Zo organiseer je een open dag zonder losse eindjes

Begin met een helder programma en een logische route door de locatie. Leg daarna ruimtes, activiteiten en demonstraties vast, zodat je weet hoeveel vrijwilligers, tafels en materialen nodig zijn. Open op tijd het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen voordat je boodschappen en hapjes plant. In de laatste week draait alles om bevestigen, printen en klaarzetten: van naamkaartjes en routeborden tot de ontvangstbalie en activiteitenstations.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimtes reserveren
3
Activiteiten en demonstraties kiezen
3 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Programma naar deelnemers sturen
11
Leveringen en boodschappen plannen
2 personen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Programma- en routeborden maken
2 personen
14
Draaiboek printen
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
4 personen
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Aanmeldlijst klaarleggen
21
Locatie controleren
2 personen
22
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
23
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
24
Informatietafels opstellen
3 personen
25
Activiteitenstations inrichten
5 personen
26
Demonstratieruimte inrichten
3 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Route- en bewegwijzeringsborden plaatsen
2 personen
29
Garderobe inrichten
2 personen
30
Koffie- en theehoek inrichten
2 personen
31
Buffet en uitgiftepunt inrichten
3 personen
32
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
33
Hapjes uitstallen
3 personen
34
Techniek en verlichting testen
2 personen
35
Toiletten controleren
36
Teambriefing houden
8 personen

Event

37
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
38
Bezoekers welkom heten
3 personen
39
Aanmeldingen afvinken
2 personen
40
Programma toelichten
2 personen
41
Rondleidingen begeleiden
4 personen
42
Informatietafels bemannen
5 personen
43
Workshops begeleiden
4 personen
44
Demonstraties verzorgen
3 personen
45
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Buffet aanvullen
2 personen
50
Dieetmaaltijden apart uitgeven
51
Garderobe beheren
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
54
Pauzes voor medewerkers regelen
55
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
56
Laatste ronde langs ruimtes maken
2 personen
57
Eindmededeling verzorgen

Nazorg

58
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
59
Materialen veilig opbergen
3 personen
60
Meubilair afbouwen
4 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Keuken opruimen
3 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Gevonden voorwerpen registreren
67
Huurmaterialen controleren
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
70
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Statafelsaantal 6
Kleedkamertafel
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Partytentenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Melkkannenaantal 4
Suikerbakjesaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 15
Bloemstukkenaantal 8
Plakbandaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 20
Informatiehoudersaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Projectorenaantal 2
Handkarrenaantal 2
Ventilatorenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Ovenwantenaantal 4
Theedoekenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiegelaantal 6
Papieren handdoekrollenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Sportmateriaal

Knutseltafelsaantal 4
Knutselstoelenaantal 24
Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Tekenpapieraantal 300
Schortenaantal 24
Ballenaantal 12
Hoepelsaantal 8
Spelmaterialenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bezoekersstroom vóór je tafels en activiteitenstations indeelt. Zet de ontvangstbalie bij de ingang, plaats informatiehouders op zichtbare punten en gebruik programma- en routeborden bij elke belangrijke afslag.
Stuur het programma uiterlijk enkele dagen vooraf naar deelnemers. Vermeld starttijden, demonstraties, de route en praktische informatie, zodat de ontvangst op de dag zelf geen lange uitleg nodig heeft.
Maak de vrijwilligersindeling concreet per tijdsblok van bijvoorbeeld twee uur. Wijs aparte mensen toe aan ontvangst, activiteitenstations, catering en het aanvullen van bekers, koffie en hapjes.
Controleer dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en pas de boodschappen daarop aan. Zet schaaltjes, opscheplepels en eventuele aangepaste hapjes apart en label ze duidelijk vóór de deuren opengaan.
Doe de eindcontrole op de dag zelf vóór de eerste bezoekers arriveren. Controleer routeborden, naamkaartjes, aanmeldlijst, afvalbakken, dranken in koelboxen en de opstelling van tafels en stoelen; houd bij buitenactiviteiten ook een alternatief klaar bij slecht weer.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet je een open dag organiseren en plannen?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de open dag, zodat je aantallen, dieetwensen en vrijwilligers definitief kunt maken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de ontvangst, 1 per actief activiteitenstation en 1 persoon voor catering en bevoorrading. Bij meerdere ruimtes werkt een extra rondlopende coördinator per 50 tot 75 bezoekers praktisch.
Hoeveel drank en hapjes heb je nodig voor een open dag?: Voor een programma van ongeveer 3 uur kun je rekenen op 2 drankjes per persoon en 3 tot 5 kleine hapjes per persoon. Tel voor koffie en thee extra kopjes en kannen mee als bezoekers verspreid binnenkomen.
Wat moet je de dag voor een open dag klaarzetten?: Zet naamkaartjes, routeborden, informatiehouders, tafelkleden en materialen de dag ervoor per ruimte klaar. Print ook het draaiboek en de aanmeldlijst; koel dranken uiterlijk enkele uren voor aanvang en controleer op de ochtend zelf de volledige locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.