4
- Termoscant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Baterías externas recargablescant. 3
- Portátil
- Cámara de fotos
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Bombas para globoscant. 2
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Pancartas con nombrescant. 100
- Photowall
- Carteles direccionalescant. 10
- Pizarrascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Cucharonescant. 8
- Pinzacant. 6
- Vajilla refrigeradacant. 4
- Botellas térmicascant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Material deportivo
- Conoscant. 20
- Pelotascant. 8
- Cuerdas para saltarcant. 6
- Aroscant. 6
- Materiales de juegocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y los permisos antes de publicar nada. Deja al menos 2 semanas para corregir cambios, confirmar reservas y preparar las invitaciones.
- Diseña el recorrido de los asistentes con un plano sencillo: entrada y recepción primero, mesa de información después y actividades claramente señalizadas. Coloca carteles antes de montar la decoración para comprobar que se ven desde los accesos.
- Asigna voluntarios por turnos y funciones concretas, incluyendo recepción, información, actividades y apoyo al montaje. Prevé al menos una persona de respaldo para cubrir pausas o ausencias.
- Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas con antelación, y revisa la lista de compra según esas respuestas. Enfría las bebidas y prepara el catering no perecedero el día anterior, no durante la apertura.
- Haz una comprobación técnica antes de que llegue el público: micrófono, altavoces, portátil, regletas, enrollacables y baterías externas. Comprueba también llaves y acceso, y monta mesas, sillas, carpas y recepción siguiendo el plano.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Usa las primeras 2 semanas para fijar fecha, programa, permisos y reservas; deja la última semana para inscripciones, voluntarios, compras y materiales.
- ¿Cuándo debo publicar el programa y enviar las invitaciones?
- Publica el programa cuando la fecha, los espacios y las actividades estén confirmados, idealmente 3 semanas antes. Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes con el horario, el acceso y la información de inscripción.
- ¿Cómo organizo la recepción de una jornada de puertas abiertas?
- Coloca la entrada, la recepción y la mesa de información en el primer punto visible del recorrido. Prepara el plano, los carteles y la lista de inscripciones al menos 30 minutos antes de abrir.
- ¿Cuándo hay que preparar las bebidas y el catering?
- Prepara el catering no perecedero el día anterior y enfría las bebidas con varias horas de margen. Revisa vasos reutilizables, tazas, platos, cubiertos, bandejas, jarras y termos antes de montar la zona de servicio.
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