Organiser une journée portes ouvertes sans rien oublier

Une journée portes ouvertes se prépare dans un ordre précis : fixer la date, définir le programme, organiser les espaces, puis gérer les inscriptions et les bénévoles. Prévoyez assez tôt les autorisations, les réservations et la communication, car ces points bloquent souvent le reste. Le jour venu, l’accueil, la signalétique, le matériel et l’accès doivent être prêts avant l’arrivée du public. Ce guide vous aide à répartir les 64 tâches du plan sans laisser les derniers détails au lendemain.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Répartir les espaces et le terrain
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Faire les réservations
5
Publier le programme
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier des messages sur les réseaux sociaux
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Préparer les activités
3 personnes
12
Créer les panneaux d'information
2 personnes
13
Créer le plan
14
Composer la musique
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
19
Nettoyer le lieu
3 personnes
20
Vérifier le matériel
2 personnes
21
Organiser les clés et l’accès
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Aménager l’entrée et l’accueil
2 personnes
25
Aménager le stand d’information
2 personnes
26
Installer les stands d’activités
4 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Raccorder le matériel audio
2 personnes
29
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
30
Monter le buffet traiteur
3 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes
33
Vérifier les installations sanitaires
34
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
35
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

36
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
37
Accueillir les visiteurs
2 personnes
38
Présenter le programme
39
Accompagner les visites guidées
3 personnes
40
Encadrer les activités
5 personnes
41
Fournir les informations
2 personnes
42
Servir le café et le thé
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
46
Rassembler les déchets
2 personnes
47
Nettoyer les toilettes entre-temps
48
Réapprovisionner le matériel d’activités
49
Animer le moment photo
50
Encadrer le programme du soir
3 personnes
51
Gérer la musique
52
Servir le dernier tour
2 personnes
53
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

54
Éteindre le matériel sonore
55
Ranger le service traiteur
3 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Retirer la décoration
2 personnes
59
Évacuer les déchets
2 personnes
60
Nettoyer le lieu
3 personnes
61
Rapporter le matériel
2 personnes
62
Rendre les articles empruntés
2 personnes
63
Stocker la restauration restante
2 personnes
64
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6
Tables de maquillageqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 3
Ordinateur portable
Appareil photo

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Pompes à ballonsqté 2
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 100
Mur photo
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Saladiersqté 4
Louchesqté 8
Pinceqté 6
Vaisselle isothermeqté 4
Bouteilles isothermesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Matériel de sport

Cônesqté 20
Ballonsqté 8
Cordes à sauterqté 6
Cerceauxqté 6
Matériel de jeuqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant la date par le programme, les espaces, les autorisations et les réservations. Tant que ces quatre éléments ne sont pas confirmés, évitez de publier des horaires définitifs.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est publié et demandez les besoins alimentaires au même moment. Faites un premier point sur les inscrits 10 jours avant, puis relancez les personnes qui n’ont pas précisé leurs contraintes.
Attribuez chaque zone et chaque mission à un bénévole au moins 2 semaines avant l’événement. Prévoyez une personne identifiable à l’accueil, une autre au stand d’information et une solution de remplacement pour chaque poste exposé.
Vérifiez le matériel 3 à 5 jours avant : tables pliantes, chaises, tentes, microphone, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Testez les branchements sur place plutôt que de découvrir le jour même qu’une zone n’a pas de prise accessible.
La veille, nettoyez le lieu, installez ce qui peut l’être et mettez les boissons au frais. Le jour J, gardez au moins 60 minutes avant l’ouverture pour monter les tentes, placer l’accueil, afficher le plan et contrôler les clés et les accès.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les autorisations et les réservations, de publier le programme, de traiter les inscriptions et de répartir les bénévoles avant les derniers préparatifs.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les dès que la date et le programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant. Faites une relance 7 à 10 jours avant afin d’obtenir un nombre de participants plus fiable.
Quand préparer le matériel et installer les espaces ?: Contrôlez la liste du matériel 3 à 5 jours avant et vérifiez les équipements électriques sur place. Gardez ensuite 60 à 90 minutes le jour même pour installer les tables, les chaises, les tentes, l’accueil et le stand d’information.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Répartissez les bénévoles par zone et par créneau, avec au moins une personne à l’accueil et une au stand d’information pendant toute l’ouverture. Ajoutez une personne de remplacement par tranche de 2 à 3 heures pour gérer les pauses et les imprévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.