Cómo organizar una jornada de puertas abiertas sin perder el control

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el recorrido del visitante está decidido antes de comprar nada. Empieza fijando la fecha, el horario y las actividades; después reserva las salas, abre las inscripciones y asigna responsables. Durante las semanas previas tendrás que cerrar preferencias dietéticas, preparar la señalización y confirmar materiales. El día anterior se compran los alimentos, se enfrían las bebidas y se deja lista la recepción; el mismo día solo debería quedar el montaje y la atención a los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar y las salas
3
Elegir actividades y demostraciones
3 personas
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar voluntarios
2 personas
10
Enviar el programa a los participantes
11
Planificar entregas y compras
2 personas
12
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
13
Crear carteles de programa y de ruta
2 personas
14
Imprimir el plan de trabajo
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Hacer la compra
3 personas
17
Enfriar bebidas
2 personas
18
Preparar aperitivos
4 personas
19
Reunir los materiales
3 personas
20
Preparar la lista de registro
21
Comprobar el lugar
2 personas
22
Montar mesas y sillas
4 personas
23
Montar el mostrador de recepción
2 personas
24
Instalar mesas informativas
3 personas
25
Montar estaciones de actividades
5 personas
26
Montar la zona de demostración
3 personas
27
Colgar la decoración
3 personas
28
Colocar señales de ruta y orientación
2 personas
29
Montar el guardarropa
2 personas
30
Montar el rincón de café y té
2 personas
31
Montar el bufé y el punto de recogida
3 personas
32
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
33
Montar aperitivos
3 personas
34
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
35
Comprobar los baños
36
Hacer briefing al equipo
8 personas

Evento

37
Atender la recepción
2 personas
38
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
39
Marcar las inscripciones
2 personas
40
Presentar el programa
2 personas
41
Guiar visitas
4 personas
42
Atender las mesas de información
5 personas
43
Guiar talleres
4 personas
44
Ofrecer demostraciones
3 personas
45
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Reponer el bufé
2 personas
50
Servir por separado las comidas especiales
51
Gestionar el guardarropa
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
54
Organizar descansos para el personal
55
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
56
Hacer la última ronda por las salas
2 personas
57
Encargarse del anuncio final

Seguimiento

58
Enfriar la comida sobrante
2 personas
59
Guardar los materiales de forma segura
3 personas
60
Desmontar el mobiliario
4 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Recoger la vajilla
3 personas
63
Ordenar la cocina
3 personas
64
Clasificar y retirar residuos
3 personas
65
Limpiar el lugar
4 personas
66
Registrar objetos perdidos
67
Comprobar el material de alquiler
2 personas
68
Devolver el material alquilado
2 personas
69
Guardar las compras sobrantes
2 personas
70
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Mesas altascant. 6
Mesa de camerino
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Carpas de fiestacant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 8
Cuencoscant. 20
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 15
Arreglos floralescant. 8
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Tarjetas de nombrecant. 120
Bolígrafoscant. 20
Portainformacióncant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófonoscant. 2
Portátilescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Proyectorescant. 2
Carritos de manocant. 2
Ventiladorescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12
Guantes de hornocant. 4
Paños de cocinacant. 12

Limpieza

Carros de limpiezacant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Gel desinfectantecant. 6
Rollos de papel de cocinacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4

Material deportivo

Mesas de manualidadescant. 4
Sillas para manualidadescant. 24
Lápices de colorescant. 12
Rotuladorescant. 12
Papel para dibujarcant. 300
Delantalescant. 24
Pelotascant. 12
Aroscant. 8
Materiales de juegocant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Indica la hora de llegada, la duración de cada demostración y el orden de las salas para que puedas calcular aforo, mesas y voluntarios.
Abre el formulario de inscripción con al menos 2 semanas de antelación. Pide nombre, número de asistentes y preferencias dietéticas; sin esos datos, la compra y las tarjetas de nombre se retrasan.
Asigna un voluntario a cada función concreta: recepción, orientación, actividades y reposición. Para una jornada de 3 horas, prepara un relevo si alguien no puede permanecer todo el tiempo.
Prepara la señalización el día anterior: cartel del programa, flechas de ruta y nombres de las estaciones. Comprueba cada recorrido a pie, especialmente si hay carpas o actividades en el exterior.
Reserva las últimas 2 horas antes de abrir para comprobar el lugar, montar mesas y sillas, instalar la recepción y colocar las estaciones. Deja aperitivos, bebidas y material reunidos por zonas, no dentro de cajas mezcladas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, definir el programa y preparar las invitaciones. Abre las inscripciones al menos 2 semanas antes y confirma asistentes y preferencias dietéticas 3 días antes.
¿Cuándo conviene enviar las invitaciones?: Envíalas cuando la fecha, el horario y las actividades principales estén cerrados, normalmente 3 o 4 semanas antes. Envía el programa definitivo a los participantes entre 3 y 5 días antes de la jornada.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una jornada de puertas abiertas?: Calcula entre 2 y 3 horas para montar mesas, sillas, recepción, mesas informativas y estaciones de actividades. Añade 30 minutos para revisar carteles, rutas, materiales y la lista de registro.
¿Qué se suele olvidar en una jornada de puertas abiertas?: Lo que más se retrasa es la señalización, las tarjetas de nombre, los bolígrafos y la lista de registro. Prepáralos el día anterior y lleva una copia impresa del plan de trabajo para no depender del móvil.

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