Zo organiseer je een open dag zonder last-minute chaos

Begin een open dag niet met de uitnodiging, maar met het programma en de ruimtes. Bepaal welke activiteiten bezoekers kunnen doen, hoe ze door de locatie lopen en hoeveel begeleiders je per onderdeel nodig hebt. Leg daarna reserveringen, aanmelding, promotie en catering vast. In de laatste week draait alles om controleren: aanmeldingen, dieetwensen, leveringen, techniek en materialen per activiteit. Zo voorkom je dat bezoekers moeten zoeken of dat vrijwilligers op de dag zelf nog instructies missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en activiteiten bepalen
2 personen
3
Open dag aanmelden bij bestuur
4
Reserveringen voor locatie maken
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotieposter verspreiden
2 personen
8
Online evenement publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Activiteitenbegeleiders briefen
2 personen
13
Cateringhoeveelheden berekenen
14
Leveringen bevestigen
15
Programma en route afdrukken
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Aanwezigheidslijst afdrukken
18
Voorraad controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
21
Materialen per activiteit sorteren
3 personen
22
Techniek en verlichting testen
2 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Locatie controleren op veiligheid
2 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Entree en ontvangsttafel opbouwen
2 personen
27
Activiteitenhoeken inrichten
5 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Route- en programmaborden plaatsen
2 personen
30
Koffie- en drankpunt opbouwen
3 personen
31
Hapjes voorbereiden
4 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
34
Activiteitenmaterialen klaarleggen
5 personen
35
Briefing ontvangstteam houden
3 personen
36
Briefing activiteitenbegeleiders houden
8 personen
37
Laatste zaalcontrole uitvoeren
2 personen

Event

38
Bezoekers ontvangen
3 personen
39
Aanmeldingen registreren
2 personen
40
Programma toelichten
2 personen
41
Rondleidingen begeleiden
3 personen
42
Workshops begeleiden
8 personen
43
Demonstraties verzorgen
4 personen
44
Informatiestand bemannen
2 personen
45
Nieuwe leden inschrijven
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Servies verzamelen
2 personen
50
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
53
Fotomomenten begeleiden
54
Aankondigingen verzorgen
55
Avondprogramma begeleiden
5 personen
56
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Activiteitenmaterialen verzamelen
4 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
60
Versiering verwijderen
3 personen
61
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Ruimtes schoonmaken
4 personen
64
Toiletten schoonmaken
2 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Locatie afsluiten
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Bedankbericht versturen
71
Foto's met bezoekers delen
72
Ledenadministratie bijwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Ontvangsttafel
Klapstoelenaantal 10
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Fotocamera
Flip-oversaantal 3
Flip-overstiftenaantal 12
Whiteboardsaantal 3
Whiteboardstiftenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveerbestekaantal 12
Koelmattenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Scharenaantal 6
Kleefgumaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de route door de locatie en koppel aan elke ruimte één activiteit. Druk het programma en de route vooraf af, zodat bezoekers bij de ontvangsttafel direct weten waar ze moeten zijn.
Maak de vrijwilligersindeling minstens enkele dagen vooraf en brief activiteitenbegeleiders apart. Zet per activiteit de materialen bij elkaar; zo hoef je op de ochtend zelf niet meer te zoeken naar bijvoorbeeld verlengsnoeren, laptops of serveerbestek.
Gebruik de aanmeldingen om cateringhoeveelheden te berekenen en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet. Bevestig leveringen vooraf en regel gekoelde opslag, zodat bederfelijke producten niet ongepland op kamertemperatuur staan.
Test techniek vóór de opening: laptops, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon. Controleer ook of verlengsnoeren en stekkerdozen lang genoeg zijn en leg kabels veilig buiten looproutes.
Richt de ontvangst in met een tafel, naamkaartjes en een aanwezigheidslijst. Zet tafels en stoelen klaar, controleer kapstokken en afvalbakken en loop de locatie vóór binnenkomst nog één keer op veiligheid na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag organiseren?: Leg datum, programma, ruimtes en reserveringen bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en publiceer het online evenement daarna, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen en vrijwilligers te verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?: Plan minimaal 1 begeleider per activiteit of ruimte en houd daarnaast 1 à 2 mensen vrij voor ontvangst en praktische problemen. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf, inclusief pauzes en vervanging.
Wanneer moet je de catering voor een open dag bestellen?: Bereken de hoeveelheden zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en bevestig de levering uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen vóór de bestelling en reserveer gekoelde opslag voor producten die niet direct worden geserveerd.
Hoe bereid je de locatie voor op de ochtend van een open dag?: Open de locatie minstens 2 uur voor de eerste bezoekers. Gebruik die tijd voor de veiligheidscontrole, het klaarzetten van tafels en stoelen, het sorteren van activiteitenmaterialen en een laatste test van verlichting en techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.