Organiser une journée portes ouvertes, étape par étape

Une journée portes ouvertes réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le programme, puis les inscriptions et la répartition des bénévoles. Prévoyez ensuite l’accueil, les activités, les démonstrations et la circulation des visiteurs. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les badges, la signalétique et le matériel installé trop tard. Ce guide vous aide à passer de l’idée au déroulement concret, sans perdre de vue les détails du jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les espaces
3
Choisir les activités et les démonstrations
3 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Envoyer le programme aux participants
11
Planifier les livraisons et les courses
2 personnes
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Créer les panneaux du programme et de l’itinéraire
2 personnes
14
Imprimer le déroulé
15
Vérifier les prévisions météo
16
Faire les courses
3 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
4 personnes
19
Rassembler le matériel
3 personnes
20
Préparer la liste d’inscription
21
Vérifier le lieu
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
24
Installer les tables d'information
3 personnes
25
Installer les postes d’activités
5 personnes
26
Aménager l'espace de démonstration
3 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Installer les panneaux de signalisation et d'orientation
2 personnes
29
Aménager le vestiaire
2 personnes
30
Aménager le coin café et thé
2 personnes
31
Aménager le buffet et le point de service
3 personnes
32
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
33
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
34
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
35
Vérifier les toilettes
36
Faire le briefing d’équipe
8 personnes

Événement

37
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
39
Cocher les inscriptions
2 personnes
40
Présenter le programme
2 personnes
41
Accompagner les visites guidées
4 personnes
42
Tenir les tables d'information
5 personnes
43
Encadrer les ateliers
4 personnes
44
Assurer les démonstrations
3 personnes
45
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
50
Distribuer séparément les repas spéciaux
51
Gérer le vestiaire
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
54
Organiser les pauses du personnel
55
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
56
Faire le dernier tour des salles
2 personnes
57
Assurer le message de clôture

Suivi

58
Refroidir les restes
2 personnes
59
Ranger le matériel en toute sécurité
3 personnes
60
Démonter le mobilier
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Ranger la cuisine
3 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés
67
Vérifier le matériel de location
2 personnes
68
Retourner les matériels de location
2 personnes
69
Ranger les courses restantes
2 personnes
70
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables hautesqté 6
Table de loge
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Poubellesqté 8
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Petits bolsqté 20
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 15
Compositions floralesqté 8
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 100
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 20
Porte-informationsqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Écrans de projectionqté 2
Projecteursqté 2
Chariots à mainqté 2
Ventilateursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Gants de cuisineqté 4
Torchonsqté 12

Nettoyage

Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel désinfectantqté 6
Essuie-tout en papierqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Matériel de sport

Tables de loisirs créatifsqté 4
Chaises de bricolageqté 24
Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Papier à dessinqté 300
Tabliersqté 24
Ballonsqté 12
Cerceauxqté 8
Matériel de jeuqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, les horaires et le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 4 à 6 semaines pour réserver les espaces, ouvrir les inscriptions et organiser les activités.
Ouvrez un formulaire d’inscription dès que le programme est assez précis. Demandez le nombre de participants et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement, afin d’ajuster les en-cas et les boissons.
Préparez l’accueil séparément des tables d’information et des postes d’activités. Prévoyez une liste d’inscription, des badges nominatifs, des stylos et un itinéraire visible dès l’entrée.
Envoyez le programme définitif aux participants 3 à 5 jours avant la journée portes ouvertes. Imprimez aussi le déroulé et les panneaux : le réseau téléphonique ou les messages de dernière minute ne suffisent pas sur place.
Faites une vérification du lieu la veille et contrôlez la météo si une partie se déroule dehors. Installez les tables, les chaises, les tentes et les postes d’activités assez tôt pour garder au moins 30 minutes de marge avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les activités, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et répartir les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement. Fermez ou actualisez les inscriptions 5 à 7 jours avant, puis transmettez le programme final 3 à 5 jours avant la date prévue.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour l’accueil ?: Prévoyez au minimum 2 personnes à l’accueil pendant la première heure : une pour vérifier les inscriptions et remettre les badges, l’autre pour orienter les visiteurs. Ajoutez une personne par activité si les démonstrations nécessitent un accompagnement continu.
Que faut-il préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?: La veille, vérifiez le lieu, la météo, les livraisons et tout le matériel, puis préparez les badges, la liste d’inscription, les panneaux et les en-cas. Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant le début si elles doivent être servies fraîches.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.