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Tag der offenen Tür organisieren: der praktische Ablauf

Ein Tag der offenen Tür wirkt unkompliziert, braucht aber eine klare Reihenfolge. Lege zuerst Datum, Programm und die Nutzung von Räumen und Gelände fest. Danach folgen Genehmigungen, Reservierungen, Einladungen und die Einteilung der Freiwilligen. Plane den Empfang, den Lageplan und die Informationsschilder früh genug – Besucher müssen sofort wissen, wohin sie gehen können. Kurz vor dem Termin zählen Zugang, Technik, Getränke und ein vorbereiteter Aufbauplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • 2

    Räume und Gelände einteilen

    2 Personen

  • 3

    Genehmigungen prüfen

  • 4

    Reservierungen vornehmen

  • 5

    Programm veröffentlichen

  • 6

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 7

    Social-Media-Posts veröffentlichen

  • 8

    Anmeldungen bearbeiten

  • 9

    Ernährungswünsche erfassen

  • 10

    Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • 11

    Aktivitäten vorbereiten

    3 Personen

  • 12

    Informationsschilder erstellen

    2 Personen

  • 13

    Lageplan erstellen

  • 14

    Musik zusammenstellen

  • 15

    Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • 16

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 17

    Getränke kühlen

    2 Personen

  • 18

    Lagerfähiges Catering bereitstellen

    2 Personen

  • 19

    Location reinigen

    3 Personen

  • 20

    Materialien prüfen

    2 Personen

  • 21

    Schlüssel und Zugang organisieren

  • 22

    Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • 23

    Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • 24

    Eingang und Empfang einrichten

    2 Personen

  • 25

    Infotisch einrichten

    2 Personen

  • 26

    Aktivitätsstationen aufbauen

    4 Personen

  • 27

    Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • 28

    Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • 29

    Licht und Strom kontrollieren

    2 Personen

  • 30

    Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • 31

    Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • 32

    Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • 33

    Sanitäre Anlagen kontrollieren

  • 34

    Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

  • 35

    Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • 36

    Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • 37

    Besucher begrüßen

    2 Personen

  • 38

    Programm vorstellen

  • 39

    Führungen begleiten

    3 Personen

  • 40

    Aktivitäten begleiten

    5 Personen

  • 41

    Informationen bereitstellen

    2 Personen

  • 42

    Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • 43

    Snacks servieren

    2 Personen

  • 44

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 45

    Buffet auffüllen

    2 Personen

  • 46

    Abfall sammeln

    2 Personen

  • 47

    Toiletten zwischendurch reinigen

  • 48

    Aktivitätsmaterialien auffüllen

  • 49

    Fotomoment begleiten

  • 50

    Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • 51

    Musik bedienen

  • 52

    Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • 53

    Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • 54

    Tonanlage ausschalten

  • 55

    Catering aufräumen

    3 Personen

  • 56

    Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • 57

    Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • 58

    Dekoration entfernen

    2 Personen

  • 59

    Abfall entsorgen

    2 Personen

  • 60

    Location reinigen

    3 Personen

  • 61

    Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • 62

    Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • 63

    Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • 64

    Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 10
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • UmkleidetischeAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierplattenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KaraffeAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 3
  • Laptop
  • Fotokamera

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonbögenAnz. 2
  • BallonpumpenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 100
  • Fotowand
  • WegweiserAnz. 10
  • KreidetafelnAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ZangeAnz. 6
  • KühlgeschirrAnz. 4
  • ThermosflaschenAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Sportmaterial

  • KegelAnz. 20
  • BälleAnz. 8
  • SpringseileAnz. 6
  • ReifenAnz. 6
  • SpielmaterialienAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane Programm und Raumaufteilung mindestens vier Wochen vor dem Termin. Weise jeder Aktivität einen festen Bereich zu und berücksichtige dabei Ein- und Ausgänge, Sitzplätze und mögliche Warteschlangen.
  • Prüfe Genehmigungen und Reservierungen, bevor du Einladungen veröffentlichst. Kläre spätestens drei Wochen vorher, wer Schlüssel, Zugang und die Verantwortung für die Räume übernimmt.
  • Teile Freiwillige in Schichten von zwei bis drei Stunden ein. Für Empfang, Infotisch, Aktivitäten und Nachschub sollte immer eine zuständige Person benannt sein, auch während der Pausen.
  • Veröffentliche mit dem Programm auch einen Lageplan und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Bereite Informationsschilder mindestens eine Woche vorher vor und stelle sie an Eingang, Infotisch und den wichtigsten Wegpunkten auf.
  • Kontrolliere Materialien und Technik am Vortag: Mikrofon, Lautsprecher, Laptop, Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen und Powerbanks. Kühle Getränke früh genug, stelle lagerfähiges Catering bereit und plane den Aufbau von Tischen, Stühlen und Partyzelten vor Öffnung ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür planen?
Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Raumaufteilung und Genehmigungen. Einladungen und öffentliche Ankündigungen sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?
Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für den Infotisch und je eine verantwortliche Person pro Aktivität ein. Bei mehreren Bereichen sind Schichten von zwei bis drei Stunden sinnvoll, damit niemand den ganzen Tag ausfällt.
Wann sollte der Aufbau beginnen?
Starte je nach Gelände und Anzahl der Bereiche zwei bis vier Stunden vor dem Einlass. Tische, Stühle, Partyzelte, Beschilderung und Technik sollten vor dem Aufbau der Gäste geprüft werden; Getränke und Catering kommen zuletzt an ihre Plätze.
Was wird bei einem Tag der offenen Tür häufig vergessen?
Oft fehlen klare Wegweiser, ein getestetes Mikrofon, genügend Verlängerungskabel oder eine Person für Schlüssel und Zugang. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und halte zusätzlich Trinkgläser, Kaffeetassen, Abfallbehälter und Powerbanks bereit.

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