Tag der offenen Tür organisieren: Schritt für Schritt

Beginne beim Tag der offenen Tür nicht mit der Dekoration, sondern mit Datum, Räumen und Programm. Danach legst du fest, wie Besucher empfangen werden, welche Stationen sie durchlaufen und wie viele Helfer gleichzeitig gebraucht werden. Anmeldungen, Ernährungswünsche und Lieferungen müssen früh zusammengeführt werden, sonst fehlen am Veranstaltungstag Informationen oder Material. Plane außerdem einen klaren Aufbau- und Abbauablauf mit festen Uhrzeiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Ort und Räume reservieren
3
Aktivitäten und Vorführungen auswählen
3 Personen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Programm an Teilnehmer senden
11
Lieferungen und Einkäufe planen
2 Personen
12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
13
Programm- und Wegweiser erstellen
2 Personen
14
Ablaufplan ausdrucken
15
Wettervorhersage prüfen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Snacks vorbereiten
4 Personen
19
Materialien zusammenstellen
3 Personen
20
Anmeldeliste bereitlegen
21
Ort überprüfen
2 Personen
22
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
23
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
24
Infotische aufstellen
3 Personen
25
Aktivitätsstationen einrichten
5 Personen
26
Demonstrationsraum einrichten
3 Personen
27
Dekoration aufhängen
3 Personen
28
Route- und Hinweisschilder aufstellen
2 Personen
29
Garderobe einrichten
2 Personen
30
Kaffee- und Teeecke einrichten
2 Personen
31
Buffet und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
32
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
33
Snacks auslegen
3 Personen
34
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
35
Toiletten kontrollieren
36
Teambriefing durchführen
8 Personen

Event

37
Empfangstheke besetzen
2 Personen
38
Besucher begrüßen
3 Personen
39
Anmeldungen abhaken
2 Personen
40
Programm vorstellen
2 Personen
41
Führungen begleiten
4 Personen
42
Infotische besetzen
5 Personen
43
Workshops betreuen
4 Personen
44
Vorführungen durchführen
3 Personen
45
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
47
Snacks servieren
3 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Buffet auffüllen
2 Personen
50
Diätmahlzeiten separat ausgeben
51
Garderobe verwalten
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
54
Pausen für Mitarbeitende organisieren
55
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
56
Letzte Runde durch die Räume machen
2 Personen
57
Abschlussansage halten

Nachbereitung

58
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
59
Materialien sicher verstauen
3 Personen
60
Mobiliar abbauen
4 Personen
61
Dekoration entfernen
3 Personen
62
Geschirr sammeln
3 Personen
63
Küche aufräumen
3 Personen
64
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Fundgegenstände registrieren
67
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
70
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 100
StehtischeAnz. 6
Umkleidetisch
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8
PartyzelteAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
SchälchenAnz. 20
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3
MilchkannenAnz. 4
ZuckerschälchenAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 15
BlumenarrangementsAnz. 8
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
NamensschilderAnz. 120
StifteAnz. 20
InformationshalterAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
MikrofoneAnz. 2
LaptopsAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
HandkarrenAnz. 2
VentilatorenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12
OfenhandschuheAnz. 4
GeschirrtücherAnz. 12

Reinigung

ReinigungswagenAnz. 2
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsgelAnz. 6
PapierhandtuchrollenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4

Sportmaterial

BasteltischeAnz. 4
BastelstühleAnz. 24
BuntstifteAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
ZeichenpapierAnz. 300
SchürzenAnz. 24
BälleAnz. 12
ReifenAnz. 8
SpielmaterialienAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Reserviere die benötigten Räume gleich mit und plane Aktivitäten sowie Vorführungen so, dass sich Besucherströme nicht an einer Station stauen.
Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und verschicke das Programm spätestens 7 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Snacks und Getränke nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden müssen.
Teile Freiwillige in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Für Empfang, Infotische und Aktivitätsstationen sollte immer eine feste Ansprechperson zuständig sein; eine gedruckte Anmeldeliste liegt zusätzlich am Empfang bereit.
Bereite Namensschilder, Wegweiser und Informationshalter mindestens 1 Tag vorher vor. Kontrolliere, ob Besucher vom Eingang bis zu jeder Station ohne Nachfrage finden, wo sie hinmüssen, und drucke den Ablaufplan mehrfach aus.
Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und entscheide dann über Partyzelte, zusätzliche Abfallbehälter und die Platzierung der Stationen. Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein; Wasserkocher, Kaffeekannen und Geschirr gehören an einen festen Versorgungspunkt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin starten, damit Helfer, Einkäufe und Sitzplätze planbar werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine Person für den Empfang und je eine feste Ansprechperson pro Aktivitätsstation ein. Bei mehreren Stationen sind Schichten von 2 bis 3 Stunden sinnvoll, damit niemand während des gesamten Tages durchgehend eingesetzt ist.
Wann sollte das Programm an die Teilnehmer verschickt werden?: Verschicke das Programm spätestens 7 Tage vor dem Tag der offenen Tür. So können Teilnehmer ihre Ankunft planen und du kannst offene Anmeldungen, Ernährungswünsche oder Rückfragen noch vor dem Termin klären.
Was sollte man am Tag vor der Veranstaltung kontrollieren?: Kontrolliere Räume, Tische, Stühle, Empfangstheke, Infotische und Aktivitätsstationen am Vortag. Prüfe außerdem Wetter, Beschilderung, Anmeldeliste, gekühlte Getränke und die Vollständigkeit der Materialien, damit am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut werden muss.

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